Prüfablauf Nebenkostenabrechnung

Im zweiten Schritt erfolgt die inhaltliche (materielle) Prüfung, ob die berechneten Kostenarten umlagefähig und vertraglich vereinbart sind. Grundsätzlich gilt: Ohne vertragliche Vereinbarung keine Umlage von Nebenkosten.

• Vertragliche Grundlage prüfen: Schauen Sie zunächst in Ihrem Mietvertrag nach der Nebenkostenklausel. Häufig werden dort entweder einzelne Kostenpositionen aufgezählt oder ein pauschaler Verweis auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) vorgenommen. Ist im Vertrag beispielsweise auf § 2 BetrKV verwiesen, dürfen alle dort in Ziffer 1–16 aufgeführten Betriebskostenarten auf den Mieter umgelegt werden. Typische umlagefähige Betriebskosten sind etwa Grundsteuer, Abwasser, Müllabfuhr, Straßenreinigung, Gebäudeversicherung, Hausmeister, Treppenhausreinigung, Beleuchtung, Heizkosten, Gartenpflege, Schornsteinfeger usw. Kosten, die in der BetrKV nicht genannt sind, fallen nur dann unter die umlagefähigen „sonstigen Betriebskosten“ (§ 2 Nr. 17 BetrKV), wenn sie im Mietvertrag konkret benannt wurden. Der Vermieter muss solche sonstigen Kostenarten detailliert bestimmen, damit sie für den gewerblichen Mieter kalkulierbar sind.

• Unzulässige oder nicht vereinbarte Kostenarten: Überprüfen Sie, ob Positionen in der Abrechnung auftauchen, die vertraglich nicht abgedeckt sind. Beispielsweise ist die Bewachung des Objekts durch einen Sicherheitsdienst keine Standard-Betriebskostenart. Wird sie trotzdem abgerechnet, obwohl der Vertrag nur einen Verweis auf § 2 BetrKV enthält und nicht explizit „Sicherheitsdienst“ oder ähnliches nennt, darf der Vermieter diese Kosten nicht auf die Mieter umlegen. Solche Posten sollten Sie beanstanden. Gleiches gilt etwa für Verwaltungskosten des Vermieters (z.B. Kosten der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung): Im Wohnraummietrecht sind Verwaltungskosten ausdrücklich von einer Umlage ausgeschlossen, im Gewerbemietrecht können sie zwar umgelegt werden, jedoch nur, wenn der Mietvertrag das klar und wirksam vorsieht. Der BGH hat entschieden, dass eine Formularklausel in einem Gewerbemietvertrag, die den Mieter zur Tragung der Verwaltungskosten verpflichtet, nicht überraschend oder unangemessen ist – solche Kostenumlagen sind im Gewerberaum nicht unüblich. Allerdings bleibt auch hier der Vermieter an das allgemeine Wirtschaftlichkeitsgebot gebunden und darf keine unnötig hohen Verwaltungskosten verursachen (siehe dazu Schritt 6).

• Instandhaltung vs. Instandsetzung: Ein häufiger Fehler in Nebenkostenabrechnungen ist die Vermischung von laufenden Instandhaltungskosten (Wartung) mit echten Instandsetzungskosten (Reparaturen). Reparaturkosten sind im Regelfall nicht umlagefähig auf den Mieter. Zwar sehen viele Gewerbemietverträge vor, dass der Mieter anteilig Instandhaltungs- und Wartungskosten trägt – z.B. Wartungsverträge für Aufzüge, Heizungsanlagen, Sprinkler usw. –, jedoch schließen selbst solche Klauseln normalerweise nicht die Umlage von Reparaturkosten ein. Juristisch wird begründet: Mit der Miete zahlt der Mieter bereits für den vertragsgemäßen Gebrauch der Mietsache und die Abnutzung ist damit abgegolten. Wenn etwas kaputt geht und erneuert werden muss (Instandsetzung), ist das Eigentümerpflicht. Der Mieter hat einen Anspruch darauf, dass die Mietsache in gebrauchstauglichem Zustand bleibt, und dürfte andernfalls die Miete mindern – dieser Grundsatz würde ausgehöhlt, müsste der Mieter stattdessen die Reparaturkosten tragen. Praxis-Tipp: Kontrollieren Sie daher Posten wie „Reparatur Aufzugsanlage“ oder „Erneuerung Heizkessel“. Solche Kosten sind in aller Regel vom Vermieter zu tragen und dürfen nicht in der Nebenkostenabrechnung erscheinen, sofern der Vertrag sie nicht ausnahmsweise als umlagefähig definiert. Stellen Sie fest, dass derartige Instandsetzungskosten dennoch berechnet wurden, sollten Sie diese Positionen mit Verweis auf die fehlende Umlagefähigkeit zurückweisen.

• Sonstige nicht umlagefähige Kosten: Ebenfalls nicht umgelegt werden dürfen z.B. Kosten der Mietvertragsabwicklung, Bankgebühren des Vermieters, Zinsen, Abschreibungen, und generell alle Betriebskosten-fremden Aufwendungen. Falls der Vermieter z.B. Verwaltungshonorare, Bürokosten, Rechtsberatungskosten oder ähnliches als Nebenkosten ausweist, sollte geprüft werden, ob hierfür eine eindeutige Vertragsgrundlage besteht. Fehlt eine solche, sind diese Positionen vom Mieter nicht zu übernehmen.

Materielle Prüfung bedeutet auch, sich die entsprechenden Belege anzusehen (hierzu mehr in Schritt 5). So kann z.B. ein Posten „Hausmeister“ formal zulässig sein, aber der Blick in den Vertrag des Hausmeisters könnte zeigen, dass darin auch gänzlich umlagefremde Tätigkeiten (etwa Verwaltungsaufgaben oder Reparaturen) enthalten sind. Solche Anteile dürften nicht voll auf den Mieter umgelegt werden. Daher ist die materielle Kontrolle stets in Verbindung mit der Belegprüfung zu sehen.

Als nächstes ist der Umlageschlüssel jeder Kostenposition zu prüfen: Auf welcher vertraglichen Grundlage und in welchem Verhältnis werden die Kosten auf die Mieter verteilt? In Gewerbeobjekten erfolgt die Umlage der meisten Betriebskosten in der Regel nach Flächenanteilen. Das heißt, jeder Mieter trägt die Kosten im Verhältnis seiner gemieteten Fläche zur Gesamtfläche. Alternativ kann – wo sachgerecht – auch nach Verbrauch umgelegt werden, etwa bei individuell messbarem Strom- oder Wasserverbrauch. Entscheidend ist, was im Mietvertrag vereinbart wurde: Den Vertragsklauseln (z.B. § XY Mietvertrag) sollten Sie entnehmen, welcher Verteilungsschlüssel für welche Kosten gilt.

