Mietanpassungen als kontrollierten wiederkehrenden Prozess führen
Bei langfristigen Gewerbemietverträgen ist die Entwicklung der Grundmiete ein wesentlicher Kosten- beziehungsweise Ertragsfaktor. Verträge können unter anderem feste Staffeln, Indexmechanismen oder andere Wertsicherungsregelungen enthalten.
Die bestehende Microsite behandelt Index- und Staffelmiete bereits innerhalb des Klauselkatalogs und verschiedener Betriebskostenseiten. Eine eigenständige operative Seite für die tatsächliche Berechnung, Prüfung und Umsetzung von Mietanpassungen fehlt jedoch.
Indexierung und Mietanpassungen systematisch steuern
Vertrag vor Berechnung lesen
Die erste Frage lautet nicht:
„Wie stark ist der Verbraucherpreisindex gestiegen?“
Sondern:
„Was wurde im konkreten Vertrag vereinbart?“
Zu prüfen sind beispielsweise:
Ausgangsindex,
Basiszeitpunkt,
Schwellenwert,
Anpassungsrichtung,
Berechnungsmethode,
Anwendungsbereich,
Erklärungserfordernisse
Gewerbliche Verträge besitzen vielfältige individuelle Mechanismen.
Grundmiete und Betriebskosten trennen
Die vorhandenen Mietersicht- und Vermietersicht-Seiten erläutern bereits, dass Indexierungsmechanismen häufig die Grundmiete betreffen, während Betriebskostenvorauszahlungen nach ihrem eigenen Abrechnungsmechanismus laufen.
Diese Trennung sollte auch im Vertragsdatenmodell eindeutig hinterlegt sein.
Indexquelle eindeutig bestimmen
Verträge sollten konkret festlegen, welcher Index verwendet wird und wie mit späteren Änderungen der Indexbasis umzugehen ist.
Für das operative Management benötigt man:
Damit kann auch Jahre später nachvollzogen werden, wie eine Anpassung zustande kam.
Automatische und erklärungsabhängige Mechanismen unterscheiden
Je nach Klausel kann die Veränderung automatisch oder erst nach Erklärung beziehungsweise vertraglich definiertem Verfahren wirksam werden.
Der konkrete Wortlaut muss daher geprüft werden.
Das Vertragsmanagement sollte keine Anpassung lediglich deshalb buchen, weil ein Kalenderalarm ausgelöst wurde.
Vier-Augen-Prüfung einführen
Indexberechnungen wirken mathematisch einfach, können aber bei großen Mietvolumina erhebliche finanzielle Wirkung besitzen.
Sinnvoll sind daher:
Berechnung,
Vertragsprüfung,
kaufmännische Freigabe,
Buchungs-/Zahlungsanpassung.
Anpassungsschreiben dokumentieren
Ausgehende beziehungsweise eingehende Mietanpassungserklärungen gehören unmittelbar in die digitale Vertragsakte.
Damit bleibt die gesamte Mietentwicklung nachvollziehbar.
Forecast aktualisieren
Eine wirksame Indexierung betrifft nicht nur die nächste Monatszahlung.
Der neue Wert sollte daher automatisch in Forecast und Immobiliencontrolling einfließen.
Bei mehreren Mietverträgen kann ein Dashboard zeigen:
Verträge mit Indexierung,
nächster möglicher Anpassungszeitpunkt,
erwartete finanzielle Wirkung,
bereits umgesetzte Änderungen.
Mietanpassungen nicht über Excel-Einzelfälle verwalten
Die zentrale Aufgabe lautet:
Jede Mietänderung muss aus dem konkreten Vertrag korrekt abgeleitet, nachvollziehbar berechnet, autorisiert und in sämtlichen kaufmännischen Systemen konsistent umgesetzt werden.
Damit wird Wertsicherung zu einem planbaren Vertragsmanagementprozess statt zu einer wiederkehrenden Überraschung.
