Nebenkostenabrechnung aus Mietersicht

Erhält der Mieter die jährliche Nebenkostenabrechnung, sollte er diese sowohl formell als auch materiell überprüfen. Unter formeller Kontrolle versteht man die Prüfung, ob die Abrechnung den gesetzlichen und vertraglichen Mindestanforderungen an Form und Inhalt genügt. Die materielle Kontrolle betrifft demgegenüber die sachliche Richtigkeit der angesetzten Kosten und Verteilungen.

Eine Betriebskostenabrechnung muss so aufgebaut sein, dass ein durchschnittlich verständiger Mieter ohne besondere betriebswirtschaftliche Kenntnisse sie nachvollziehen kann. Nach der Rechtsprechung des BGH sind in der Abrechnung vier Kernbestandteile anzugeben: (1) der Abrechnungszeitraum, (2) die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart, (3) der Verteilerschlüssel (bzw. der Anteil des Mietobjekts an der Gesamtfläche oder Gesamteinheit) und (4) die Berechnung des auf den Mieter entfallenden Kostenanteils sowie der Saldo (Nachzahlungsbetrag oder Guthaben). Fehlen diese Mindestangaben oder ist die Abrechnung in sich unverständlich, ist sie formell unwirksam. Der Saldo wird dann nicht fällig, bis eine ordnungsgemäße Abrechnung nachgereicht wird.

Für gewerbliche Mietverhältnisse gelten diese Grundsätze sinngemäß, auch wenn § 556 BGB – der solche Vorgaben im Wohnraummietrecht kodifiziert – hier nicht direkt anwendbar ist. In der Praxis haben sich die formellen Anforderungen aus dem Wohnraummietrecht auch im Gewerblichen als Standard etabliert. Beispielsweise muss die Abrechnung klar erkennen lassen, welche Gesamtkosten im Abrechnungsjahr für jede vereinbarte Betriebskostenart angefallen sind, wie diese auf die Mieter verteilt wurden und welcher Betrag auf den einzelnen Mieter entfällt. Eine bloße Übersendung von Belegkopien oder einer unsortierten Kostenauflistung ohne Verteilungsrechnung genügt nicht.

Die Rechtsprechung zeigt jedoch auch, dass keine überzogenen Anforderungen an die Darstellung gestellt werden dürfen. So ist eine Abrechnung nicht bereits formell fehlerhaft, nur weil sie sich über mehrere Seiten erstreckt und der Mieter zum Verständnis zwischen Tabellen hin- und herblättern muss. Entscheidend ist, dass die Rechenschritte insgesamt nachvollziehbar sind. Ebenso hat der BGH klargestellt, dass der Vermieter nicht zwingend für jede Kostenart eine Zwischensumme bilden muss – es reicht, wenn die einzelnen Positionen ausgewiesen und dann insgesamt addiert werden. Kleinere Unübersichtlichkeiten beeinträchtigen die Wirksamkeit nicht, solange der inhaltliche Gehalt stimmt.

Inhaltlich muss die Abrechnung natürlich richtig sein. Der Mieter sollte kontrollieren, ob alle angesetzten Kosten vereinbart und umlagefähig sind, ob der angewandte Verteilerschlüssel dem Vertrag entspricht und korrekt berechnet wurde, und ob Rechenfehler vorliegen. Typische materielle Fehler sind z. B. das Einbeziehen nicht umlagefähiger Posten (wie Reparaturen, Verwaltungskosten, s.o.), das Überschreiten vertraglich vereinbarter Umlagegrenzen oder schlichte Rechenfehler. Auch das Abrechnen falscher Zeiträume (nicht dem vereinbarten Abrechnungszeitraum entsprechend) oder das Versäumen von Guthabenauszahlungen an den Mieter gehören zu den materiellen Mängeln.

Ein Gewerbemieter hat – mangels strenger gesetzlicher Vorgaben – kein gesetzlich festgelegtes Prüfschema, doch lassen sich Analogien ziehen: Zunächst wird geschaut, ob die formellen Mindestangaben vorliegen. Ist dies der Fall, beginnt die Einwendungsfrist zu laufen (siehe unten Kapitel 7). Inhaltliche Fehler muss der Mieter innerhalb der vertraglich oder gesetzlich vorgesehenen Fristen rügen. Ein besonderes Augenmerk gilt im Gewerblichen den vereinbarten Verteilungsschlüsseln. Häufig erfolgt die Umlage nach Flächenanteilen (etwa prozentual nach qm Mietfläche). Der Mieter sollte überprüfen, ob seine Flächenangabe korrekt berücksichtigt wurde und ob etwaige leerstehende Flächen ordnungsgemäß herausgerechnet wurden (zum Thema Leerstand vgl. Kapitel 6).

Zudem ist zu prüfen, ob der Vermieter die Abrechnung fristgerecht erstellt hat. Für Wohnraum schreibt § 556 Abs.3 BGB vor, dass die Abrechnung dem Mieter spätestens binnen 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen muss; andernfalls sind Nachforderungen ausgeschlossen. Im Gewerbemietrecht existiert eine solche gesetzliche Frist nicht. Der BGH hat ausdrücklich entschieden, dass § 556 Abs.3 BGB im Gewerberaummietverhältnis keine Anwendung findet und auch nicht analog gilt (BGH, Urt. v. 27.01.2010 – XII ZR 22/07). Somit kann der Vermieter – sofern vertraglich nichts Abweichendes geregelt ist – auch nach Ablauf eines Jahres noch abrechnen und Nachzahlungen verlangen. Gleichwohl vereinbaren viele gewerbliche Mietverträge freiwillig eine Abrechnungsfrist (oft ebenfalls 12 Monate) zur Schaffung von Klarheit. Verstreicht eine solche vertragliche Frist fruchtlos, kann dies je nach Auslegung zum Verwirkungseinwand oder Ausschluss von Nachforderungen führen. In jedem Falle sollte der Mieter zeitnah nach Abrechnungsperiodenabschluss auf die Abrechnung drängen; ein „Schwebezustand“ über mehrere Jahre ist für keine Seite wünschenswert.