• Vertragliche Vorgaben: Enthält der Mietvertrag eine genaue Regelung des Umlageschlüssels? Üblich ist z.B. eine Klausel: „Die Betriebskosten werden nach dem Verhältnis der Mietfläche des Mieters zu der Gesamtmietfläche des Objekts umgelegt.“ Oder es kann differenziert sein: Heiz- und Wasserkosten evtl. nach Verbrauch (sofern Zähler vorhanden), andere Kosten nach Fläche, ggf. bestimmte Kosten nach Einheit oder Personenzahl (in Gewerbe eher selten). Notieren Sie die vorgesehenen Schlüssel je Kostenart und vergleichen Sie sie mit der Abrechnung.

• Korrekte Anwendung des Schlüssels: Überprüfen Sie, ob der Vermieter den vertraglich vereinbarten Schlüssel richtig angewendet hat. Wenn laut Vertrag Fläche maßgeblich ist, muss die Abrechnung die Gesamtfläche des Objekts sowie die Ihre Mietfläche zugrunde legen. Stellen Sie sicher, dass diese Zahlen stimmen. Eine häufige Fehlerquelle ist die falsche Angabe der Gesamtfläche oder der eigenen Mietfläche, was zu einem falschen Prozentsatz führt. Beispiel: Ist Ihre gemietete Fläche 200 m² bei 1.000 m² Gesamtfläche, sollten Sie 20% der umlagefähigen Gesamtkosten tragen. Weicht der in der Abrechnung angesetzte Prozentsatz oder Betrag deutlich davon ab, besteht Klärungsbedarf (vielleicht wurde eine falsche Fläche angesetzt).

• Flächenkontrolle: Verifizieren Sie die Flächenangaben im Vertrag und in der Abrechnung. Gibt es Diskrepanzen? Gerade in älteren Verträgen können Flächen nur ungefähr angegeben oder nach einer bestimmten Norm (DIN, MF-G, gif-Richtlinien etc.) berechnet sein. Mitunter kommt es vor, dass in der Abrechnung plötzlich andere Flächenzahlen genutzt werden als im Mietvertrag vereinbart, z.B. weil der Vermieter Allgemeinflächen aufteilt oder eine neue Berechnungsmethode anwendet, die nicht Vertragsbestandteil ist. Ein Beispiel aus der Praxis: In einem Einkaufszentrum wurden den Mietern fiktive Flächen nach einer internen Richtlinie zugewiesen, die gewisse große Mieteinheiten deckelt und manche Bereiche ausnimmt, um bestimmte Mieter zu privilegieren. Solche Abweichungen können kleinere Mieter benachteiligen, die dann anteilig für mehr Fläche zahlen als sie tatsächlich gemietet haben. Grundsatz: Im Gewerbemietrecht sind die Parteien bei der Wahl des Verteilerschlüssels freier als im Wohnraum; § 556a BGB (automatische Flächenverteilung) gilt hier nicht zwingend. Dennoch muss der Schlüssel transparent und vertraglich vereinbart sein – überraschende oder willkürliche Verteilungsmaßstäbe in AGB-Klauseln wären unwirksam.

• Mischobjekte und besondere Bereiche: Befindet sich Ihr Gewerbe in einem Mischobjekt (z.B. Wohn- und Gewerbeeinheiten im selben Gebäude) oder gibt es Sonderflächen (Tiefgarage, Dachwerbeflächen etc.)? Dann ist darauf zu achten, dass die Umlage nur auf die Mieter erfolgt, die von den jeweiligen Kosten profitieren. Beispielsweise dürfen Kosten für eine Tiefgarage nicht auf Mieter umgelegt werden, die dort gar keine Stellplätze haben (außer der Vertrag regelt ausdrücklich etwas anderes). Bei gemischt genutzten Häusern müssen oftmals getrennte Abrechnungen oder wenigstens Aufteilungen erfolgen, damit Wohn- und Gewerbemieter nicht gegenseitig Kosten tragen, die sie nicht verursachen. Ein häufiger Fehler ist, dass Wohnflächen und Gewerbeflächen falsch ins Verhältnis gesetzt werden. Gewerbeeinheiten haben z.B. andere Umlageschlüssel, oder es werden Allgemeinflächen doppelt berücksichtigt. So berichtet ein Fachautor, dass manchmal Eingangshallen oder Aufzugsflächen anteilig den Mietern zugerechnet werden, obwohl dies vertraglich nicht vereinbart wurde – etwa unter Verweis auf Berechnungsrichtlinien, die gar nicht Vertragsbestandteil sind. In einem solchen Fall ist die Flächenberechnung und damit der Umlageschlüssel fehlerhaft, und die Abrechnung kann insgesamt unbrauchbar sein.

• Nachträgliche Änderungen des Schlüssels: Falls der Vermieter den Umlageschlüssel gegenüber dem Vertrag eigenmächtig geändert hat (z.B. plötzlich Verteilung nach Köpfen statt m²), ist das rechtlich unzulässig, sofern der Vertrag nicht eine entsprechende Anpassungsklausel enthält oder Sie als Mieter zustimmen. Halten Sie sich hier an die vertraglich fixierte Verteilungsweise.

Flächenabweichungen: Sollte sich herausstellen, dass die tatsächliche Fläche Ihrer Mietsache deutlich von der vertraglich angegebenen Fläche abweicht (mehr als ca. 10% Unterschied), können sich ggf. Ansprüche oder Anpassungen ergeben. In der Wohnraummiete gilt ab 10% Minderfläche eine Mietminderung und entsprechende Korrektur bei Nebenkosten als anerkannt; im Gewerbemietrecht ist die Rechtsprechung uneinheitlicher, aber auch hier dürfte eine erhebliche Abweichung ein Thema sein. Im Zweifel sollte dies juristisch geprüft werden. Mindestens aber können Sie verlangen, dass bei flächenanteiliger Umlage die tatsächlichen Flächen herangezogen werden, soweit bekannt. In einer Gerichtsentscheidung wurde argumentiert, dass die vertraglich festgelegte (aber falsche) Fläche nicht relevant sein könne, da eine nach Flächenanteilen vorzunehmende Abrechnung sich an den tatsächlich vorhandenen Flächen orientieren muss. Allerdings hängt dies vom Einzelfall und Vertragswortlaut ab.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Kostenanteil rechnerisch stimmt. Fordern Sie vom Vermieter ggf. eine Erläuterung oder Aufstellung, wie die von ihm verwendeten Flächen und Verteilerschlüssel ermittelt wurden. Jede Ungereimtheit (z.B. unerklärlich hohe Prozentsätze, Einbeziehung fremder Flächen, falsche Gesamtquadratmeter) sollten Sie beanstanden. Bei grundlegenden Fehlern im Schlüssel kann die gesamte Abrechnung unwirksam sein.

