Kein Einbindungspflichten

Ein zentrales Prinzip im Betriebskostenrecht ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. Nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB ist die Abrechnung der Betriebskosten so vorzunehmen, dass „der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten“ ist. Gemäß § 560 BGB gilt dieser Grundsatz auch bei vertraglich vereinbarten Betriebskostenpauschalen: „Bei Veränderungen der Betriebskosten ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten.“. Rechtlich ist dieses Wirtschaftlichkeitsgebot als vertragliche Nebenpflicht des Vermieters zu verstehen. Der BGH stellte klar, dass der Vermieter „bei Maßnahmen und Entscheidungen, die Einfluss auf die Höhe der … zu tragenden Betriebskosten haben, auf ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis Rücksicht zu nehmen“ hat. Verstößt der Vermieter gegen diese Pflicht, können Schadensersatzansprüche des Mieters folgen (z.B. Freistellung von unnötigen Kosten).

Neben der Wirtschaftlichkeitspflicht enthält § 241 Abs. 2 BGB allgemeine Fürsorgepflichten der Vertragsparteien. Der Vermieter hat danach eine Fürsorgepflicht gegenüber dem Mieter (Pflicht zu Unterlassung von Störungen, zur Obhut der Mietsache und zum Schutz der Mietinteressen). Die Rechtsprechung des OLG Hamburg betont, dass diese Pflicht auch Informations- und Warnpflichten einschließt – etwa gegenüber drohenden Gefahren, die den Mieter betreffen. Dies verdeutlicht, dass ein Vermieter den Mieter grundsätzlich nicht im Ungewissen lassen darf, wenn wichtige Rechte oder Sachverhalte (beispielsweise Sicherheitsrisiken) betroffen sind. Überträgt man dieses Prinzip sinnbildlich auf ökonomische Belange, könnte man argumentieren, dass jedenfalls gravierende, eigens herbeigeführte Kostensteigerungen das schutzwürdige Interesse des Mieters berühren und deshalb offengelegt werden sollten. Konkrete gesetzliche Informationspflichten bei Nebenkostenmaßnahmen bestehen für gewerbliche Verträge jedoch nicht.

Für die Beurteilung sind neben den zitierten BGB-Vorschriften vor allem die vertraglichen Vereinbarungen (Mietvertrag) maßgeblich. Im Gewerbemietrecht hat der Gesetzgeber bis auf einige Spezialgesetze wie die Heizkostenverordnung kaum Sonderregeln: Die Vorschriften der §§ 556 ff. BGB sind grundsätzlich nur für die Wohnraummiete zwingend, im Gewerberaum können sie aber vertraglich (z.B. durch Bezugnahme auf die BetrKV) vereinbart oder abbedungen werden. Auch die Abrechnungsfristen nach § 556 Abs. 3 BGB (12 Monate) gelten in der Gewerberaummiete nicht zwingend. Daher bestimmt im Kern der Mietvertrag die Pflichten: Etwa ob und in welcher Form Vorauszahlungen, Pauschalen oder Abrechnungen vereinbart wurden, welche Kostenarten umgelegt werden dürfen und mit welchen Schlüsseln. Die BetrKV bietet einen Leitfaden für übliche Kostenarten, die allerdings im Gewerbe vertraglich erweitert werden können. Auch Kosten, die nach Vertragsschluss neu auftreten (z.B. durch Zusatzdienstleistungen), bedürfen eines vertraglichen Vorbehalts. Experten empfehlen ausdrücklich, für den Fall neuer umlegbarer Kosten nach Abschluss des Mietvertrags einen entsprechenden Passus aufzunehmen. Fehlt eine solche Vereinbarung, kann der Vermieter später keine unbekannte Kostenposition einfach umlegen – der Mieter muss schließlich „von Anfang an“ über die Umlagefähigkeit informiert sein.

Umlegungsvereinbarung. Im Gewerbemietvertrag wird der Umfang der umlagefähigen Betriebskosten in aller Regel durch Vertragsklauseln geregelt. Typisch ist eine weitgefasste Klausel („sämtliche Betriebskosten“) oder ein Verweis auf die BetrKV samt Verlängerungsklausel für „sonstige Betriebskosten“. Danach gilt, dass dem Mieter nur die Kosten auferlegt werden dürfen, die er vertraglich übernehmen soll. Zusätzliche Kosten (z.B. Verwaltungskosten oder aufgelaufene Wartungskosten), die ursprünglich nicht genannt wurden, sind nur umlagefähig, wenn der Vertrag sie ausdrücklich umfasst. Beispiel: Würden nach Vertragsschluss zusätzliche Schornsteinfegerkosten anfallen, müssten diese schon im Mietvertrag als „weitere sonstige Betriebskosten“ genannt sein – andernfalls kann der Mieter die Zahlung verweigern. Ähnlich verhält es sich mit neuen Serviceverträgen (Reinigung, Bewachung, technische Anlagen): Ohne vertragliche Grundlage haftet der Vermieter für diese Kosten selbst. Die klare Empfehlung lautet daher, bei Gestaltung großer Gewerbemietverträge potenziell künftige Kostenarten vorzuplanen und geeignete Formulierungen (z.B. Anpassungsklauseln) aufzunehmen.