Der BGH verlangt im Wohnraum wie im Gewerberaum, dass der Vermieter alle Kosten nachvollziehbar aufschlüsselt. Eine Missachtung dieser Pflichten führt zur formellen Unwirksamkeit der Abrechnung und berechtigt den Mieter, Nachforderungen zurückzuweisen. Andererseits begründen kleine formale Mängel, die die Verständlichkeit nicht wirklich hindern, keine Unwirksamkeit. Der Mieter muss also sorgfältig unterscheiden, ob ein vermeintlicher Fehler tatsächlich die Abrechnung als Ganzes unwirksam macht (dann muss er vorerst gar nichts zahlen) oder ob „nur“ inhaltliche Fehler vorliegen, die im Einzelnen zu beanstanden sind.

Im Ergebnis hat der Mieter bei Erhalt der Abrechnung ein Recht auf eine prüffähige Abrechnung. Tut der Vermieter dem nicht Genüge, entsteht die Zahlungspflicht des Mieters nicht. Diese starke Position sollte der Mieter kennen und nutzen: Insbesondere eine völlig undurchsichtige oder lückenhafte Abrechnung muss er nicht akzeptieren – er kann in einem solchen Fall auf einer Neuvorlage bestehen, ohne in Zahlungsverzug zu geraten.

Dem Mieter stehen mehrere instrumentelle Rechte zu, um die Nebenkostenabrechnung effektiv überprüfen und ggf. korrigieren zu lassen.

• Belegeinsichtsrecht: Der Mieter hat das Recht, die der Abrechnung zugrunde liegenden Rechnungen und Belege einzusehen. Dieses Recht wird aus § 259 BGB (Rechnungslegungsgrundsatz bei Herausgabeansprüchen) bzw. aus Treu und Glauben (§ 242 BGB) hergeleitet und ist allgemein anerkannt. Konkret darf der Mieter vom Vermieter verlangen, alle Originalbelege oder Kopien vorgelegt zu bekommen, die die einzelnen Kostenpositionen untermauern. Im Gewerberaummietrecht wird dieses Recht meist vertraglich erwähnt; auch ohne ausdrückliche Regelung ist es aber als Nebenpflicht des Vermieters anerkannt. Der BGH betont, dass der Vermieter auf Verlangen des Mieters ohne besondere Voraussetzungen Einsicht in die Abrechnungsunterlagen gewähren muss – dies umfasst z. B. auch die Aufschlüsselung von verbrauchsabhängigen Kosten gegenüber anderen Mietern. So entschied der BGH 2018, dass der Vermieter dem prüfenden Mieter Einsicht in die Ablesebelege der anderen Mieter zu gewähren hat, selbst wenn der Mieter kein spezifisches besonderes Interesse darlegt (BGH, Urt. v. 7.2.2018 – VIII ZR 189/17). Dies dient der Transparenz, etwa um außergewöhnlich hohe Verbrauchswerte vergleichen und auf Plausibilität prüfen zu können.
  Der Mieter sollte das Belegeinsichtsrecht zeitnah nach Erhalt der Abrechnung ausüben. In der Regel erfolgt die Einsichtnahme beim Vermieter oder der Hausverwaltung vor Ort, oft wird inzwischen auch die Zusendung von Kopien (ggf. gegen Kostenerstattung) angeboten. Verweigert der Vermieter die Belegeinsicht, kann der Mieter konsequenterweise die Nachzahlung vorläufig verweigern, da ihm ohne Belege eine Prüfung nicht möglich ist. Die Rechtsprechung gesteht dem Mieter in einem solchen Fall ein Zurückbehaltungsrecht am Nachzahlungsbetrag zu. Auch prozessual kann der Mieter die Einsicht erzwingen, indem er im Rechtsstreit den Einwand der fehlenden Belegeinsicht erhebt – dann wird der Vermieter die Unterlagen spätestens im Prozess vorlegen müssen. Wichtig: Das Einsichtsrecht umfasst sämtliche Grundlagen der Abrechnung, also neben Rechnungen etwa auch Verträge mit Dienstleistern (z. B. Wartungsverträge) und Berechnungsunterlagen wie Flächenaufstellungen oder Verteilerschlüsselberechnungen.

• Überprüfung durch Sachverständige: Der gewerbliche Mieter hat – anders als z. B. Wohnungseigentümer – kein originäres Recht, einen externen Prüfer einzuschalten, der vom Vermieter bezahlt wird. Er darf aber selbstverständlich auf eigene Kosten einen Sachverständigen hinzuziehen (etwa einen Anwalt oder Mietberater), der die Belege prüft. In Spezialfällen kann bei Weigerung des Vermieters, Fehler einzuräumen, auch die gerichtliche Bestellung eines Gutachters in Betracht kommen. In der Praxis wird dies selten nötig sein, außer bei sehr komplexen Nebenkostenkonstruktionen in großen Gewerbeobjekten.

• Zurückbehaltungsrecht: Das vielleicht schärfste Schwert des Mieters ist das Recht, Zahlungen zurückzuhalten, um Druck auf den Vermieter zur ordnungsgemäßen Abrechnung oder Fehlerkorrektur auszuüben.

• Zurückbehaltung laufender Vorauszahlungen: Rechnet der Vermieter nicht fristgerecht ab, so kann – im Wohnraummietrecht – der Mieter die laufenden Vorauszahlungen bis zur Nachholung der Abrechnung einstellen. Im Gewerberaum ist zwar § 556 Abs.3 BGB nicht anwendbar, doch wird ein entsprechendes Zurückbehaltungsrecht aus Treu und Glauben analog angenommen. Das heißt: Bleibt der Vermieter trotz Fälligwerden mit der Abrechnung in Verzug, darf der Mieter künftige Vorauszahlungen vorläufig verweigern, bis eine Abrechnung vorliegt. Dieses Zurückbehaltungsrecht an weiteren Vorschüssen dient der Selbsthilfe des Mieters und ist allgemein anerkannt.

• Zurückbehaltung der Nachzahlungssumme: Stellt der Mieter bei Prüfung der Abrechnung Fehler fest, kann er die geforderte Nachzahlung ganz oder teilweise zurückhalten, solange diese Fehler nicht geklärt sind. Entdeckt er z. B. eine offensichtlich unberechtigte Position, darf er zumindest den entsprechenden Betrag einbehalten. Allerdings muss der Mieter die beanstandeten Punkte konkret benennen. Pauschales Bestreiten der Abrechnung führt nicht zu einem wirksamen Zurückbehaltungsrecht. Im Zweifel sollte der Mieter dem Vermieter schriftlich mitteilen, welche Posten oder Berechnungen er beanstandet, und bis zur Klärung die Zahlung verweigern.

