Gewerbemiete bei Eigentümerwechsel rechtssicher gestalten

Mit dem Besitzerwechsel geht sämtliche Verantwortung des alten Vermieters auf den neuen Eigentümer über. Der Erwerber übernimmt insbesondere alle mietvertraglich festgelegten Vermieterpflichten – technisch, infrastrukturell und kaufmännisch. Dazu zählen etwa die Instandhaltung und Reparatur technischer Anlagen, Aufzugsprüfungen, Heizungs- und Lüftungswartung sowie notwendige Modernisierungen. Gleiches gilt für infrastrukturelle Serviceverträge wie Reinigungsdienste, Hausmeisterleistungen, Sicherheitsdienste, Brandmelde- und Alarmanlagen oder auch die Gewährleistung der Barrierefreiheit und Sicherheitseinrichtungen. Kaufmännisch umfassen die übernommenen Pflichten vor allem die fristgerechte Erstellung der Betriebskostenabrechnung, die Fortführung bestehender Versorgungsverträge (Strom, Gas, Wasser) sowie die Verwaltung von Daueraufträgen und Mietkonten. Nach § 566 BGB bzw. § 578 BGB „tritt der Erwerber […] anstelle des Vermieters in die Rechte und Pflichten aus dem Mietverhältnis ein“; dies wird als genereller Grundsatz angewandt, um den Mieter nicht schlechter zu stellen. Das heißt etwa: Wenn der alte Vermieter im Mietvertrag eine bestimmte Nebenkostenerstattung oder Serviceleistung zugesagt hat, muss der neue Vermieter diese Zusage erfüllen.

Umfassende Due Diligence ist hierbei unerlässlich. Der neue Eigentümer sollte sämtliche bestehenden Wartungs- und Serviceverträge rechtlich prüfen und nahtlos übernehmen. Hierzu zählen unter anderem Verträge für Heizungs- und Klimaanlagenwartung, Aufzug- und Förderband-Instandhaltung, Brandschutzüberprüfung oder IT- und Kommunikationsdienste. Auch die Sicherung von gesetzlichen Prüfpflichten (z. B. Trinkwasseruntersuchungen, Lecksuche) und Versicherungsverträgen gehört dazu. Alle diese Verpflichtungen sind mit dem Gebäude untrennbar verbunden und gelten als „mietrechtlich zu qualifizieren“, da sie unmittelbar dem Nutzungszweck und der Werterhaltung dienen. In der Praxis schließt dies oft ein, dass Verträge komplett auf den neuen Eigentümer umgeschrieben oder in den Kaufvertrag überführt werden. Versäumt der neue Besitzer beispielsweise die Übernahme eines wesentlichen Wartungsvertrags, kann dies zu Leistungsausfällen oder sogar Haftungsrisiken führen.

Bei einem Eigentümerwechsel müssen auch alle finanziellen Sicherheiten und Konten geordnet übergeben werden. Im Zentrum steht dabei die Mietkaution: Nach § 566a BGB ist der neue Vermieter verpflichtet, die bisher geleistete Kaution zu übernehmen und dafür einzustehen. Dies gilt selbst dann, wenn der alte Vermieter die Kautionspflicht oder deren Anlage verletzte. Der Erwerber tritt kraft Gesetzes in den Anspruch des alten Vermieters auf Stellung oder Rückzahlung der Kaution ein. Der Bundesgerichtshof hat ausdrücklich bestätigt, dass der neue Eigentümer des gewerblich vermieteten Grundstücks den noch ausstehenden Kautionsanspruch geltend machen kann, weil dieser untrennbar mit dem Mietvertrag verbunden ist. Bis zum Mietvertragsende haftet der neue Eigentümer für die Rückzahlung der Kaution inklusive etwaiger Zinsen; der Mieter kann seine Rückzahlungsforderung folglich an den Erwerber richten (vgl. § 348 BGB).

Neben der Kaution sind auch sonstige Sicherheiten, wie von Dritten gestellte Bürgschaften oder Bankgarantien, zu übernehmen. Diese dienen ebenfalls der Absicherung mietvertraglicher Ansprüche (etwa Zahlungsausfall oder Schadensersatz) und fallen damit unter den gesetzlichen Übergang. Wenn dem neuen Vermieter die Kautionsmittel oder Garantiemitteilungen nicht ordnungsgemäß ausgehändigt wurden, trägt der Verkäufer bis zur Klärung das Risiko: Fehlt die Übergabe der Sicherheiten, kann dies erheblichen Rechtsunsicherheiten führen. Mieter müssten andernfalls ihre zukünftigen Zahlungen einbehalten, bis geklärt ist, dass die Kaution oder Bankgarantie vorhanden ist (sofern sie ihre Ansprüche ansonsten nicht verlieren wollen).