• Abrechnungszeitraum: Üblicherweise wird jährlich abgerechnet, meist für das Kalenderjahr oder einen anderen 12-Monats-Zeitraum. Prüfen Sie, welchen Zeitraum die Abrechnung abdeckt (dies muss auf der Abrechnung ersichtlich sein, z.B. „Abrechnungsperiode 01.01.2024 – 31.12.2024“). Der Zeitraum sollte maximal 12 Monate betragen. Eine längere Periode in einer Abrechnung (z.B. 18 Monate) ist unüblich und sollte begründet werden (etwa wenn zu Mietbeginn eine längere erste Periode vereinbart wurde oder wenn zwei Jahre mangels früherer Abrechnung zusammengefasst wurden – letzteres könnte schon ein Mangel sein). Ist der Abrechnungszeitraum kürzer (bei Mietbeginn oder -ende unterjährig), ist das zulässig; dann fällt entsprechend eine anteilige Abrechnung an.

• Frist für die Abrechnung: Im Gewerbemietrecht gibt es – anders als im Wohnraummietrecht – keine starre gesetzliche Ausschlussfrist für die Nebenkostenabrechnung. Dennoch legt die Rechtsprechung auch hier einen Orientierungszeitraum von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugrunde. Der BGH hat klargestellt, dass der Vermieter von Geschäftsräumen verpflichtet ist, „innerhalb einer angemessenen Frist“ nach Periodenende abzurechnen – regelmäßig ist diese Frist ein Jahr. In § 556 Abs.3 Satz 2 BGB ist für Wohnraum festgelegt, dass die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden muss. Diese Regel wird im Gewerbemietrecht entsprechend herangezogen, um zu bestimmen, was eine angemessene Frist ist. Wichtig: Allerdings gilt § 556 Abs.3 Satz 3 BGB (Ausschluss verspäteter Nachforderungen) nicht im Gewerberaum. Das heißt, überschreitet der Vermieter die 12-Monats-Frist, führt das nicht automatisch dazu, dass er keine Nachzahlung mehr verlangen dürfte. Im Wohnraum ist eine Nachforderung nach 12 Monaten ausgeschlossen (es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten), um den Mieter zu schützen. Im Gewerbemietrecht fehlt eine solche gesetzliche Sanktion – der Vermieter kann also auch nach Ablauf der 12 Monate noch abrechnen und Nachforderungen stellen. Der Mieter kann folglich nicht sicher sein, nach einem Jahr „aus dem Schneider“ zu sein.

• Vertraglich vereinbarte Fristen: Schauen Sie nach, ob Ihr Mietvertrag eventuell eigene Fristen oder Stichtage für die Nebenkostenabrechnung enthält. Manche Gewerbemietverträge beinhalten Klauseln wie „Die Abrechnung ist dem Mieter bis zum 30. Juni des Folgejahres zuzuleiten, andernfalls sind Nachforderungen ausgeschlossen.“ Solche vertraglichen Fristen sind grundsätzlich zulässig – insbesondere eine kürzere Frist (als 12 Monate) benachteiligt den Mieter nicht, sondern begünstigt ihn, und wäre daher wirksam. Wird eine solche Frist vom Vermieter versäumt, kann er daraus keine Nachforderungen mehr geltend machen (vertraglicher Einwendungsausschluss). Eine längere Frist als 12 Monate, die zum Nachteil des Mieters gereicht, könnte hingegen unwirksam sein (AGB-Kontrolle), ist aber selten vereinbart. Wichtig: Wenn der Vertrag eine Frist setzt, nach der Einwendungen des Mieters gegen die Abrechnung ausgeschlossen sind (z.B. „Einwendungen innerhalb von 4 Wochen“ – siehe dazu Schritt 7), ist das gesondert zu betrachten.

• Verspätete Abrechnung: Kommt die Abrechnung deutlich später als ein Jahr nach Periodenende, liegt zwar – wie erwähnt – kein gesetzlicher Ausschluss der Forderung vor, aber der Vermieter gerät in Verzug mit der Abrechnungspflicht. Der Mieter hat dann verschiedene Rechte (siehe Schritt 8, insbesondere Zurückbehaltungsrecht). Außerdem beginnt die Verjährungsfrist für Nachforderungs- und Erstattungsansprüche unabhängig davon mit dem Schluss des Jahres, in dem die Abrechnung hätte erteilt werden müssen bzw. erteilt wurde. Nach § 195 BGB verjähren solche Ansprüche in 3 Jahren. Beispiel: Für den Abrechnungszeitraum 2019, Abrechnung zugegangen im Oktober 2020, beginnt die Verjährung am 31.12.2020 und endet am 31.12.2023. Wird gar nicht abgerechnet, könnte die Verjährung der Rückforderungsansprüche des Mieters auf geleistete Vorauszahlungen ebenso drei Jahre nach Ende des Vertragsjahres eintreten – der Mieter sollte also nicht unbeschränkt lange warten (siehe ebenfalls Schritt 8).

Notieren Sie sich, wann die Abrechnung bei Ihnen eingegangen ist. Falls dieser Zeitpunkt mehr als 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums liegt, können Sie den Vermieter auf die Verspätung hinweisen. Zwar verliert er nicht automatisch den Anspruch, aber Sie können deutlich machen, dass Sie aufgrund der verspäteten Abrechnung eine Nachzahlung nicht schulden, bis die Sache geklärt ist. Ebenso können Sie argumentieren, dass ein so später Abrechnungszugang für Sie die Beweislage erschwert und Sie deshalb ggf. umfangreichere Belegeinsicht und Prüfzeit benötigen.

Ohne Belege keine Zahlung! Dieser Grundsatz gilt im Gewerbemietrecht ebenso wie im Wohnraummietrecht. Der Mieter hat das Recht, Einsicht in die Originalbelege der Nebenkostenabrechnung zu nehmen, um die Richtigkeit der angesetzten Beträge zu überprüfen. Das heißt, er darf die Rechnungen, Verträge und Quittungen einsehen, welche den einzelnen Kostenpositionen zugrunde liegen. Dieses Recht folgt aus dem Gebot von Treu und Glauben (§ 242 BGB) und der allgemeinen Pflicht des Vermieters zur Rechenschaftslegung über die verwendeten Vorauszahlungen, konkretisiert durch § 259 BGB (geordnete Zusammenstellung und Belegvorlage).

Vorgehensweise: Kontaktieren Sie den Vermieter (oder die Hausverwaltung) schriftlich und verlangen Sie Belegeinsicht für die Abrechnung. Idealerweise benennen Sie einen Zeitraum, wann Sie die Einsicht vornehmen möchten. Der Vermieter muss Ihnen die Überprüfung zumutbar ermöglichen.

• Ort der Einsichtnahme: Grundsätzlich muss der Vermieter die Belege am Ort der Mieträume oder am Sitz der Hausverwaltung zur Verfügung stellen. Für den Mieter sollte der Ort zumutbar erreichbar sein (üblich ist in der gleichen Stadt oder Region). Der Vermieter kann nicht verlangen, dass ein weit entfernt ansässiger Mieter quer durchs Land reist, um Belege einzusehen. Weigert sich der Vermieter, ortsnahe Einsicht zu gewähren (z.B. er bietet nur Einsicht in seiner weit entfernten Zentrale an), sollten Sie dies zurückweisen und eine wohnortnahe oder digitale Lösung verlangen – dies wäre sonst eine unzulässige Erschwerung Ihres Rechts.