Wichtig ist, dass der Mieter sein Zurückbehaltungsrecht besonnen und gezielt einsetzt. Bei völlig fehlender Abrechnung ist die Zurückhaltung künftiger Vorauszahlungen gerechtfertigt. Nach Erhalt einer Abrechnung darf die Nachzahlung nicht einfach ohne Begründung verweigert werden – der Mieter muss zunächst seine Einwendungen darlegen und ggf. Einsicht fordern. Tut er dies nicht und zahlt einfach nicht, riskiert er rechtliche Schritte des Vermieters (Mahnung, Klage). Hat er jedoch berechtigte und nachvollziehbare Einwendungen erhoben, so darf er bis zur Klärung zumindest den strittigen Teilbetrag zurückbehalten. Die Gerichte verlangen vom Mieter hierbei ein substantiiertes Vorgehen: Allgemeiner Widerspruch genügt nicht, es müssen konkrete Mängel gerügt werden. Unterlässt der Mieter trotz Unklarheiten die Belegeinsicht, schwächt das seine Position: So wurde einem Gewerbemieter, der die angebotene Belegeinsicht nicht nutzte und nur pauschal widersprach, ein Zurückbehaltungsrecht versagt.

Es verschafft die Kombination aus Einsichtsrecht und Zurückbehaltungsrecht dem Mieter erheblichen Einfluss. Er ist nicht bloß passiver Empfänger der Abrechnung, sondern kann aktiv Nachweise verlangen und bei Missständen die Zahlung vorerst verweigern, um den Vermieter zu Korrekturen oder ordnungsgemäßer Abrechnung anzuhalten. Letztlich schützt dies beide Seiten: Der Vermieter wird angehalten, sauber und transparent abzurechnen, und der Mieter zahlt nur, was nachvollziehbar und geschuldet ist.

Ein zentraler Prüfungsmaßstab für Betriebskosten ist das Wirtschaftlichkeitsgebot. Dieses ungeschriebene Gebot verpflichtet den Vermieter, bei der Bewirtschaftung der Immobilie das Kosten-Nutzen-Verhältnis angemessen zu gestalten und keine unnötig hohen Kosten zu verursachen. Mit anderen Worten dürfen nur solche Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden, die der Vermieter bei gewissenhafter und wirtschaftlicher Verwaltung erforderlich und angemessen entstehen lässt. Überhöhte oder ineffizient verursachte Kosten muss der Mieter nicht tragen.

• Rechtsgrundlage des Wirtschaftlichkeitsgebots: Es handelt sich um eine Ausprägung der vertraglichen Treuepflicht (§ 242 BGB). Nach allgemeiner Ansicht – inzwischen auch durch § 556 Abs.3 Satz 1 BGB für Wohnraum gesetzlich anerkannt – ist das Wirtschaftlichkeitsgebot Bestandteil jedes Mietvertrages, auch im Gewerberaum. Der BGH definiert es als „vertragsmäßige Nebenpflicht des Vermieters, den Mieter nur mit Nebenkosten zu belasten, die erforderlich und angemessen sind“. Diese Pflicht ist jedoch relativ abstrakt: Sie verbietet dem Vermieter kein bestimmtes Vorgehen direkt, sondern bietet dem Mieter ein Korrektiv, falls außergewöhnlich hohe oder unnötige Kosten umgelegt werden.

• Beweislastverteilung: Da das Wirtschaftlichkeitsgebot eine (verletzbare) Nebenpflicht des Vermieters ist, liegt nach allgemeinen Grundsätzen die Darlegungs- und Beweislast für einen Verstoß beim Mieter. Dies hat der BGH zuletzt ausdrücklich bestätigt (BGH, Urt. v. 25.01.2023 – VIII ZR 230/21): Macht der Mieter Ansprüche wegen Verletzung des Wirtschaftlichkeitsgebots geltend (z. B. auf Kostenermäßigung, Schadensersatz oder Freistellung von überhöhten Kosten), muss er darlegen und beweisen, dass der Vermieter unwirtschaftlich gehandelt hat. Der Vermieter seinerseits genügt seiner Pflicht im Streitfall zunächst dadurch, dass er die entstandenen Kosten der Höhe nach belegt und zeigt, dass sie unter die vertraglich umlagefähigen Positionen fallen. Einen weitergehenden „sekundären“ Vortrag – etwa zu günstigeren Marktpreisen – schuldet der Vermieter grundsätzlich nicht. Der Mieter muss also beispielsweise darlegen, dass gleichwertige Leistungen am Markt erheblich günstiger erhältlich gewesen wären oder dass bestimmte Kosten durch ineffizientes Verhalten des Vermieters entstanden sind.
  Die Praxis zeigt, dass die Hürden für Mieter, einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot zu beweisen, durchaus hoch sind. Es reicht nicht aus vorzutragen, die Kosten seien „sehr hoch“ oder würden Durchschnittswerte übersteigen. Vielmehr verlangt der BGH eine konkrete Darlegung, wo der Vermieter wirtschaftlich sinnvoller hätte handeln können. Zum Beispiel müsste der Mieter darlegen, dass der Vermieter einen objektiv vergleichbaren Dienstleistungsvertrag zu deutlich überteuerten Konditionen abgeschlossen hat oder dass er trotz zumutbarer Alternativen an einer kostenträchtigen Betriebsführung festhält. Erst wenn der Mieter greifbare Anhaltspunkte für Unwirtschaftlichkeit präsentiert – etwa Angebote anderer Anbieter, Vergleichskosten ähnlicher Objekte oder offensichtliche Missverhältnisse – kommt die Beweislast überhaupt zum Tragen. Gelingt dem Mieter dieser Vortrag, muss der Vermieter im Prozess darlegen, dass sein Kostenansatz gleichwohl gerechtfertigt war oder unvermeidbar ist.