Ferner müssen alle relevanten Konten und Zahlungsverpflichtungen geklärt werden. Hierzu gehören insbesondere Mietkonten und Vorauszahlungsportale (für Versorgungs- oder Betriebsleistungen). Der Verkäufer sollte dem Käufer alle Buchführungsunterlagen zum Mietkonto übergeben, um doppelte Buchungen zu vermeiden. Mieter wiederum müssen ihre Daueraufträge und Kontoeinzüge anpassen: Unterlässt dies der Mieter trotz Kenntnisnahme, kann der neue Eigentümer Zahlungen auch rückwirkend beanspruchen. Eine verspätete Mitteilung über neue Zahlungsmodalitäten (etwa nach der regulären Mietzahlung) berechtigt den Mieter jedoch nicht zur Rückbehaltung der bereits geleisteten Miete – ab dem folgenden Monat geht die Zahlungspflicht einheitlich an den neuen Eigentümer über. Auch Nebenkostenvorauszahlungen, die für laufende Abrechnungsperioden geleistet wurden, gehören zum Übergang: Der Erwerber muss etwaige Guthaben den Mietern auszahlen oder verrechnen, und eventuelle Nachzahlungen sind an ihn zu leisten (entstandene Forderungen vor Verkauf bleiben hingegen Sache der alten Vertragsparteien).

Sowohl der bisherige als auch der neue Eigentümer müssen die Mieter rechtzeitig und schriftlich über den Eigentümerwechsel informieren. Der alte Vermieter hat die Pflicht, dem Mieter den Verkauf anzuzeigen und die Kontaktdaten des neuen Vermieters (Name, Adresse, ggf. Anschrift des Facility-Managers oder der Verwaltung) mitzuteilen. Sind diese Angaben nicht erfolgt, darf der Mieter nach Gesetz die Mietzahlungen zurückhalten, bis ihm die erforderlichen Informationen vorliegen. In der Praxis empfiehlt es sich, in der Mitteilung auch das Datum der Wirksamkeit des Wechsels und die neuen Bankdaten anzugeben – beispielsweise ab welchem Monat und auf welches Konto die Miete künftig zu zahlen ist. Der neue Vermieter hat seinerseits die Pflicht, sich formal als neuer Vertragspartner vorzustellen. Hierbei sollte er den Mietern seine Kontaktdaten (Adresse, Telefon, E-Mail) zur Verfügung stellen und bestätigen, dass der bestehende Mietvertrag unverändert fortgeführt wird.

• Eintrittstermin: Datum oder Grundbucheintragung des neuen Eigentümers (Maßgeblich wird die Eintragung ins Grundbuch, erst mit dieser erlangt der Käufer die volle Vermieterstellung). Bis dahin bleibt der alte Eigentümer Ansprechpartner.

• Neuer Vermieter: Name, Anschrift und Kontaktdaten des neuen Vermieters bzw. Verwalters oder zuständigen Facility Managers.

• Zahlungsinformationen: Neue Bankverbindung und Hinweis, dass ab einem bestimmten Datum die Miete dorthin zu überweisen ist. Alte Daueraufträge müssen entsprechend angepasst werden, um Fehler zu vermeiden.

• Kaution: Information darüber, ob und wie die Kaution übergeben wurde. Unterbleibt die Übergabe, dürfen die Mieter künftige Zahlungen zurückbehalten, bis Klarheit besteht.

• Bestätigung der Vertragskontinuität: Eine kurze Mitteilung, dass der Mietvertrag (inklusive aller bisherigen Vereinbarungen zur Miete, Nebenkosten, Renovierungspflichten etc.) in unveränderter Form übernommen wird.

Zusätzlich sollte der neue Eigentümer sich persönlich oder schriftlich bei den Mietern vorstellen und ggf. über Änderungen in der Hausordnung, den Ansprechpartnern für Störungen oder geplante Modernisierungsmaßnahmen informieren (rechtlich verpflichtend ist dies zwar nicht, doch dient es dem vertrauensvollen Miteinander). Die Kommunikation sollte klar und offen erfolgen, um die Kontinuität der Bewirtschaftung zu signalisieren und Missverständnisse zu vermeiden. Mieter sollten alle Mitteilungen dokumentieren, denn nur korrekt erwiesene Informationen (etwa ein Formschreiben des Notars oder des Vormieters) begründen den Anspruch auf die neue Zahlungsinformation. Solange unklar ist, wer neuer Vermieter wird, dürfen Mieter Zahlungen zurückhalten – allerdings unter der Pflicht, sie gesondert zu sichern und nach Klärung unverzüglich nachzuzahlen.