• Originale vs. Kopien: Nach der Rechtsprechung des BGH besteht kein Anspruch des Mieters, dass der Vermieter ihm Kopien oder Scans unaufgefordert zusendet. Der Vermieter muss also nicht sämtliche Belege auf eigene Kosten verschicken. Er darf auf das persönliche Erscheinen zur Einsichtnahme bestehen. Allerdings ist er verpflichtet, die Originalunterlagen vorzulegen, denn der Mieter muss die Echtheit und inhaltliche Richtigkeit prüfen können. Der Mieter braucht sich grundsätzlich nicht mit bloßen Ablichtungen begnügen, da nur Originale volle Beweiskraft haben. In der Praxis werden aber häufig Kopien oder digitale Dokumente vorgelegt – das ist akzeptabel, solange diese in ihrer Aussagekraft den Originalen gleichstehen (z.B. amtlich anerkannte elektronische Rechnungen, fälschungssichere Scanverfahren). Viele professionelle Verwaltungen bieten mittlerweile aus Kulanz an, die Belege elektronisch (per E-Mail oder in einem Online-Portal) bereitzustellen. Dagegen ist nichts einzuwenden – es erleichtert beiden Seiten den Vorgang –, aber es ersetzt nicht das Recht des Mieters, nötigenfalls die physischen Originale einzusehen, insbesondere wenn Zweifel an der Vollständigkeit oder Echtheit bestehen.

• Umfang der Belege: Das Einsichtsrecht umfasst sämtliche Unterlagen, die zur Überprüfung der Abrechnung erforderlich sind. Dazu zählen die einzelnen Rechnungen von Dienstleistern (z.B. Rechnung der Reinigungsfirma, Wartungsverträge, Müllgebührenbescheide, Versicherungspolice mit Beitragsrechnung, Heizölrechnungen etc.), aber auch Berechnungsgrundlagen wie z.B. Flächenaufstellungen, Umlageschlüsselberechnungen und gegebenenfalls relevante Verträge Dritter, soweit deren Kosten umgelegt werden. Beispiel: Wenn Hausmeisterkosten abgerechnet werden, kann der Mieter Einsicht in den Hausmeistervertrag verlangen, um zu sehen, welche Leistungen abgedeckt sind. Oder, wie in einem Gerichtsfall, bei dem der Vermieter Kosten eines „Geschäftsbesorgungsvertrags“ (Verwaltungsvertrag) umlegte, hat das Gericht dem Mieter Einsicht in den gesamten Vertrag zugesprochen. Ziel ist, dass der Mieter die Nebenkostenforderung vollständig nachvollziehen kann. Er darf sich also nicht mit summarischen Angaben abspeisen lassen, sondern kann jedes Dokument sehen, das den abgerechneten Zahlen zugrunde liegt.

• Modalitäten: Vereinbaren Sie einen Termin zur Einsichtnahme und nehmen Sie sich genug Zeit. Als Mieter dürfen Sie sich Notizen machen, Belege abfotografieren oder um Kopien einzelner Seiten bitten (gegen Kostenerstattung). Ein Recht auf kostenlose Kopien gibt es zwar nicht, doch werden meist Kopien gegen Zahlung der üblichen Vervielfältigungskosten (z.B. €0,25 pro Seite) zur Verfügung gestellt, wenn der Mieter das wünscht. Sie können auch einen Bevollmächtigten oder Sachverständigen mitnehmen – etwa einen Rechtsanwalt oder eine fachkundige Person – gerade bei umfangreichen Gewerbeabrechnungen kann das sinnvoll sein. Das Gesetz schreibt keine persönliche Prüfung durch den Mieter vor; entscheidend ist, dass geprüft wird.

Gewährt der Vermieter keine oder nur unzureichende Belegeinsicht, ist die Nachzahlung nicht fällig. Der BGH argumentiert hier: Solange der Mieter die Abrechnung mangels Belegen nicht prüfen kann, muss er daraus resultierende Forderungen nicht begleichen. In der Praxis bedeutet das: Wenn der Vermieter Ihnen die Einsicht verweigert oder unzumutbare Hürden aufstellt, sollten Sie schriftlich klarmachen, dass Sie bis zur vollständigen Belegeinsicht kein etwaiges Saldo zahlen werden. Dieses Zurückbehaltungsrecht gilt unabhängig davon, ob es sich um Wohn- oder Gewerbemiete handelt.

Nehmen Sie Ihr Einsichtsrecht wahr. Prüfen Sie anhand der Belege, ob die abgerechneten Beträge tatsächlich angefallen sind, ob etwaige Verträge dem entsprechen (keine Überzahlung, richtige Umlage nur der vereinbarten Leistungen) und ob die Kosten plausibel erscheinen. Notieren Sie Unklarheiten oder Auffälligkeiten, denn diese bilden die Grundlage für eventuelle Einwendungen (siehe Schritt 7).

Der Vermieter ist verpflichtet, bei der Bewirtschaftung der Immobilie das Wirtschaftlichkeitsgebot zu beachten – auch im Gewerbemietrecht. Das bedeutet, er darf dem Mieter nur solche Betriebskosten auferlegen, die notwendig und angemessen sind. Kosten müssen in einem vernünftigen Verhältnis zum Nutzen stehen und dürfen nicht mutwillig überhöht oder verschwendet sein. Dieses Wirtschaftlichkeitsgebot ist keine ausdrückliche Gesetzesnorm, sondern ergibt sich als vertragliche Nebenpflicht aus Treu und Glauben (§ 242 BGB). Der BGH hat bestätigt, dass der Mieter vor „nicht erforderlichen Kosten“ geschützt ist und der Vermieter ihn von solchen Kosten freizustellen hat.

Praktische Bedeutung: In der Praxis kann der Mieter die Wirtschaftlichkeitskontrolle nutzen, um Abrechnungspositionen anzufechten, die ihm unangemessen hoch oder ineffizient erscheinen.

• Die Kosten für den Hausmeister oder Reinigungsdienst sind extrem hoch, weit über dem örtlichen Marktniveau.

• Der Vermieter hat einen Wartungsvertrag zu offensichtlich überteuerten Konditionen abgeschlossen oder lässt z.B. Heizöl zu einem Zeitpunkt kaufen, in dem die Preise am höchsten sind, ohne ersichtlichen Grund.

• Es werden Dienstleistungen abgerechnet, die in Häufigkeit oder Umfang unnötig wirken (z.B. tägliche Gartenpflege im Winter).