• Wirtschaftlichkeitskontrolle in der Praxis: Typische Felder für Wirtschaftlichkeitsrügen sind Hausmeisterkosten, Reinigungs- und Wartungsverträge, Versicherungskosten oder allgemein Kosten externer Dienstleister. Ein Beispiel: Ein Gewerbemieter stellt fest, dass die im Zentrum einer Großstadt gelegene Büroimmobilie extrem hohe Müllentsorgungskosten aufweist. Er könnte rügen, der Vermieter habe ohne Not einen teureren Premium-Entsorger beauftragt, obwohl günstigere Anbieter verfügbar seien – und diese Differenz sei am Maßstab des Wirtschaftlichkeitsgebots zu beanstanden. Nun müsste er idealerweise Vergleichsangebote benennen oder darlegen, was angemessen wäre. Gelingt dies, trägt der Vermieter das Risiko, den Nachweis zu erbringen, dass entweder keine günstigere Möglichkeit bestand oder besondere Umstände den höheren Preis rechtfertigen (z. B. einzige verfügbare Firma, spezielle Anforderungen an Entsorgung).
  Im Gewerberaum ist zudem oft streitig, ob Verwaltungskosten oder sonstige interne Kosten überhöht angesetzt sind, falls sie vertraglich umgelegt werden dürfen. Hier hat der BGH entschieden, dass die Umlage von Verwaltungskosten im Gewerberaum prinzipiell zulässig ist (sofern vertraglich vereinbart). Aber auch solche Kosten unterliegen der Kontrolle ihrer Angemessenheit. Im zugrunde liegenden Fall beanstandete die Mieterin eines SB-Marktes Verwaltungskosten von 1.300 € jährlich als zu hoch. Der BGH verlangte von ihr, darzulegen, dass vergleichbare Objekte niedrigere Verwaltungskosten haben und dass die Objekte hinreichend ähnlich sind. Ein pauschaler Hinweis auf andere, nicht genau vergleichbare Mietobjekte reichte nicht aus. Die Mieterin konnte den Nachweis letztlich nicht erbringen – damit blieb sie beweisfällig und musste die Kosten tragen.

• Folgen eines Verstoßes: Kann der Mieter einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot erfolgreich darlegen, hat er verschiedene Ansprüche. Zum einen kommt ein Schadensersatzanspruch in Betracht, der darauf gerichtet ist, so gestellt zu werden, als hätte der Vermieter wirtschaftlich gehandelt (praktisch: Erstattung des Differenzbetrags zwischen gezahlten überhöhten Kosten und hypothetisch angemessenen Kosten). Zum anderen wird teils von einem Freistellungsanspruch gesprochen: Der Vermieter muss den Mieter von überhöhten Forderungen freistellen, d.h. er darf die unwirtschaftlichen Mehrkosten nicht vom Mieter verlangen. Im Ergebnis läuft beides darauf hinaus, dass der Mieter überhöhte Betriebskosten nicht tragen soll. Wichtig ist, dass ein Verstoß nur dann vorliegt, wenn der Vermieter ein Handlungsalternativ hatte und diese pflichtwidrig nicht nutzte. Kein Verstoß liegt etwa vor, wenn allgemeine Preissteigerungen (etwa bei Energie) zu höheren Kosten führen, die der Vermieter nicht beeinflussen kann – hier greift das Wirtschaftlichkeitsgebot nicht, denn der Vermieter muss nicht aus eigener Tasche zuzahlen, wenn die Marktpreise steigen. Er darf nur keine Wahlmöglichkeit ungenutzt lassen, die Kosten für den Mieter zu reduzieren, sofern die Alternative zumutbar ist.

Es genießt der Mieter durch das Wirtschaftlichkeitsgebot einen gewissen Schutz vor überhöhten Nebenkosten, doch ist dieser Schutz an die Initiative und Beweisführung des Mieters geknüpft. Die Gerichte fordern vom Mieter substanzielle Beanstandungen: Er muss deutlich machen, welche Position warum zu teuer sein soll. Dann erst wird der Vermieter gezwungen, sein Vorgehen zu rechtfertigen. Ohne solche Anhaltspunkte wird angenommen, dass der Vermieter im Rahmen des Ermessens gehandelt hat, der dem Wirtschaftlichkeitsgrundsatz innewohnt. Praktisch sollte der Mieter daher auffällige Abweichungen von üblichen Kosten oder Vorperioden genau beobachten. Erkennt er z. B., dass ein bestimmter Kostenblock im Vergleich zum Vorjahr oder zu ähnlichen Objekten stark gestiegen ist, sollte er vom Vermieter eine Erläuterung verlangen. Kann dieser keine überzeugende Begründung liefern, stärkt das die Position des Mieters im Streitfall erheblich.

Die mietvertraglichen Vereinbarungen über Nebenkosten können unterschiedlich ausgestaltet sein. Neben dem Regelfall – Netto-Kaltmiete zuzüglich Vorauszahlungen auf Nebenkosten mit jährlicher Abrechnung – gibt es Sonderformen, die aus Mietersicht jeweils spezifische Vor- und Nachteile mit sich bringen. An dieser Stelle werden vier solcher Formen beleuchtet: Betriebskostenpauschale, Indexmiete, Staffelmiete und Triple-Net-Verträge.

Bei einer Nebenkosten- bzw. Betriebskostenpauschale zahlt der Mieter einen festen Betrag, der alle umlagefähigen Betriebskosten abgilt. In diesem Fall entfällt die Pflicht zur jährlichen Abrechnung – die Pauschale ist ein Festbetrag, unabhängig von den tatsächlich angefallenen Kosten. Für den Mieter bedeutet dies Planungssicherheit: Er weiß genau, welche Gesamtkosten (Miete + Pauschale) pro Monat auf ihn zukommen, ohne Nachzahlungen befürchten zu müssen. Allerdings trägt er zugleich das Risiko, dass die Pauschale auch dann in gleicher Höhe geschuldet bleibt, wenn tatsächlich weniger Kosten anfallen; ein Guthaben wie bei Vorauszahlungen gibt es nicht.

Rechtlich ist die Pauschalvereinbarung im Gewerbemietrecht zulässig und gar nicht so selten. Wichtig ist, dass klar definiert wird, welche Kosten von der Pauschale erfasst werden. Üblich ist eine Formulierung wie: „Die monatliche Miete beträgt X € zuzüglich einer Betriebskostenpauschale von Y €, mit der sämtliche Betriebskosten gemäß § 2 BetrKV abgegolten sind.“ Damit werden alle laufenden Nebenkosten mit Ausnahme individueller Verbrauchskosten (wie Strom bei eigenem Zähler) abgedeckt. Für den Vermieter entfällt der Abrechnungsaufwand; er trägt aber das Risiko, dass die Pauschale die tatsächlichen Kosten nicht deckt. Eine Anpassung der Pauschale im laufenden Vertrag ist nur möglich, wenn dies vereinbart wurde (z. B. Kopplung an einen Preisindex oder Staffelung).

