Mietvertragliche Kostenübernahme ist nicht automatisch Betreiberverantwortung
Bei Gewerbeimmobilien treffen Eigentümer-, Vermieter-, Mieter- und Betreiberrollen aufeinander. Gleichzeitig können technische Leistungen durch Property Manager, Facility Manager oder externe Dienstleister ausgeführt werden. Dadurch entsteht schnell der Eindruck, dass diejenige Partei, die eine Wartung bezahlt, automatisch auch sämtliche fachlichen Betreiberpflichten trägt.
Diese Gleichsetzung ist gefährlich.
§ 535 BGB beschreibt als gesetzlichen Ausgangspunkt die Verpflichtung des Vermieters, die Mietsache in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu überlassen und während der Mietzeit zu erhalten. Gewerbemietverträge können Verantwortlichkeiten umfangreich konkretisieren und teilweise anders verteilen; der konkrete Vertrag und zwingende öffentlich-rechtliche Verantwortlichkeiten müssen jedoch gesondert betrachtet werden.
Technische Betreiberpflichten klar zuordnen
Eine technische Verantwortungsmatrix sollte mindestens trennen zwischen:
Kosten: Wer bezahlt?
Ausführung: Wer führt Wartung oder Prüfung aus?
Organisation: Wer plant und überwacht den Prozess?
rechtliche beziehungsweise betriebliche Verantwortung: Wer muss sicherstellen, dass erforderliche Pflichten erfüllt werden?
Diese Ebenen können auf unterschiedliche Parteien verteilt sein.
Für jedes relevante technische System kann geklärt werden:
Beispiel Elektro:
Vermieter verantwortet möglicherweise zentrale Gebäudeverteilung.
Mieter verantwortet eigene Produktionsunterverteilung.
Entscheidend ist, dass der Übergabepunkt technisch eindeutig definiert wird.
Typische Konflikte entstehen bei:
Dach,
Fassade,
Aufzügen,
zentraler RLT,
Sprinkler,
Brandmeldeanlage,
Außenanlagen.
Der Mieter nutzt diese Einrichtungen möglicherweise mit, ohne sie selbst vollständig betreiben zu können.
Daher sollten Leistungs-, Kosten- und Betreiberrollen transparent sein.
Mietereinbauten separat führen
Ein vom Mieter eingebautes Sonderaggregat besitzt grundsätzlich eine andere Verantwortungsstruktur als die Grundausstattung des Gebäudes.
Im Vertrag beziehungsweise Anlagenverzeichnis sollte erkennbar sein:
Eigentum,
Betreiber,
Instandhaltung,
Prüfpflicht,
Versicherung,
Rückbau.
Dienstleister ändern die Vertragsrollen nicht automatisch
Beauftragt der Vermieter einen FM-Dienstleister, bleibt dieser zunächst dessen Erfüllungsorganisation.
Beauftragt der Mieter einen eigenen Dienstleister, entstehen zusätzliche technische Schnittstellen.
Für das Gebäudemanagement ist deshalb wesentlich, nicht nur wer arbeitet, sondern für welche Vertragspartei und innerhalb welcher Verantwortungsgrenze.
Eine praktische Matrix kann enthalten:
Darin können Rollen beispielsweise für:
Wartung,
Prüfung,
Störungsbearbeitung,
Dokumentation,
Freigaben
Änderungen kontrollieren
Bei Mieterausbauten oder Betreiberwechseln muss geprüft werden, ob sich Verantwortungsgrenzen verändern.
Neue technische Einrichtungen dürfen nicht zwischen beiden Parteien in einen organisatorischen Niemandsbereich fallen.
Kostenumlage gesondert betrachten
Die bestehende Microsite behandelt bereits sehr detailliert, dass Gewerbemietverträge eine Vielzahl von Betriebskosten vertraglich auf Mieter übertragen können.
Für die Organisation des Betriebs sollte jedoch immer getrennt geprüft werden:
Kostenübernahme beantwortet die finanzielle Frage – nicht automatisch die gesamte Betreiberfrage.
Technische Verantwortlichkeit an der Anlage eindeutig machen
Die zentrale Zielsetzung lautet:
Für jede kritische technische Funktion muss eindeutig sein, welche Vertragspartei welche Entscheidung, Leistung, Überwachung und Nachweisführung übernimmt.
Damit wird der Gewerbemietvertrag vom kaufmännischen Dokument zu einer belastbaren Grundlage der tatsächlichen Betreiberorganisation.
