Quadratmeter sind Vertrags-, Kosten- und Betriebsdaten zugleich
Die Größe einer Gewerbemietfläche beeinflusst regelmäßig mehrere wirtschaftliche Größen gleichzeitig: Grundmiete, Betriebskostenanteile, Flächenkennzahlen und möglicherweise interne Kostenverrechnung. Trotzdem werden Flächen in älteren Verträgen teilweise lediglich mit ungefähren Werten oder ohne eindeutig bezeichnetes Berechnungsverfahren angegeben.
Die vorhandene Nebenkosten-Prüfseite weist bereits detailliert darauf hin, dass unterschiedliche Flächenangaben und Berechnungsmethoden zu erheblichen Abrechnungsabweichungen führen können. Sie erwähnt ausdrücklich DIN- und gif-bezogene Flächenansätze als mögliche vertragliche Grundlagen.
Eine eigene Flächenseite sollte den Vorgang vor Vertragsschluss systematisch lösen.
Mietflächen eindeutig definieren
Fläche eindeutig definieren
Der Mietvertrag sollte nicht nur enthalten:
„Mietfläche ca. 2.000 m².“
Zusätzlich sollte geklärt werden:
Berechnungsmethode,
Stand der Pläne,
einbezogene Bereiche,
Umgang mit Pfeilern, Schächten und Sonderflächen,
Mietanteil an Gemeinschaftsflächen,
gegebenenfalls Toleranzen.
Damit erhält die Quadratmeterangabe eine nachvollziehbare fachliche Grundlage.
In Multi-Tenant-Gebäuden können neben der ausschließlich genutzten Mietfläche beispielsweise anteilig relevant sein:
Empfang,
Verkehrsflächen,
Sanitärbereiche,
Konferenzbereiche.
Diese Flächen sollten nicht unklar zwischen Mietfläche und Umlageschlüssel wechseln.
Mietfläche und Betriebskostenfläche abstimmen
Besonders problematisch ist, wenn im Mietvertrag eine Mietfläche verwendet wird, die Betriebskostenabrechnung später aber mit einer anderen Flächengröße arbeitet.
Die bestehende Prüfanleitung nennt falsche Gesamt- oder Mietflächen ausdrücklich als typische Fehlerquelle.
Deshalb sollte der Vertrag klar festlegen, welche Flächenbasis für welche wirtschaftliche Berechnung gilt.
Aufmaß bei Unsicherheit vereinbaren
Bei Bestandsimmobilien können vorhandene Pläne ungenau sein.
Dann kann ein vertraglich geregeltes Aufmaß sinnvoll sein:
Zeitpunkt,
Methode,
Fachverantwortlicher,
Umgang mit Differenzen,
verbindlicher Endstand.
Damit wird eine bekannte Unsicherheit nicht bis zur ersten Betriebskostenstreitigkeit verschoben.
Flächenänderungen nachführen
Umbauten verändern Flächenstrukturen.
Werden zwei Mieteinheiten verbunden oder gemeinschaftliche Räume neu aufgeteilt, kann dies Einfluss auf:
Flächenregister,
Betriebskosten,
CAFM,
Mietdaten
haben.
Änderungen sollten deshalb einen kontrollierten Datenprozess auslösen.
Der Plan sollte mindestens erkennen lassen:
Mietgrenze,
Räume,
gegebenenfalls exklusive Sonderflächen,
wichtige technische Bereiche,
Stellplätze oder Lagerflächen, soweit Vertragsgegenstand.
Eine farblich markierte, eindeutige Vertragsanlage reduziert spätere Auslegungsprobleme.
CAFM und Vertragsdaten synchronisieren
Das Facility Management arbeitet typischerweise mit Raum- und Flächendaten im CAFM.
Die mietvertraglich maßgebliche Fläche und die betriebliche Flächendatenbank dürfen nicht unabhängig voneinander entwickelt werden.
Abweichungen sollten bekannt und begründet sein.
Flächenklarheit vor Preisberechnung
Der entscheidende Grundsatz lautet:
Bevor Miete, Betriebskosten oder Flächeneffizienz auf Quadratmeterbasis berechnet werden, muss klar sein, welche Quadratmeter nach welcher Methode tatsächlich gemeint sind.
Damit wird das Mietflächenaufmaß zur gemeinsamen Basis von Vertrag, Nebenkosten, Flächenmanagement und Controlling.