Allerdings ist zu beachten, dass nicht jede Überschreitung des Durchschnitts gleich einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot darstellt. Es geht um Fälle, in denen ein Missverhältnis von Kosten und Nutzen vorliegt oder der Vermieter es versäumt hat, kostensparende Maßnahmen zu ergreifen, die zumutbar gewesen wären. Der BGH formulierte 2023: Ein Verstoß kommt in Betracht, wenn bei einem „nicht angemessenen Kosten-Nutzen-Verhältnis“ dem Vermieter eine kostensenkende Korrektur möglich und zumutbar gewesen wäre, diese aber unterblieben ist.

Er muss einen solchen Verstoß substantiell darlegen und beweisen. Die Wirtschaftlichkeitskontrolle ist kein Freibrief, um pauschal „zu teuer“ zu rufen – man muss konkrete Anhaltspunkte liefern. Die Beweislast liegt beim Mieter, der Ansprüche wegen Verletzung dieser Pflicht geltend macht. In der Praxis sollte der Mieter also Vergleiche anstellen: Holen Sie Vergleichsangebote ein (z.B. was würde ein alternativer Reinigungsdienst kosten?), recherchieren Sie übliche Preise oder schauen Sie in früheren Abrechnungen, wie sich die Kosten entwickelt haben. Ein drastischer Kostenanstieg ohne Erklärung ist ein Indiz für mögliche Unwirtschaftlichkeit.

Hat der Mieter plausible Indizien vorgetragen (etwa: „Die Gartenpflege kostet 15.000 € jährlich für ein kleines Bürohaus, vergleichbare Objekte bezahlen laut Angebot nur 5.000 €“), dann wird der Vermieter seinerseits darlegen müssen, warum die Kosten dennoch gerechtfertigt sind (z.B. besondere Leistungen, höherer Qualitätsstandard etc.).

Stellt sich heraus, dass der Vermieter gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot verstoßen hat, kann der Mieter Schadensersatz oder Freistellung von den überhöhten Kosten verlangen. Das heißt, der Mieter müsste die über dem angemessenen Maß liegenden Kostenanteile nicht tragen, bzw. könnte Rückzahlung überzahlter Beträge fordern. Die Hürde hierfür ist allerdings relativ hoch – meist bedarf es offensichtlicher und erheblicher Überteuerungen.

Notieren Sie zu jeder Kostenart: Ist der Betrag im Vergleich zu Vorjahr wesentlich gestiegen? Gibt es Ausreißer im Branchenvergleich? Wurden Ausschreibungen gemacht (bei großen Objekten) oder hat der Vermieter vielleicht an ein verbundenes Unternehmen überteuerte Aufträge vergeben? Letzteres (Insichgeschäfte) kann besonders kritisch sein: z.B. Vermieter beauftragt eigene Firma zu überhöhtem Preis – ein klarer Verstoß, falls nachweisbar. Hier lohnt sich auch der Blick in die Belege: Finden Sie Hinweise, dass der Vermieter z.B. ohne Mehrwertsteuer optiert und dadurch Kosten spart, diese Einsparung aber nicht an Mieter weitergibt? Auch das wäre unwirtschaftlich.

Insgesamt dient dieser Schritt dazu, Unplausibilitäten aufzudecken. Wenn Sie solche finden, sollten Sie in Ihren Einwendungen explizit auf das Wirtschaftlichkeitsgebot verweisen und um Erläuterung bzw. Reduzierung der entsprechenden Kosten bitten. Gerichtsurteile untermauern das Recht des Mieters in solchen Fällen, fordern aber eben konkrete Darlegung.

Haben Sie nach den obigen Prüfungen Fehler oder Unstimmigkeiten festgestellt, sollten Sie Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung erheben.

• Form: Erheben Sie Ihre Einwendungen schriftlich gegenüber dem Vermieter (per Brief oder E-Mail, je nach vertraglicher Vereinbarung – schriftlich im Sinne des Gesetzes ist auch eine E-Mail ausreichend, sicherheitshalber ist ein Brief/Einschreiben aber ratsam). Schriftlichkeit ist zwar gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben, aber mündliche Einwände sind schwer nachweisbar. Zudem verlangen manche Mietverträge die Schriftform für Mitteilungen dieser Art. Halten Sie die Fristen ein (siehe unten) und versenden Sie das Schreiben nachweisbar (Einschreiben, Boten oder E-Mail mit Lesebestätigung).

• Frist für Einwendungen: Im Wohnraummietrecht sieht § 556 Abs.3 Satz 5 BGB vor, dass Einwendungen des Mieters spätestens innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung geltend gemacht werden müssen, ansonsten sind sie ausgeschlossen (es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten). Diese gesetzliche Ausschlussfrist gilt direkt nicht für Gewerbemietverhältnisse. Dennoch wird in Literatur und Rechtsprechung auch hier oft eine Einwendungsfrist von 12 Monaten analog angewandt, um Rechtssicherheit zu schaffen. Viele Gewerbemietverträge enthalten außerdem eine vertragliche Einwendungsausschlussklausel, z.B.: „Einwendungen gegen die Abrechnung sind innerhalb von 6 Wochen nach Zugang schriftlich zu erheben, andernfalls gilt die Abrechnung als anerkannt.“ Solche Klauseln unterliegen der AGB-Kontrolle. Ist die Frist sehr kurz (einige Wochen), kann das eine unangemessene Benachteiligung darstellen – jedenfalls im Wohnraummietrecht hat die Rechtsprechung z.B. 30-Tage-Fristen in Formularmietverträgen für unwirksam erklärt. Im Gewerbemietrecht werden etwas knappere Fristen eher akzeptiert, da man gewerblichen Mietern mehr Geschäftserfahrung zutraut; jedoch darf die Frist nicht unzumutbar kurz sein. Orientieren Sie sich daher im Zweifel an der 12-Monats-Frist. Das heißt: Spätestens ein Jahr nach Erhalt der Abrechnung sollten alle Ihre Einwendungen beim Vermieter vorliegen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass ein Gericht sie als verspätet und damit verwirkt ansieht. Gibt es im Vertrag eine ausdrückliche Frist (z.B. 2 Monate), halten Sie diese unbedingt ein – andernfalls riskieren Sie vertraglich den Ausschluss Ihrer Einwendungen (sofern die Klausel wirksam ist). Im Zweifelsfall erheben Sie vorsorglich innerhalb der kürzesten genannten Frist alle wichtigen Einwendungen, um auf der sicheren Seite zu sein.

