Timeline zu Gewerbemietverträgen bei Standortverlagerungen

Zeitraum: Juli 2025 – März 2026

Ziel: Abschluss eines wirtschaftlich optimierten, rechtssicheren und langfristig tragfähigen Gewerbemietvertrags, der betriebliche Anforderungen, gesetzliche Rahmenbedingungen, bauliche Gegebenheiten, ESG-Standards, Digitalisierung und flexible Nutzungsmöglichkeiten berücksichtigt. Der Vertrag sichert Betreiberverantwortung, Gebäudeverwaltung, Nachhaltigkeitsanforderungen sowie Notfallmanagement ab.

• Bedarfsermittlung, Vertragsstruktur & Ausschreibung

  Juli – September 2025

• Juli 2025: Analyse der betrieblichen Anforderungen & Standortbewertung

  Ermittlung des Flächenbedarfs & Nutzungskonzept gemäß DIN & gesetzlichen Vorgaben:

  -Büroflächen: (Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), ASR A1.2 für Raumgröße & A3.4 für Beleuchtung, DIN EN 15232 für smarte Gebäudesteuerung)

  -Produktionsflächen: (Maschinenaufstellung nach DIN 31051 für Instandhaltung, Laufwege nach Arbeitsstättenrichtlinien, Lärmschutz nach DIN 4109, Bodenbelastung nach DIN 1055-3 für Tragfähigkeit)

  -Lagerflächen & Logistik: (Regalsysteme nach DIN EN 15635, Brandschutz TRGS 510 für Gefahrstoffe, Ladezonen nach VDI 2700 für Ladungssicherung, Anbindung an Smart-Logistik-Systeme für automatisierte Lagerverwaltung)

  Standortanalyse & bauliche Gegebenheiten:

  -Erschließung & Infrastruktur: (Verkehrsanbindung, Stellplätze nach Garagenverordnung (GaVO), Integration von Ladeinfrastruktur für E-Mobilität nach ISO 15118-2, Smart-Parking-Systeme mit IoT-Anbindung)

  -Technische Gebäudeausstattung: (Netzwerk nach DIN EN 50600 für IT-Sicherheit, Glasfaseranschlüsse, IoT-Steuerung für smarte Gebäudetechnik nach VDI 3814, digitale Zutrittskontrolle mit Gesichtserkennung & RFID nach DIN EN 60839-11-1)

  -Nachhaltigkeit & ESG-Kriterien: (Gebäudezertifizierungen nach DGNB, LEED, BREEAM; Einsparmaßnahmen nach GEG 2024, Umweltmanagement nach ISO 14001, Wassermanagement nach DIN 1989-1 für Regenwassernutzung, Integration von Solarthermie & PV-Anlagen mit Netzanbindung nach VDE-AR-N 4105)

  Dokumentation:

  Erstellung eines detaillierten Anforderungsprofils mit Fokus auf Nutzung, Technik, Erweiterungsoptionen & Nachhaltigkeit

• August 2025: Finanzielle & steuerliche Betrachtung

  Mietkonditionen & Nebenkostenregelungen:

  -Mietzinsmodelle: (Staffelmiete, Indexmiete nach § 557b BGB, Mietanpassung nach § 559 BGB, Fixmietverträge vs. Flexmietmodelle nach IFRS 16 für Leasingverträge, Mietzuschüsse für nachhaltige Maßnahmen & Green Lease-Konzepte)

  -Betriebskostenabrechnung nach BetrKV: (Pauschale vs. verbrauchsabhängige Abrechnung, Wartungspflichten nach DIN 31051, Umlagefähigkeit nach § 556 BGB, Pflicht zur Implementierung von Smart Metering & Energiemanagement nach ISO 50001)

  -Steuerliche Betrachtung: (Umsatzsteueroption nach § 9 UStG, Gewerbesteuerliche Auswirkungen nach § 8 GewStG, Abschreibung von Mietereinbauten nach HGB & EStG, steuerliche Vorteile durch energieeffiziente Mietflächen nach KfW-Standard)