Für den Mieter entfällt bei einer echten Pauschale das Recht auf Abrechnung und damit auch auf Belegeinsicht. Dennoch kann der Mieter das Wirtschaftlichkeitsgebot als Korrektiv ins Feld führen, falls er den Verdacht hat, die Pauschale werde vom Vermieter missbräuchlich hoch angesetzt oder über die Zeit trotz sinkender Kosten nicht reduziert. Allerdings ist die Eingriffsschwelle hier hoch, da der Mieter der Pauschale vertraglich zugestimmt hat. Ein Beispiel: Ist eine Pauschale vereinbart und der Vermieter reduziert eigenmächtig Leistungen (z. B. weniger Gartenpflege, aber Pauschale bleibt gleich), könnte der Mieter ggf. eine Vertragsanpassung verlangen, jedoch meist nur im Rahmen von § 313 BGB (Wegfall der Geschäftsgrundlage) oder nach eindeutigen Treuwidrigkeitsgesichtspunkten.

Aus Mietersicht ist eine Pauschale dann attraktiv, wenn die Nebenkosten schwer prognostizierbar oder potenziell steigend sind – die Pauschale fungiert wie eine Versicherung gegen Nachforderungen. Allerdings sollte die Pauschalenhöhe realistisch bemessen sein; allzu hohe Pauschalen können unwirtschaftlich sein. Ein praktischer Hinweis: Mitunter versuchen Vermieter, in Verträgen mit Vorauszahlungen dennoch eine Art Pauschale zu „verstecken“, indem sie einzelne Kosten mit Fixbeträgen ansetzen. Dies kann überraschend und unwirksam sein, wie ein Fall vor dem OLG Hamm zeigte: Dort enthielt eine Nebenkostenliste im Gewerbemietvertrag teils Positionen mit festen Pauschalbeträgen, was für den Mieter unerwartet war – die Klausel wurde als überraschend nach § 305c BGB angesehen und damit hinfällig. Daher sollten Mischformen vermieden werden: Entweder echte Pauschale für definierte Positionen, oder echte Abrechnung – Hybridklauseln sind anfällig für Unwirksamkeit.

Eine Indexmiete bedeutet zunächst, dass die Miete (Grundmiete) an einen Preisindex – meist den vom Statistischen Bundesamt ermittelten Verbraucherpreisindex – gekoppelt ist. Änderungen des Index führen zur Anpassung der Miete. Im reinen Wohnraummietrecht sind Indexmieten inzwischen gesetzlich geregelt (§ 557b BGB). Im Gewerberaummietrecht sind Indexklauseln ebenfalls üblich und zulässig, sofern sie den Anforderungen der Preisindizierung genügen (keine häufigere Anpassung als jährlich, zulässiger Referenzindex, etc.).

Für die Nebenkostenabrechnung hat die Indexmiete indirekte Wirkungen: Die Nebenkostenvorauszahlungen sind in der Regel von der Indexierung nicht erfasst, da sie ja ohnehin nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet werden. Manche Gewerbemietverträge mit Indexmiete vereinbaren jedoch, dass auch die Nebenkostenpauschale (sofern eine vereinbart ist) oder bestimmte Betriebskostenhöchstbeträge indexiert werden. In den meisten Fällen bleibt es aber dabei, dass die Betriebskosten separat abgerechnet werden und nicht Teil der Indexierung sind.

Allerdings kann eine Indexmiete kombiniert mit einer Betriebskostenpauschale dazu führen, dass die gesamte Warmmiete indexiert wird. Beispiel: „Gesamtmiete (warm) 10.000 € pro Monat, davon 8.000 € Grundmiete und 2.000 € Betriebskostenanteil, Anpassung insgesamt nach Verbraucherpreisindex“. In diesem Fall gibt es weder Nachzahlungen noch Guthaben; die 2.000 € werden indexiert mit angehoben. Für den Mieter besteht dann das Risiko, dass die Pauschale (die ja Fixbestandteil der Gesamtmiete ist) trotz etwaiger Kosteneinsparungen steigt, nur weil die Inflation insgesamt hoch ist. Dieses Modell ist aber selten, da es komplex und für Mieter wenig attraktiv ist.

Im Regelfall betrifft die Indexierung nur die Kaltmiete. Nebenkostenabrechnungen unterliegen also keiner Indexierung, sondern reflektieren die tatsächlichen Kosten. Steigen jedoch die allgemeinen Preise (Inflation), so werden natürlich auch viele Betriebskosten teurer – was wiederum Nachforderungen bedeuten kann. Hier hat der Mieter keinen unmittelbaren Schutz durch die Indexmietvereinbarung; diese greift nur für den Mietzins.

Die Staffelmiete vereinbart Mietsteigerungen zu festgelegten Zeitpunkten in bestimmter Höhe (z. B. jährliche Erhöhung um einen fixen Betrag). Ähnlich wie bei der Indexmiete wirkt sich dies primär auf die Grundmiete aus. Die Nebenkostenvorauszahlungen können, müssen aber nicht parallel erhöht werden. Oft bleiben die Vorauszahlungen zunächst konstant und werden erst angepasst, wenn die Abrechnung deutlich zeigt, dass sie unzureichend sind.

Für Nebenkosten bedeutet eine Staffelmiete also kein spezielles Regime – es sei denn, der Vertrag staffelt auch Betriebskostenpauschalen. Denkbar wäre z. B. eine Klausel: „Die Betriebskostenpauschale beträgt im ersten Jahr 3 €/m² und erhöht sich jährlich um 0,20 €/m².“ Dann steigt die Pauschale stufenweise unabhängig von der tatsächlichen Entwicklung der Kosten. Solche Vereinbarungen sind grundsätzlich zulässig, allerdings eher unüblich, da Betriebskosten schwerer vorherzusehen sind als der Wert der Kaltmiete. Aus Mietersicht sollte man aufpassen: Wenn die Staffeln die Nebenkosten mit abdecken, könnten am Ende Pauschalen gezahlt werden, die die realen Kosten übersteigen (was der Vermieter dann als Gewinn verbuchen könnte, da keine Abrechnungspflicht besteht).