• Inhaltliche Anforderungen (Darlegung): Ihre Einwendungen müssen substantiiert sein. Ein häufiger Fehler von Mietern ist, einfach pauschal zu erklären: „Die Abrechnung ist falsch, ich widerspreche.“ Solch allgemeiner Widerspruch genügt nicht. Die Gerichte verlangen, dass der Mieter einzelne Positionen oder Punkte konkret beanstandet. D.h., Sie sollten für jede Abweichung oder jeden Mangel, den Sie festgestellt haben, angeben, worin der Fehler besteht oder warum Sie die Position für unberechtigt halten. Beispiele: „Position Heizkosten: Die abgerechneten 5.000 € erscheinen zu hoch, da laut Ableseprotokoll nur X kWh verbraucht wurden. Bitte um Überprüfung und Nachweis.“ Oder: „Position Versicherung: Hier werden 20 % mehr berechnet als im Vorjahr ohne ersichtlichen Grund – bitte Beleg und Begründung liefern.“ Oder: „Kosten für Sicherheitsdienst können gemäß Mietvertrag nicht umgelegt werden (Vertrag verweist nur auf BetrKV); ich beanstande daher die Position Wachschutz in Höhe von … €.“ Je konkreter, desto besser. Zum einen erhöhen Sie so die Chance, dass der Vermieter auf Ihre Punkte eingeht und ggf. freiwillig korrigiert; zum anderen wahren Sie Ihre Rechte: Gerichte werten unpräzise Einwendungen als unbeachtlich – der Mieter darf nicht im Prozess plötzlich detaillierte Rügen „nachschieben“, die er nicht zuvor artikuliert hat. In einem Urteil wurde z.B. entschieden, dass ein Mieter, der nur pauschal widerspricht, mit seinen pauschalen Einwendungen nicht gehört wird. Fordern Sie auch konkret Belege oder Erläuterungen an, falls etwas unklar ist (z.B. „bitte legen Sie den Wartungsvertrag bei, da ich Wartung/Repaturen unterscheiden möchte“).

• Mehrfache Einwendungen: Es kann vorkommen, dass Sie zunächst einige Hauptpunkte monieren und erst nach genauer Belegeinsicht weitere Unregelmäßigkeiten entdecken. Idealerweise sollten Sie dann umgehend, innerhalb der laufenden Frist auch diese nachmelden. Sollte die Einwendungsfrist (z.B. 12 Monate) noch laufen, können Sie beliebig oft ergänzen. Ist sie abgelaufen, ist es problematisch: Neue Punkte nach Fristablauf könnten ausgeschlossen sein, es sei denn, der Vermieter hatte die verspätete Geltendmachung zu vertreten (z.B. weil er Belege erst sehr spät geliefert hat, sodass Sie gar nicht früher beanstanden konnten). In einem Fall hat ein Gericht die nachträglich präzisierte Einwendung noch gelten lassen, weil der Vermieter vorher Belegeinsicht nicht vollständig gewährt hatte. Dennoch: Verlassen Sie sich nicht auf Kulanz – bringen Sie so früh wie möglich alle Beanstandungen vor.

• Zahlungsverweigerung und Vorbehalt: Wenn die Abrechnung aus Ihrer Sicht fehlerhaft ist, können Sie eine etwaige Nachforderung vorerst zurückbehalten. Teilen Sie dem Vermieter in Ihrem Einwendungsschreiben mit, dass Sie bis zur Klärung der strittigen Punkte keine oder nur eine gekürzte Zahlung leisten. Dabei sollten Sie aber realistisch bleiben: Ist z.B. nur eine Position von 100 € strittig, sollten Sie nicht die gesamte Abrechnungssumme von 1000 € verweigern, sondern z.B. 900 € zahlen und 100 € unter Vorbehalt einbehalten. Das zeigt Verhandlungsbereitschaft und schützt Sie vor dem Vorwurf der Schlechterfüllung. Sie können auch ausdrücklich unter Vorbehalt zahlen – das heißt, Sie begleichen die Nachforderung, weisen aber schriftlich darauf hin, dass diese Zahlung keine Anerkennung der Abrechnung darstellt und Sie sich eine Rückforderung vorbehalten für den Fall, dass sich Fehler bestätigen. Ein „Zahlen unter Vorbehalt“ wahrt Ihre Rechte, verhindert aber, dass der Vermieter ggf. Verzugszinsen oder Mahnklage gegen Sie erhebt. Beachten Sie jedoch: Trotz Vorbehaltszahlung müssen Einwendungen weiterhin fristgerecht erhoben werden – der Vorbehalt ersetzt nicht die formelle Einwendung innerhalb von 12 Monaten.

• Dokumentation: Behalten Sie eine Kopie Ihres Einwendungsschreibens und Zustellnachweis. Sollten später Streitigkeiten vor Gericht landen, haben Sie so einen Nachweis, wann und wie Sie was gerügt haben.

Wenn der Vermieter gar keine Abrechnung vorlegt oder diese unvollständig/fehlerhaft bleibt, stellen sich für den Mieter Frage nach möglichen Sanktions- und Abwehrrechten.

• Abrechnung wird nicht erteilt: Hat der Vermieter trotz vertraglicher Pflicht und eventuell mehrfacher Aufforderung keine Abrechnung erstellt, kann der Mieter Druck ausüben. Wie schon unter Schritt 1 erwähnt, steht dem Mieter nach Ablauf von 12 Monaten ein Zurückbehaltungsrecht an zukünftigen Nebenkostenvorauszahlungen zu. Konkret: Fordern Sie den Vermieter schriftlich auf, die ausstehende Abrechnung (z.B. für 2022) innerhalb einer angemessenen Frist nachzuholen. Kündigen Sie an, dass Sie andernfalls die Vorauszahlungen einstellen werden. Wenn der Vermieter dann immer noch nicht abrechnet, dürfen Sie die laufenden Nebenkostenzahlungen ab dem Zeitpunkt des Fristablaufs vorübergehend einstellen – und zwar so lange, bis die einbehaltenen Beträge der Summe der noch nicht abgerechneten Vorauszahlungen entsprechen. Dieses Vorgehen ist durch § 273 BGB gedeckt und wurde höchstrichterlich bestätigt. Beachten Sie: Sie dürfen nicht die Grundmiete zurückbehalten, sondern nur die Betriebskostenvorauszahlungen. Sobald der Vermieter abrechnet, müssen Sie die Vorschüsse auch wieder regulär zahlen.

• Abrechnung kommt verspätet: Trifft die Abrechnung verspätet bei Ihnen ein (nach mehr als 12 Monaten, entgegen einer vertraglichen Ausschlussfrist, oder vielleicht erst nach Mietvertragsende), stellt sich die Frage nach den Konsequenzen. Im Gewerbemietrecht bedeutet eine Verspätung alleine nicht, dass Sie nichts mehr zahlen müssten – es sei denn, der Mietvertrag regelt einen Ausschluss. Liegt eine vertragliche Ausschlussfrist vor (z.B. „Nach Ablauf von X Monaten keine Nachforderung mehr möglich“), können Sie eine verfristete Abrechnung zurückweisen und die Zahlung verweigern mit Hinweis auf die vertragliche Regelung. Ist keine solche Klausel vorhanden, bleibt die Forderung dem Grunde nach bestehen. Dennoch: Je später die Abrechnung, desto eher können Sie argumentieren, dass Einwendungen noch zulässig sind (weil die Einwendungsfrist mangels ordnungsgemäßer oder rechtzeitiger Abrechnung noch nicht zu laufen begann) und desto skeptischer darf man die Nachforderung prüfen. Der Vermieter darf sich durch eigene Verspätung nicht ins bessere Licht setzen. In der Praxis sollte eine sehr spät kommende Abrechnung (z.B. erst 2–3 Jahre später) genau geprüft und ggf. aus Beweisgründen auch die Zahlung verweigert werden, bis der Vermieter die Richtigkeit zweifelsfrei belegt.