  -Fördermittel & Nachhaltigkeitsanreize: (KfW-Programme für energieeffiziente Gewerbeimmobilien, CO₂-Steuer-Optimierung durch Maßnahmen nach BEHG, EU-Taxonomie für ESG-konforme Mietverträge, Verpflichtung zur Nutzung erneuerbarer Energien nach DIN EN ISO 50001)

  Dokumentation:

  -Erstellung eines Wirtschaftsplans mit steuerlicher & betrieblicher Bewertung

• September 2025: Vertragsstruktur & rechtliche Gestaltung

  Wesentliche Vertragsbestandteile & gesetzliche Vorgaben:

  -Mitgegenstand & Nutzungszweck: (Baugenehmigungspflichten nach BauO, Umnutzungsgenehmigungspflichten nach § 34 BauGB, Betriebsgenehmigungen nach BImSchG bei emissionsintensiven Betrieben)

  -Mietzins & Nebenkosten: (Indexanpassung an Verbraucherpreisindex nach § 557b BGB, Modernisierungsumlagen nach GEG 2024, CO₂-Kostenverteilung nach BEHG, Energieverbrauchsabrechnung nach ISO 50001)

  -Laufzeit & Kündigung: (Mindestmietdauer, außerordentliche Kündigungsrechte nach § 543 BGB, Verlängerungsoptionen, Regelungen zur Untervermietung nach § 540 BGB, Untermietoptionen bei Teilflächenfreigabe für agile Unternehmensstrukturen)

  -Instandhaltung & Modernisierung: (Pflichtenverteilung nach BGB § 535, ESG-Compliance für Green Lease-Klauseln, Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) für technische Prüfungen, Verpflichtungen zur Instandsetzung nach DIN 276 für Baukostenbewertung, Wartungskonzepte für Smart-Building-Technologien nach GEFMA 444)

  -Haftung & Versicherung: (Betriebshaftpflichtversicherung, Gebäudeversicherungspflicht, Brandschutzanforderungen nach DIN 14092, Umweltauflagen nach WHG, Elementarschäden nach VGB 2014, Versicherungspflichten für Cyberrisiken bei Smart-Building-Systemen nach IEC 62443)

  Dokumentation:

  ???? Erstellung des ersten Vertragsentwurfs mit rechtlicher Prüfung durch Mietrechts- & Steuerexperten

• Phase 2: Vertragsverhandlungen & Anpassungen

  Oktober – Dezember 2025

• Oktober – November 2025: Verhandlungen & Anpassungen

  Optimierung der Vertragskonditionen:

  -Verhandlung über Mietkosten & Nebenkosten (Begrenzung der Umlagefähigkeit, langfristige Sicherstellung der ESG-Compliance, Verpflichtung des Vermieters zur regelmäßigen energetischen Sanierung nach DIN V 18599, Integration nachhaltiger Baumaterialien nach DIN EN 15804)

  Dokumentation:

  -Erstellung einer überarbeiteten Vertragsversion mit abgestimmten Änderungen

• Dezember 2025: Finale Vertragsprüfung & Freigabe

  Endgültige juristische & steuerliche Prüfung (Überprüfung auf ESG- & Compliance-Konformität, Auswirkungen auf Bilanzierung nach IFRS 16, Haftungsrisiken für beide Parteien, Regelungen für Betriebsunterbrechungen durch höhere Gewalt nach § 313 BGB)

  Dokumentation:

  -Finale Vertragsversion zur Unterzeichnung & notarielle Beglaubigung bei langfristigen Mietverträgen

• Phase 3: Vertragsabschluss & Mietbeginn

  Januar – März 2026

• Januar 2026: Vertragsunterzeichnung & Mietbeginn

  Erstellung des Übergabeprotokolls & technischer Abnahmebericht nach DIN 276

• Februar – März 2026: Mieterausbau & Inbetriebnahme

  Erstellung eines Wartungs- & Betriebskonzepts für langfristige Gebäudeverwaltung nach ISO 50001 & GEFMA 444