Oft wird im Gewerbemietvertrag geregelt, dass mit jeder Staffelmieterhöhung auch angemessen die Nebenkostenvorauszahlungen angehoben werden „dürfen“ oder „sollen“. Das dient dazu, steigende Kosten zumindest teilweise zeitgleich zu berücksichtigen. Eine automatische Erhöhung der Vorauszahlungen kraft Staffelmietvereinbarung ist aber ohne ausdrückliche Regelung nicht gegeben – der Vermieter müsste sonst die Erhöhung der Vorauszahlungen nach § 560 BGB (der analog herangezogen werden kann) begründen, was im Gewerberaum individuell vereinbart sein sollte.

Das Triple-Net-Modell stammt aus dem anglo-amerikanischen Raum, hat aber auch in Deutschland bei großen gewerblichen Mietverträgen (etwa Logistikzentren, Bürohochhäuser, Einzelhandel-Großflächen) Einzug gehalten. „Triple Net“ bedeutet, dass der Mieter nahezu alle mit dem Objekt verbundenen Kosten trägt – gemeint sind klassisch drei Nettokosten: Netto-Betriebskosten, Netto-Gebäudeversicherung und Netto-Grundsteuer (manchmal wird auch Instandhaltung als dritte Net-Komponente genannt). Im Ergebnis zahlt der Mieter neben der Grundmiete auch die Grundsteuer, die Gebäudeversicherung sowie alle Bewirtschaftungskosten und oft sogar Instandhaltungskosten selbst. Für den Vermieter bleibt eine „sorglose“ Nettomiete übrig.

In einem Triple-Net-Mietvertrag werden daher Pflichten, die normalerweise den Vermieter treffen, auf den Mieter abwälzt: Beispielsweise die Pflicht, das Dach und Fach instand zu halten, größere Reparaturen durchzuführen, Versicherungsprämien zu zahlen usw.. Aus Sicht des Mieters bedeutet dies eine erhebliche Übernahme von Risiken und Kosten. Solche Verträge kommen meist nur zwischen wirtschaftlich starken Parteien zustande, oft bei langfristigen Mietverhältnissen, wo der Mieter die Immobilie quasi wie ein Eigentümer nutzt.

Für die Nebenkostenabrechnung im klassischen Sinne bleibt in Triple-Net-Fällen kaum etwas übrig. Da der Mieter die meisten Kosten direkt trägt, erhält er oft gar keine Nebenkostenabrechnung vom Vermieter, sondern organisiert selbst die Versorgung und Wartung. Falls der Vermieter doch gewisse Betriebskosten auslegt (etwa weil aus administrativen Gründen der Vermieter bestimmte Verträge hält), werden diese vollständig an den Mieter weitergegeben, meist ohne große Prüfungsspielräume. Die vertraglichen Klauseln in Triple-Net-Verträgen müssen sehr deutlich formuliert sein, da sie stark vom dispositiven Recht abweichen. In Allgemeinen Geschäftsbedingungen müssten solche Klauseln der Inhaltskontrolle standhalten – z. B. könnte eine Klausel, die den Mieter auch für den vollständigen Verschleiß des Gebäudes und strukturelle Großreparaturen zahlen lässt, bei unangemessener Benachteiligung unwirksam sein. Jedoch wird in Triple-Net-Verträgen oft individuell verhandelt, sodass AGB-Recht keine Anwendung findet.

Es sind Index- und Staffelmiete primär Regelungen zur Mietzinsentwicklung und berühren die Nebenkosten nur mittelbar, während Pauschalmiete und Triple Net die Nebenkosten direkt regeln (einmal als fixer Pauschalbetrag ohne Abrechnung, einmal als Überwälzung aller Kosten auf den Mieter). Für den Mieter ist entscheidend, die Konsequenzen dieser Modelle zu kennen: Bei Pauschale keine Nachzahlung, aber auch kein Rückerstattungsanspruch; bei Triple Net volle Kostenlast, aber Kontrolle über Ausgaben; bei Index/Staffel reguläre Abrechnung plus automatische Mieterhöhung unabhängig von Nebenkosten. Jede dieser Varianten muss juristisch klar vereinbart sein, da bei Unklarheiten im Zweifel die für den Vermieter ungünstigere Auslegung gilt (Transparenzgebot). Beispielsweise darf eine Nebenkostenpauschale nicht in einer Klausel „versteckt“ werden, die der Mieter nicht erwartet. Ebenso muss bei Triple Net unmissverständlich geregelt sein, welche konkreten Pflichten der Mieter übernimmt (etwa durch Anlagen zum Vertrag, die alle umzulegenden Kosten und Instandhaltungspflichten enumerativ aufzählen).

Gewerbliche Mehrmieterobjekte werfen mitunter komplexe Sonderfragen auf, insbesondere wenn neue gesetzliche Pflichten ins Spiel kommen oder wenn besondere Konstellationen wie Mischobjekte vorliegen. Drei aktuelle Themen verdienen besondere Betrachtung: CO₂-Kosten bei Heizenergie, die Besonderheiten gemischt genutzter Gebäude (Mischobjekte Wohn/Gewerbe) und der Umgang mit Leerstandskosten.

Seit 2021 fallen in Deutschland bei fossilen Brennstoffen (Heizöl, Erdgas) staatliche CO₂-Abgaben an, die zunächst der Vermieter (bzw. der Brennstofflieferant) zahlt. Früher wurden diese Kosten häufig voll an Mieter weitergegeben. Mit dem zum 1. Januar 2023 in Kraft getretenen Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetz (CO2KostAufG) hat der Gesetzgeber jedoch eine verbindliche Aufteilung dieser CO₂-Kosten zwischen Vermieter und Mieter eingeführt.

• Wohngebäude: Hier gilt ein Stufenmodell: Je nach energetischem Zustand des Gebäudes (abgeleitet aus dem spezifischen CO₂-Ausstoß pro qm) trägt der Vermieter zwischen 0 % (bei sehr effizientem Gebäude) und 90 % (bei sehr ineffizientem Gebäude) der CO₂-Kosten, der Rest entfällt auf den Mieter. Dieses Modell soll Anreize für Vermieter schaffen, energetisch zu sanieren.