• Formell unvollständige Abrechnung: Ist die Abrechnung, wie in Schritt 1 erörtert, formell unwirksam (weil wesentliche Angaben fehlen), gilt sie rechtlich als „nicht mitgeteilt“. Der Vermieter kann daraus keine Nachzahlung verlangen. Solange der Vermieter keine Korrektur vornimmt, brauchen Sie nicht zu zahlen. Auch die Einwendungsfrist beginnt mangels ordnungsgemäßer Abrechnung nicht zu laufen. Sie sollten den Vermieter schriftlich auf die Mängel hinweisen und um Berichtigung bitten. Passiert nichts, behalten Sie Ihr Geld. Tipp: Zahlen Sie in solchen Fällen keinesfalls freiwillig Nachforderungen, denn damit würden Sie die Abrechnung möglicherweise anerkennen, obwohl sie angreifbar war.

• Inhaltliche (materielle) Fehler: Weist die Abrechnung inhaltliche Fehler auf (z.B. falsche Beträge, Rechenfehler), so schulden Sie nur den Betrag, der bei korrekter Abrechnung herauskäme. Kleine Rechenfehler kann der Vermieter auch nach Ablauf der Frist noch korrigieren und nachfordern (das sind keine „neuen“ Positionen, sondern Berichtigungen). Größere inhaltliche Fehler, die zu einer komplett anderen Abrechnung führen würden, berechtigen den Mieter, Neuerstellung zu verlangen. Zahlt der Mieter trotz Fehler zunächst, kann er den überzahlten Betrag zurückfordern, sofern er die Zahlung unter Vorbehalt gestellt oder fristgerecht Einwendungen erhoben hat.

• Rückforderungsrecht des Mieters bei Nichtabrechnung: Was ist mit den bereits gezahlten Vorauszahlungen, wenn der Vermieter gar nicht abrechnet? Hier ist zu unterscheiden: Während des laufenden Mietverhältnisses empfiehlt sich wie gesagt die Druckausübung per Zurückbehalt statt sofortiger Rückforderung. Aber nach Ende des Mietverhältnisses stellt sich die Frage, ob der Mieter die nicht abgerechneten Vorauszahlungen zurückverlangen kann. Der BGH hat hierzu entschieden, dass ein Mieter nach Vertragsende Rückzahlung der Vorauszahlungen nur insoweit verlangen kann, wie er nicht bereits während des laufenden Vertrags ein Zurückbehaltungsrecht ausüben konnte. Der Gedanke dahinter: Solange der Mieter die Chance hatte, durch Einbehaltung die Abrechnung zu erzwingen, und dies ggf. versäumt hat, soll er nicht am Ende sämtliche Vorauszahlungen zurückbekommen, obwohl ja Kosten angefallen sein könnten. Hat der Mieter aber keinerlei Möglichkeit mehr, seine Rechte durchzusetzen (etwa weil das Mietverhältnis beendet ist und keine Vorauszahlungen mehr anfallen, die er zurückbehalten könnte), dann kann ein Anspruch auf Rückerstattung bestehen. In einem Fall, in dem der Vermieter über mehrere Jahre bis Vertragsende nicht abgerechnet hatte, hat der BGH den Rückforderungsanspruch zeitlich begrenzt: Der Mieter erhielt die Vorauszahlungen der letzten drei Jahre zurück, nicht aber für länger zurückliegende Zeiträume, weil er dort theoretisch früher hätte reagieren können. Zusammengefasst: Sie können nach Mietende grundsätzlich Ihr Geld zurückverlangen, wenn der Vermieter pflichtwidrig nicht abrechnet – aber wohl nicht unbegrenzt für alle Jahre, und Sie müssen den Vermieter vorher zur Abrechnung aufgefordert haben. Es empfiehlt sich, nach Mietende dem Vermieter eine letzte Frist zur Abrechnung zu setzen und dann ggf. klageweise die Abrechnung und Auszahlung eines Guthabens (bzw. Rückzahlung aller Vorauszahlungen mangels Abrechnung) zu verlangen.

• Zurückbehaltungsrecht vs. Verjährung: Denken Sie daran, dass auch Ihr Anspruch auf Abrechnung oder Rückzahlung der Vorauszahlungen der Verjährung unterliegt (regelmäßig 3 Jahre). Wenn also ein Vermieter jahrelang nicht abrechnet, sollten Sie nicht endlos warten. Spätestens mit Vertragsende sollten Sie aktiv werden.

Vermieter V erstellt für 2019 bis 2021 keine Abrechnungen. Mieter M fordert diese mehrfach vergeblich an. M stellt daraufhin Ende 2022 die Zahlung der Vorauszahlungen ein (zulässig, siehe oben). Der Vertrag endet 2023 ohne dass je abgerechnet wurde. M könnte nun auf Abrechnung klagen oder direkt die Rückzahlung aller gezahlten Vorschüsse 2019–2021 fordern. Nach BGH dürfte M hier Rückzahlung zumindest für die nicht durch Einbehalt kompensierten Zeiträume verlangen, da V vertragsbrüchig blieb – allerdings abzüglich etwaiger unstreitig entstandener Kosten (dieser Punkt kann in einem Prozess relevant werden: Der Vermieter kann einwenden, dass ja ohnehin Kosten in bestimmter Mindesthöhe angefallen sind, um die Rückforderung teilweise abzuwehren; im Zweifel muss dann doch abgerechnet oder geschätzt werden).

Sollten die außergerichtlichen Bemühungen zu keiner Einigung führen, hat der gewerbliche Mieter verschiedene rechtliche Mittel, um seine Ansprüche durchzusetzen oder sich gegen Forderungen des Vermieters zu verteidigen:

• Klage auf Abrechnung (Leistungsklage): Der Mieter kann den Vermieter auf Erteilung einer Nebenkostenabrechnung verklagen, wenn dieser seiner Abrechnungspflicht nicht nachkommt. Da nach BGH-Rechtsprechung auch im Gewerbemietverhältnis die Pflicht zur jährlichen Abrechnung besteht, ist ein solcher Anspruch grundsätzlich gegeben. Die Klage wäre gerichtet auf „Erstellung einer ordnungsgemäßen Nebenkostenabrechnung für den Zeitraum X“. Diese Klageart kommt zum Einsatz, wenn der Mieter hauptsächlich die Abrechnung an sich erzwingen will (z.B. um endlich Klarheit über ein eventuelles Guthaben zu erhalten). Oftmals wird eine solche Klage mit weiteren Ansprüchen verbunden, siehe Stufenklage.

