Ein Mietvertrag darf nicht nur als PDF verfügbar sein – seine Steuerungsdaten müssen nutzbar sein
Langfristige Gewerbemietverträge können hunderte Seiten aus Hauptvertrag, Anlagen, Nachträgen und späteren Zustimmungen umfassen. Für den laufenden Betrieb reicht es nicht, diese Dokumente lediglich in einem Ordner abzulegen.
Die bestehende Leistung „Vertragsmanagement und -überwachung“ fordert bereits digitale Vertragsverwaltung, Fristenüberwachung und eine Verbindung zu CAFM-Systemen. Eine eigenständige Seite sollte daraus ein strukturiertes Mietvertragsdatenmodell entwickeln.
Digitale Mietvertragsdaten zentral steuern
Dokument und Daten unterscheiden
Der unterschriebene beziehungsweise in Textform geschlossene Vertrag bleibt die rechtliche Primärquelle.
Für Managementprozesse werden daraus jedoch strukturierte Daten benötigt.
Beispiele:
Vertragspartner,
Mietobjekt,
Fläche,
Mietbeginn,
Vertragsende,
Kündigungsfrist,
Verlängerungsoption,
Grundmiete,
Indexierungsmechanismus,
Betriebskostenmodell,
Sicherheit.
Diese Informationen können automatisiert ausgewertet werden.
Für das FM besonders wichtig sind zusätzlich:
Damit wird die Vertragsakte mit dem tatsächlichen Gebäudebetrieb verbunden.
Hauptvertrag und Nachträge versionieren
Das System muss jederzeit beantworten können:
Welcher Vertragsstand gilt heute?
Eine geeignete Logik verbindet:
Hauptvertrag
→ Nachtrag 1
→ Nachtrag 2
→ Zustimmung Ausbau
→ Optionsausübung.
Dabei sollte klar sein, welche Klausel durch welche spätere Vereinbarung ersetzt beziehungsweise ergänzt wurde.
Das bestehende Vertragsmanagement nennt Laufzeit- und Optionsüberwachung bereits ausdrücklich als Kernaufgabe.
Ein digitaler Kalender sollte nicht nur erinnern, sondern ausreichend Vorlauf für Entscheidungen schaffen.
Im CAFM sollte erkennbar sein:
welche Räume gehören zu welchem Mietvertrag,
welche Teilflächen sind untervermietet,
welche Stellplätze oder Lagerflächen gehören dazu,
welche technischen Verantwortungsgrenzen bestehen.
Damit lassen sich Vertrags- und Flächenmanagement zusammenführen.
Ein Mietvertrag kann verlangen:
Wartungsnachweise,
Versicherungsnachweise,
Verbrauchsdaten,
Zustimmungen,
jährliche Unterlagen.
Solche Verpflichtungen sollten als wiederkehrende Aufgaben und nicht nur als Textstelle im Vertrag behandelt werden.
Rollen- und Zugriffsrechte definieren
Nicht jeder benötigt Zugriff auf sämtliche wirtschaftlichen oder rechtlichen Details.
Mögliche Rollen sind:
Real Estate,
FM,
Finance,
Legal,
Property Management.
Das System kann fachlich relevante Informationen bereitstellen, ohne den gesamten Vertrag organisationsweit offenzulegen.
Spätestens im jährlichen Vertragsreview sollten geprüft werden:
Vom Dokumentenarchiv zum Steuerungsinstrument
Die zentrale Frage lautet nicht:
„Wo liegt unser Mietvertrag?“
Sondern:
„Können wir jederzeit erkennen, welche wirtschaftlichen, technischen und organisatorischen Verpflichtungen heute gelten und welche Entscheidung als Nächstes ansteht?“
Damit wird die digitale Mietvertragsakte zum Bindeglied zwischen Real Estate Management, Facility Management, Finance und Vertragssteuerung.