Im Zuge des Eigentümerwechsels übergibt das Facility Management wesentliches Operational- und Infrastrukturwissen an den Erwerber und unterstützt den störungsfreien Übergang. Eine lückenlose Dokumentation der Immobilie und ihrer Anlagentechnik ist dafür unerlässlich. Fachkreise betonen, dass die Objektdokumentation standardisiert erfolgen muss, um Brüche im Lebenszyklus der Immobilie zu vermeiden. Die FM-Abteilung oder externe Dienstleister erstellen dazu detaillierte Übergabeprotokolle (oft gemäß brancheneinheitlichen Checklisten).

• Technische Dokumentation: Übergabe aller Anlagendokumente wie Wartungspläne, Prüfprotokolle (z. B. für Aufzüge, Brandschutz, Lüftung), Bedienungs- und Sicherheitsanleitungen sowie Baumusterlisten. Sämtliche Versorgungszählerstände (Strom, Gas, Wasser, Wärme) sollten dokumentiert und gemeldet werden. Ebenso sind Gewährleistungsunterlagen, Baugenehmigungen und Baupläne zu übergeben.

• Vertrags- und Wartungsverzeichnisse: Fortführung oder Neuabschluss aller relevanten Dienstleistungsverträge (Wartung, Reinigung, Sicherheitsdienste, Entsorgung etc.). Ein vollständiges Verzeichnis bestehender CAFM- oder Instandhaltungsverträge sowie Kontakte von Lieferanten, Wartungsfirmen und Handwerkern wird übergeben. Der neue Eigentümer kann so nahtlos alle Serviceleistungen fortführen bzw. kündigen und neu ausschreiben.

• Hardware und Infrastrukturausstattung: Übergabe aller Schlüssel, Zugangskarten, Sicherheitspässe und Genehmigungen sowie Pläne der Schließanlagen. Falls technische Gebäudeausrüstung über ein Managementsystem (GLT, Gebäudeautomation) gesteuert wird, sind Login-Daten und Passwortlisten mitzuteilen.

• Facility-Personal und Abläufe: Information über das aktuelle Facility-Team (Hausmeister, Objektleiter, externe Fachplaner) sowie Ansprechpartner für technische Störungen und Notfälle. Oft erfolgt zur Übergabe ein gemeinsames Rundgang mit Bestandserfassung: Mängel, Schäden oder anstehende Sanierungen werden dokumentiert und geklärt. Eine Übergabe von relevanten Infrastrukturnachweisen (z. B. TÜV-Berichte, Zertifikate, Brandschutzpläne) erhöht die Rechtssicherheit.

Diese Maßnahmen stellen sicher, dass der Betrieb der Immobilie ununterbrochen weitergeführt werden kann. FM-Experten arbeiten dabei nach bewährten Leitfäden und Normen – etwa der ÖNORM A 7010 (Objektbewirtschaftung) oder hausinternen Übergabe-Checklisten – um Datenkonsistenz zu gewährleisten. Nur durch konsequentes Informationsmanagement und transparente Übergabe aller Betriebsmittel kann der neue Eigentümer reibungslos die technisch-infrastrukturelle Verantwortung übernehmen. In der Praxis hat sich eine strukturierte Checkliste bewährt, die alle relevanten Dokumentenkategorien (Pläne, Verträge, Prüfberichte, Handbücher etc.) aufführt und punktuell abarbeitet. So wird sichergestellt, dass kein Aspekt – etwa die rechtzeitige Übergabe von Schlüsselkopien oder das Abschließen einer Serviceüberwachung – in der Übergabesituation vergessen wird.

Es gewährleistet eine enge Zusammenarbeit von Rechts- und FM-Teams eine rechtssichere Eigentumsübertragung und Gebäudebewirtschaftung. Während Juristen die vertraglichen Regelungen und Pflichten prüfen, sorgt das Facility Management für die praktische Weiterführung des Gebäudebetriebs. Nur durch klare Prozessdokumentation, vollständige Übergabeunterlagen und fortlaufende Kommunikation bleiben die Nutzungsmöglichkeiten der Immobilie auch beim Besitzerwechsel lückenlos erhalten.