Übergang von Kosten. Sollen Änderungen der Kostenbasis abgesichert sein (etwa durch regelmäßig steigende Energiekosten), kann der Vertrag flexible Regelungen enthalten. Andernfalls gilt: Ein einmal vereinbarter Nebenkosten­pauschalbetrag (oder absehbare Abrechnungsschlüssel) kann nicht einseitig ohne Weiteres zu Lasten des Mieters verändert werden. Für den Fall, dass der Vermieter eine Anpassung der Betriebskostenpauschale wünscht, schreibt § 560 BGB Textform und Erläuterungspflicht vor. Das bedeutet, der Vermieter muss in einer erklärenden Mitteilung den Anstieg erläutern. Fehlt eine solche Vereinbarung im Mietvertrag, kann der Vermieter also auch nicht formlos kündigen, um höhere Kosten umzulegen. Grundsätzlich ist der Mieter aber daran gebunden, wenn die Erhöhung ordnungsgemäß erklärt und begründet wird.

Der Kern der normativen Regulierung liegt im Wirtschaftlichkeitsgebot: Der Vermieter darf den Mieter nur mit solchen Betriebskosten belasten, die bei „gewissenhafter Abwägung aller Umstände“ gerechtfertigt sind. Dieses Gebot beschränkt nicht den Inhalt des Vertrages, sondern schreibt dem Vermieter zum Schutz des Mieters eine Sorgfaltspflicht vor. Eine einseitige Vertragsänderung des Vermieters (etwa durch teurere Dienstleistungsverträge) ist nicht automatisch rechtswidrig, löst aber die Pflicht zur Zumutbarkeitsprüfung aus. BGH und Literatur betonen: Ein ungünstiger (teurer) Lieferantenvertrag, den der Vermieter vor Vertragsschluss einging, allein genügt noch nicht für einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot. Erst wenn nach Abschluss des Mietvertrags – während der laufenden Vertragsdauer – eine Anpassung an günstigere Konditionen möglich und dem Vermieter zumutbar wäre, muss er handeln. Tut er dies nicht, so können dem Mieter ersparte Kosten als Schadensersatzanspruch zustehen. Beispielhaft entschied der BGH, dass eine Vermieterin einen externen Müllsortier- und Wiegeservice erst ab Kündigungsmöglichkeit hätte prüfen müssen.

Für den Mieter bedeutet dies: Er kann den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit geltend machen, wenn er eine deutliche Kostenüberhöhung vermutet. Allerdings trägt der Mieter die Darlegungs- und Beweislast für Unwirtschaftlichkeit. Im Gewerberaum gelten angesichts der Vertragsfreiheit jedoch hohe Anforderungen: Pauschale Behauptungen reichen nicht, vielmehr ist ein konkreter Vergleich vorzulegen. Die Rechtsprechung (u.a. LG Hamburg) setzt beispielsweise an, dass Dreifach-Reinigungsintervalle oder überdimensionierte Serviceleistungen in normalen Objekten als unwirtschaftlich angesehen werden können. Hamburgs LG hat schon 2000 klargestellt, dass in einem repräsentativen Objekt selbst dreimal wöchentliche Reinigung in der Regel keine Rechtfertigung findet. Ähnliche Einschränkungen gelten bei Wartungskonditionen: Überzogene Wartungsverträge (z.B. zwei Elektriker, obwohl einer genügt) sind in aller Regel unwirtschaftlich.

Anders als im Wohnraummietrecht existiert im Gewerbe keine spezielle Vorschrift, die einen Vermieter zwingt, den Mieter an Kostenerhöhungsmaßnahmen formal zu beteiligen oder vorab zu informieren. Die Praxis orientiert sich hier an allgemeinen Prinzipien: Durch den Grundsatz von Treu und Glauben (BGB § 242) wird zwar allgemeine Vertragstreue und Rücksichtnahme gefordert, doch konkrete Informationspflichten müssen vertraglich oder gesetzlich normiert sein. Das bloße Umstellen eines Wartungsvertrags oder das Beauftragen eines teureren Dienstleisters begründet für sich allein keine Pflichtverletzung (§ 242 BGB), solange diese Kosten vom Vertrag gedeckt sind. Triftige Ausnahmefälle wie im Sicherheitsbereich (OLG Hamburg: Vermieter muss Mieter vor bekannten Einbruchrisiken warnen) zeigen aber, dass dem Vermieter in Notlagen ein Informationsgebot auferlegt sein kann.

Im Hinblick auf Betriebskosten kann man Folgendes festhalten: Möchte der Vermieter eine Maßnahme durchführen, die nach Vertrag zu höheren umlegbaren Kosten führt, sollte er idealerweise den Mieter hierüber aufklären und – sofern notwendig – um Zustimmung nachsuchen. Dies folgt bereits aus dem Umstand, dass der Mieter nur zahlen muss, was vertraglich festgelegt ist. Sofern etwa durch einen neuen Wartungsvertrag noch nicht bekannte Kosten im Raum stehen, müsste er den Mietvertrag nach entsprechender Ankündigung anpassen. Im Ergebnis darf der Vermieter den Mieter nicht überraschen: Sollte der Mieter „im Vertrauen auf eine andere Regelung“ gehandelt haben, ist eine nachträgliche Umlage unbekannter Kosten oft unwirksam. Zusammenfassend besteht – abgesehen von allgemeinen Wirtschaftlichkeits- und Treu-rechtlichen Pflichten – keine eigenständige Rechtsnorm, die den Gewerbevermieter zwingt, den Mieter etwa bei Neuverträgen oder technischen Änderungen proaktiv einzubeziehen. Vielmehr entscheidet der Inhalt des Mietvertrags (und die Einhaltung allgemeiner Nebenpflichten), ob und in welchem Umfang der Mieter belastet werden kann.