• Nichtwohngebäude (Gewerbeimmobilien): Hier gilt pauschal eine hälftige Aufteilung (50/50) zwischen Vermieter und Mieter. Das Gesetz sieht für Nichtwohngebäude keine weitere Differenzierung nach Effizienz vor, da eine belastbare Datengrundlage dafür (noch) fehlt. Damit teilen sich in einem reinen Gewerbeobjekt Vermieter und Mieter stets die CO₂-Kosten gleichmäßig. Wichtig: Vertragliche Vereinbarungen, die den Mieter mit einem höheren Anteil als 50 % belasten, sind unwirksam. Der Vermieter darf also maximal die Hälfte der CO₂-Kosten auf den Mieter überwälzen; eine anderslautende Abwälzungsvereinbarung wäre durch § 8 Abs.1 CO2KostAufG insoweit verdrängt.

• Für gemischt genutzte Gebäude (dazu gleich mehr) kommt es nach dem Gesetz darauf an, ob es als Wohngebäude oder Nichtwohngebäude einzustufen ist. Überwiegt die Wohnnutzung (>50 % der Fläche), gilt das Wohngebäude-Stufenmodell; überwiegt Gewerbe, gilt die 50/50-Regel. Dabei ist gemäß CO2KostAufG nicht die mietrechtliche Kategorisierung entscheidend, sondern der Nutzungszweck nach dem Gebäudeenergiegesetz.

• Umsetzung in der Abrechnung: Der Vermieter muss in der Heizkostenabrechnung die angefallenen CO₂-Kosten für das Gebäude ausweisen und dann den Vermieteranteil abziehen. Nur die verbleibenden (Mieter-)CO₂-Kosten dürfen auf die Mieter verteilt werden. Praktisch bedeutet dies: Angenommen, in einem Bürogebäude fallen 10.000 € CO₂-Kosten an (durch Gasheizung). Der Vermieter trägt davon 5.000 € selbst. Die restlichen 5.000 € werden – wie andere Brennstoffkosten – nach dem üblichen Verteilerschlüssel (i.d.R. Verbrauch/Fläche gemäß HeizkostenVO) auf die Mieter umgelegt. In einem Wohngebäude hinge der Anteil ab vom Effizienzgrad (in einem sehr schlechten Gebäude z.B. 90 % = 9.000 € Vermieter, 1.000 € auf Mieter verteilbar; in einem Top-Gebäude umgekehrt nur 10 % Vermieter, 9.000 € Mieter).

• Für den gewerblichen Mieter in einem Nichtwohngebäude heißt das konkret: Er trägt immer die Hälfte der CO₂-Kosten seiner verbrauchten Heizenergie. Vertraglich darf diese hälftige Last nicht überschritten werden – anders als früher, wo manche Gewerbemietverträge den Mieter 100 % solcher „staatlicher Lasten“ tragen ließen, ist dies seit 2023 unzulässig. Allerdings darf der Vermieter natürlich eine günstigere Verteilung zugunsten des Mieters vereinbaren (z. B. 60 % Vermieter / 40 % Mieter), nur eben keine 0 % Vermieteranteil mehr. In der Praxis werden bestehende Verträge kraft Gesetz angepasst; die Regelung gilt auch für Altverträge, ohne dass es einer Änderung bedarf.

• Ein gewerblicher Mieter sollte seine Nebenkostenabrechnung dahingehend prüfen, ob der Vermieter ab 2023 die CO₂-Kosten korrekt geteilt hat. Falls ein Vermieter unwissentlich die gesamten CO₂-Kosten umlegt, wäre die Abrechnung insoweit materiell fehlerhaft – der Mieter kann Berichtigung verlangen und den überhöhten Anteil zurückbehalten. Die Neuregelung stellt einen gesetzlichen zwingenden Kostenanteil des Vermieters dar, der nicht umgelegt werden darf.

Viele Gebäude enthalten sowohl Wohn- als auch Gewerbeeinheiten (z. B. Ladenlokale im Erdgeschoss, Wohnungen darüber). In solchen Mehrmieterhäusern gilt es zu beachten, dass für Wohnraummieter einige Schutzvorschriften (Abrechnungsfrist, BetrKV-Definition, Umlagefähigkeitsbeschränkungen) zwingend sind, während die Gewerbemieter vertraglich anders gebunden sein können. Oft werden daher getrennte Nebenkostenabrechnungen erstellt: eine für den Wohnteil nach den Regeln des Wohnraummietrechts, eine für den Gewerbeteil gemäß Vertragsklauseln.

Ein Knackpunkt ist die Verteilung gemeinsamer Kosten zwischen Wohn- und Gewerbeanteil. Das Gebot der Kostentrennung verlangt, dass etwa Kosten, die nur durch Gewerbe verursacht werden, nicht den Wohnmietern aufgebürdet werden dürfen, und umgekehrt. In der Praxis wendet man häufig einen Vorwegabzug an: Bestimmte Kosten werden vor der Verteilung an alle zuerst nach Verursachung getrennt. Beispiel: Die Müllabfuhrkosten in einem Haus mit Restaurants und Wohnungen – hier kann man einen Vorwegabzug vornehmen, indem man etwa den gewerblichen Müllanteil separat ermittelt und nur den Rest auf die Wohnungen verteilt.

Allerdings hat der BGH entschieden, dass ein solcher Vorwegabzug nicht zwingend automatisch geboten ist, sofern ein einheitlicher Umlagemaßstab vereinbart wurde. Insbesondere beim Kostenpunkt Grundsteuer hat der BGH klargestellt, dass der Vermieter in einem gemischt genutzten Gebäude keinen Vorwegabzug für gewerbliche Flächen vornehmen muss, wenn vertraglich die Verteilung nach Gesamtfläche vereinbart ist (BGH, Urt. v. 10.5.2017 – VIII ZR 79/16). In dem Fall verlangten Wohnungsmieter, die Grundsteuer solle anteilig den Gewerbeeinheiten stärker zugerechnet werden. Der BGH verneinte das: Liegt eine klare Vereinbarung „Verteilung nach Fläche“ vor, sind auch gewerblich genutzte Flächen mit ihrer Fläche gleichwertig einbezogen. Ein Vorwegabzug wäre nur mit entsprechender vertraglicher Grundlage oder als Anpassung wegen Störung der Geschäftsgrundlage denkbar, wenn etwa die Belastung extrem ungleich wäre (im entschiedenen Fall waren ~56 % der Fläche Gewerbe, ~44 % Wohnen; das war noch kein Grund, abweichend zu verteilen).