• Stufenklage gemäß § 254 ZPO: In vielen Fällen weiß der Mieter erst nach Vorlage der Abrechnung/Belege, ob und in welcher Höhe ihm Geld zusteht. Hier bietet sich die Stufenklage an. Auf der ersten Stufe klagt der Mieter auf Auskunft und Rechnungslegung – d.h. auf Vorlage der Nebenkostenabrechnung und aller zugehörigen Belege. Ist der Vermieter zur Abrechnung vertraglich verpflichtet, wird das Gericht ihn in diesem ersten Schritt dazu verurteilen (ggf. mittels Teilurteil). Auf der zweiten Stufe – nach Vorliegen der Abrechnung und Belege – klagt der Mieter dann auf Zahlung eines sich ergebenden Guthabens oder Rückerstattung überzahlter Nebenkosten. Die Höhe dieses Anspruchs kann zunächst offen gelassen und „in der Stufe“ erst beziffert werden, sobald der Vermieter Abrechnung erteilt hat. Die Stufenklage ist prozessökonomisch sinnvoll, weil sie den gesamten Konflikt in einem Verfahren löst: Erst wird die Abrechnung erzwungen, dann daraus folgend der Zahlungsanspruch entschieden. Gerichte erklären solche Stufenklagen in Nebenkostensachen regelmäßig für zulässig. In der ersten Stufe wird der Umfang der Abrechnungspflicht oft auch dahingehend präzisiert, dass alle relevanten Unterlagen im Original vorzulegen sind. Im oben zitierten Urteil hat das Gericht dem Mieter z.B. einen Anspruch auf Vorlage sämtlicher Abrechnungsunterlagen für zwei Jahre zugesprochen, inklusive Originalbelegen etc., um ihm die Prüfung und Vorbereitung von Einwendungen zu ermöglichen.

• Klage auf Zahlung (des Guthabens): Hat der Mieter aufgrund einer (ggf. selbst erstellten) Abrechnung oder offensichtlicher Überzahlungen einen überschießenden Anspruch, kann er diesen direkt einklagen. Beispiel: Der Vermieter hat keine Abrechnung gemacht, aber der Mieter weiß, dass er beispielsweise 10.000 € an Vorauszahlungen geleistet hat und nach seinen Informationen die tatsächlichen Kosten viel geringer waren. Er könnte dann auf Rückzahlung dieser zu viel gezahlten Nebenkosten klagen. Allerdings ist dieses Vorgehen riskanter, solange keine Abrechnung vorliegt – in der Regel wird das Gericht im Prozess dann doch die Abrechnung nachholen (durch Beweiserhebungen, Belegvorlage etc.). Daher ist die Stufenklage meist der elegantere Weg. Gleichwohl: Ergibt sich eindeutig ein Guthaben zugunsten des Mieters aus einer erhaltenen Abrechnung, und der Vermieter zahlt es nicht aus, kann der Mieter natürlich direkt auf Auszahlung dieses Guthabens klagen.

• Verteidigung im Zahlungsprozess des Vermieters: Häufiger ist die Situation, dass der Vermieter seinerseits klagt – nämlich auf Zahlung einer Nachforderung aus der Nebenkostenabrechnung. In diesem Fall wird der Mieter zum Beklagten in einem Zahlungsprozess. Hier kann (und muss) er alle oben erarbeiteten Einwendungen als Verteidigung vorbringen. Wichtig: Einwände, die der Mieter in der Einwendungsfrist nicht geltend gemacht hat, könnten ihm jetzt verwehrt sein. Wenn jedoch – wie meist – keine formale Ausschlussfrist im Gewerbemietvertrag greift oder die 12 Monate noch nicht um sind, kann der Mieter im Prozess sämtliche Fehler der Abrechnung rügen. Der Vermieter trägt grundsätzlich die Beweislast, dass seine Forderung berechtigt ist, da er eine Zahlung einklagt. Das heißt, er muss eine formell ordnungsgemäße Abrechnung präsentieren und die bestrittenen Positionen belegen. Der Mieter sollte im Prozess klar und substantiiert darlegen, welche Positionen er für falsch hält (idealerweise deckungsgleich mit seinen vorherigen schriftlichen Einwendungen). Das Gericht prüft dann – oft mittels Belegeinsicht und gegebenenfalls Zeugen/Sachverständigen –, ob und in welcher Höhe die Nachforderung berechtigt ist. Typische Konstellationen: Der Mieter kann einwenden, die Abrechnung sei formell unwirksam, sodass schon aus diesem Grund keine Zahlung fällig sei. Ein solcher formeller Mangel wäre z.B. das Fehlen der Gesamtkosten oder des Verteilerschlüssels – darauf kann sich der Mieter auch noch im Prozess berufen, sofern er nicht bereits vorbehaltlos gezahlt hat. Weiter kann der Mieter materiell einwenden, bestimmte Kosten seien vertraglich nicht umlagefähig (hier muss er darlegen, warum – siehe Schritt 2) oder der Umlageschlüssel sei falsch (Schritt 3), die Abrechnung verspätet (Schritt 4) oder es fehle an Belegen (Schritt 5). Fehlen ihm immer noch Belege, kann er im Prozess Anspruch auf Belegeinsicht geltend machen – das Gericht kann z.B. anordnen, dass der Vermieter die Originalrechnungen vorlegt. Ferner kann der Mieter die Unwirtschaftlichkeit hoher Kostenpositionen einwenden (Schritt 6), wobei er dafür Indizien vortragen sollte. All diese Einwendungen führen, wenn sie durchgreifen, dazu, dass die Nachforderung ganz oder teilweise als unbegründet abgewiesen wird.

Zusätzlich kann der Mieter – gerade wenn er Beklagter ist – Aufrechnung erklären mit eigenen Rückforderungsansprüchen (z.B. wenn er in früheren Jahren zu viel bezahlt hat, was noch nicht verjährt ist). Allerdings sollte man hier vorsichtig agieren und die Aufrechnung nur erklären, wenn die Gegenforderung klar bezifferbar und fällig ist, um prozessualen Komplikationen aus dem Weg zu gehen.

Beachten Sie, dass in solchen Verfahren der Streitwert oft der strittige Betrag ist (also z.B. Nachforderung 50.000 €). Bei Gewerbemiete können die Summen höher sein, was die Gerichts- und Anwaltskosten beeinflusst. Als Mieter sollte man vorab prüfen, ob eventuell eine Rechtsschutzversicherung (mit Mietrechtsschutz) vorhanden ist oder ob sich die Investition in einen Rechtsstreit angesichts des möglichen Erfolgs lohnt. Oftmals lassen sich Streitigkeiten durch anwaltliche Verhandlungen außergerichtlich beilegen, sobald der Vermieter merkt, dass der Mieter gut informiert und willens ist, seine Rechte durchzusetzen.