Gewerbemietverträge als kontrollierten Vertragsbestand führen
Langfristige Gewerbemietverträge verändern sich während ihrer Laufzeit regelmäßig. Flächen werden ergänzt, Mietanreize vereinbart, Umbauten genehmigt, Betriebskostenregelungen präzisiert oder Verlängerungsoptionen ausgeübt. Zusätzlich entstehen Protokolle, E-Mails und Vereinbarungen zwischen Property Management, Facility Management und Nutzern.
Damit stellt sich eine zentrale Managementfrage: Welche Vereinbarung gehört tatsächlich zum aktuellen Mietvertrag und welche Kommunikation ist lediglich operative Abstimmung?
Seit 1. Januar 2025 gilt für langfristige Grundstücks- und Gewerberaummietverträge über § 578 Abs. 1 BGB grundsätzlich die Textform anstelle der früheren Schriftformlogik. Für vor dem 1. Januar 2025 entstandene Verträge galt das alte Recht übergangsweise bis einschließlich 1. Januar 2026; bei ab 2025 vereinbarten Änderungen griff die neue Regel bereits früher.
Vertragsänderungen klar dokumentieren und steuern
Textform vereinfacht – erhöht aber den Governancebedarf
Textform bedeutet nicht, dass Vertragsänderungen beliebig informell werden sollten.
§ 126b BGB verlangt eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist und die auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird.
Gerade die technische Einfachheit von E-Mail-Kommunikation erhöht deshalb die Gefahr, dass operative Abstimmungen unbeabsichtigt Vertragscharakter erhalten oder später unklar ist, was tatsächlich vereinbart wurde.
Eine FM-Organisation sollte unterscheiden zwischen:
operativer Abstimmung: etwa konkreter Wartungstermin,
Zustimmung im Rahmen des bestehenden Vertrags: beispielsweise Freigabe einer definierten Einbaumaßnahme,
Vertragsänderung: Veränderung von Leistung, Fläche, Vergütung, Laufzeit oder anderen wesentlichen Rechten und Pflichten.
Diese Kategorien sollten unterschiedliche Freigabewege besitzen.
Vertragsänderungsbefugnisse festlegen
Nicht jede Person, die den Mietvertrag operativ betreut, sollte zugleich befugt sein, dessen wirtschaftlichen oder technischen Inhalt zu verändern.
Eine Vollmachts- und Governance-Matrix kann beispielsweise unterscheiden:
technische Abstimmung durch FM,
kaufmännische Prüfung durch Real Estate,
rechtliche Prüfung durch Legal,
Vertragsfreigabe durch definierte Zeichnungsberechtigte.
Dadurch wird verhindert, dass ein Objektleiter durch eine gut gemeinte E-Mail unbeabsichtigt weitreichende Verpflichtungen eingeht.
Jede relevante Änderung sollte zentral erfasst werden mit:
Vertragsbezug,
Datum,
Gegenstand,
Parteien,
Gültigkeitsbeginn,
betroffenen Klauseln,
wirtschaftlicher Wirkung,
technischen Auswirkungen,
Verantwortlichem.
Der aktuelle Vertragsstand muss sich daraus eindeutig rekonstruieren lassen.
Gewerbemietverträge bestehen häufig aus zahlreichen Anlagen:
Wird eine Anlage ersetzt, muss klar sein, welche Version nun Vertragsbestandteil ist.
Vergleichs- und Kulanzabreden einbeziehen
Auch temporäre Mietreduzierungen, Kostenbeteiligungen oder Vereinbarungen über Nachbesserungen sollten geordnet abgelegt werden.
Die bestehende Seite zu Vergleichsgesprächen behandelt die neue Textform bereits, arbeitet teilweise jedoch noch mit Übergangsformulierungen aus 2025. Für künftige Inhalte sollte konsequent der seit 2026 geltende Rechtsstand verwendet werden.
Textform ersetzt nicht Vertragsdisziplin
Die neue Rechtslage erleichtert digitale Vertragsführung erheblich. Sie macht eine gute Governance aber nicht entbehrlich.
Der entscheidende Grundsatz lautet:
Jede vertragsrelevante Änderung muss eindeutig identifizierbar, autorisiert, versioniert und dem aktuellen Vertragsstand zugeordnet sein.
Damit entwickelt sich das frühere „Schriftformmanagement“ zu einem modernen Nachtrags-, Vollmachts- und Vertragsversionsmanagement.
