Bauliche Veränderung während der Mietzeit kontrolliert ermöglichen
Gewerbeflächen bleiben selten während der gesamten Mietdauer unverändert. Arbeitsplätze werden neu organisiert, technische Anlagen ergänzt, Wände versetzt, Zugangssysteme verändert oder neue Produktions- und Laborfunktionen eingerichtet.
Die bestehende Microsite berücksichtigt Mieterausbau bereits in der Timeline und behandelt mietereigene Ausstattung sowie Planung und Errichtung innerhalb des Klauselkatalogs. (gewerbemietvertrag.fm-connect.com) Was bislang fehlt, ist ein durchgängiger Change-Prozess von der Änderungsanforderung bis zur aktualisierten Bestandsdokumentation.
Mieterausbau strukturiert steuern
Bauliche und betriebliche Änderungen unterscheiden
Nicht jede Veränderung benötigt dieselbe Prüfung.
Eine geeignete Klassifizierung kann beispielsweise lauten:
geringfügig: Möblierung ohne technische Auswirkung,
technisch relevant: zusätzliche Verbraucher, Leitungen oder Geräte,
baulich relevant: Wände, Türen, Decken oder Boden,
sicherheitsrelevant: Brandschutz, Fluchtwege, Zutritt,
genehmigungsrelevant: veränderte Nutzung oder behördlich relevante Anlage.
Die Einstufung steuert anschließend den Prüfprozess.
Der Mietvertrag sollte festlegen:
welche Änderungen frei zulässig sind,
welche vorher angezeigt werden müssen,
welche Vermieterzustimmung benötigen,
welche Nachweise vorzulegen sind,
wer Planung und Prüfung bezahlt.
Damit wird verhindert, dass jede Kleinmaßnahme dieselbe umfangreiche Genehmigung durchläuft.
Ein Änderungsantrag kann enthalten:
Der Vermieter beziehungsweise sein FM kann dadurch die Änderung fachlich beurteilen.
Gebäudesysteme ganzheitlich prüfen
Eine einzelne Mietfläche ist Teil eines Gesamtsystems.
Eine neue technische Nutzung kann beispielsweise Einfluss haben auf:
Zustimmung sollte deshalb nicht allein auf gestalterische Aspekte beschränkt werden.
Für jede Maßnahme muss klar sein:
Unklare Zuständigkeiten werden spätestens bei einer späteren Störung oder Rückgabe problematisch.
Bereits bei Genehmigung sollte festgelegt werden, was bei Vertragsende gilt:
Die bestehende Mietersicht nennt solche Rückbauverpflichtungen bereits als wichtigen Vertragsgegenstand.
Bei relevanten Änderungen sollte geprüft werden:
genehmigungskonform ausgeführt,
Funktionen hergestellt,
Schutzsysteme intakt,
Kennzeichnungen vorhanden,
Dokumentation vollständig.
Erst dann wird die Änderung betrieblich freigegeben.
Zu aktualisieren sind gegebenenfalls:
CAD/BIM,
Anlagenregister,
Brandschutzunterlagen,
Wartungspläne,
Zähler,
CAFM.
Ohne diese Nachführung wächst über die Mietzeit eine Differenz zwischen Vertrags-, Plan- und Realbestand.
Mieterausbau als kontrollierten Gebäude-Change verstehen
Die zentrale Frage lautet nicht:
„Darf der Mieter umbauen?“
Sondern:
„Wie ermöglichen wir betriebsnotwendige Veränderungen, ohne technische Integrität, Betreiberfähigkeit, Rückgabezustand und Dokumentation des Gebäudes zu verlieren?“
Damit wird Mieterausbau zu einem professionellen gemeinsamen FM-Prozess von Mieter und Vermieter.