Für den Mieter – speziell den Gewerbemieter – in einem Mischhaus bedeutet dies: Er sollte darauf achten, dass er nicht überproportional Kosten trägt, die primär Wohnnutzern oder umgekehrt zuzurechnen sind. Um Streit zu vermeiden, werden größere Posten oft nach Verursachungsprinzip aufgeteilt. Z.B. Aufzugskosten nur auf Wohnungen, wenn Gewerbe ihn nicht nutzt; Hausreinigung getrennt, falls Wohn- und Gewerbeteil verschiedene Eingänge haben. Ist dies im Vertrag nicht geregelt, muss man im Streitfall auf Treu und Glauben abstellen. Generell trägt aber der Vermieter das Leerstands- und Nutzungsrisiko (s.u. Leerstand): Er kann nicht einseitig den Schlüssel ändern. Für Wohnraummieter in Mischhäusern gilt uneingeschränkt § 556 BGB und die BetrKV. Das kann dazu führen, dass gewisse Positionen bei Wohnraum nicht umlagefähig sind (Verwaltung, Instandhaltung), während dieselben Kosten vertraglich auf Gewerbemieter umgelegt werden. Der Vermieter muss also zweigleisig fahren: Zweierlei Abrechnungsmethoden parallel. Das macht gemischte Objekte anspruchsvoll in der Abrechnung.

In Mehrmieterobjekten kommt es vor, dass einzelne Einheiten zeitweise unvermietet (leerstehend) sind. Die anfallenden Betriebskosten für diese Fläche dürfen nicht auf die übrigen Mieter umgelegt werden – denn diese haben nur die vereinbarte Quote ihrer Mietfläche an den Gesamtkosten zu tragen. Der BGH hat eindeutig entschieden, dass bei vereinbarter Umlage nach Fläche der Vermieter die auf leerstehende Flächen entfallenden Kosten grundsätzlich selbst tragen muss. Eine nachträgliche Änderung des Verteilerschlüssels zu Lasten der verbleibenden Mieter ist unzulässig, sofern nicht alle zustimmen. Dieses Prinzip gilt als Ausdruck des Vermieterrisikos: Das Leerstandsrisiko obliegt dem Vermieter, der ja auch keine Miete für die Leerstandsfläche erhält.

Konkret bedeutet das: Ist im Mietvertrag die Verteilung „nach Mietfläche“ vereinbart, so bleibt die Gesamtfläche des Hauses als Divisor konstant, auch wenn ein Teil leer steht. Der Vermieter muss dann faktisch den Anteil der Kosten übernehmen, der auf die Leerstandsfläche entfällt (man spricht vom Vorwegabzug der Leerstandskosten). Versucht der Vermieter hingegen, den Divisor zu reduzieren (z. B. nur noch die vermietete Fläche als Basis zu nehmen, was die Quote der Mieter erhöhen würde), so widerspricht das der getroffenen Vereinbarung und benachteiligt die Mieter unzulässig. Nur in absoluten Ausnahmefällen könnte eine Anpassung wegen Störung der Geschäftsgrundlage diskutiert werden – etwa wenn ein extremer Leerstand eintritt, den keiner vorhergesehen hat. Aber in der Regel bleibt es dabei: Die übrigen Mieter müssen nicht für den Leerstand mitzahlen. Diese höchstrichterliche Linie wurde schon 2006 vom BGH bestätigt (BGH, Urt. v. 31.5.2006 – VIII ZR 159/05, NZM 2006, 655).

Für den Mieter bedeutet dies in der Prüfungspraxis: Taucht in der Abrechnung ein Verteilerschlüssel auf, der offenbar nur die vermietete Fläche berücksichtigt, obwohl ursprünglich die Gesamtfläche vereinbart war, sollte er aufmerksam werden. Beispiel: Ein Gebäude hat 10.000 m² Gesamtfläche, davon im Abrechnungsjahr 2.000 m² leer. Wenn nun die Nebenkosten eines Postens komplett auf z.B. 8.000 m² umgelegt wurden (statt auf 10.000 m²), zahlen die Mieter 25 % mehr als eigentlich ihrem Anteil entspricht – dies wäre falsch. Der Mieter kann in so einem Fall die Abrechnung rügen und Korrektur verlangen. Mietvertraglich lässt sich allenfalls vereinbaren, dass für bestimmte Kosten, die nur bei Nutzung entstehen, Leerstandsflächen unberücksichtigt bleiben dürfen – etwa bei verbrauchsabhängigen Kosten (Heizkosten, Wasser), wenn dort faktisch kein Verbrauch anfällt. Allerdings selbst da ist Vorsicht geboten: Der BGH urteilte, dass auch verbrauchsabhängige Kosten, die mangels Zählern nach Fläche verteilt werden, bei Leerstand vom Vermieter für die Leerstandsfläche zu tragen sind. Heißt: Hat eine leere Einheit keinen eigenen Wasserzähler und werden Wasserkosten nach qm verteilt, so darf der Vermieter nicht argumentieren „dort wurde nichts verbraucht, also ziehe ich die Fläche ab“ – nein, er muss die Kosten entsprechend dem Flächenschlüssel anteilig selbst übernehmen.

Leerstand führt somit ökonomisch dazu, dass der Vermieter die Betriebskosten für die leere Fläche zahlen muss, ohne sie weiterreichen zu können. Einige Vermieter kalkulieren das in die Mieten ein oder versuchen, über Staffeln/Indizes bei Neuvermietungen Verluste aus Leerstand zu kompensieren. Für den aktuellen Mieter aber ist klar: Seine Nebenkostenquote erhöht sich nicht einfach, nur weil Nachbars Ladenlokal derzeit leer steht.

Sollte ein Mietvertrag – etwa als individualvertragliche Abrede – tatsächlich vorsehen, dass bei Leerständen die restlichen Mieter anteilig mehr tragen müssen, wäre dies eine sehr ungewöhnliche Regelung. In AGB wäre sie höchstwahrscheinlich unwirksam wegen unangemessener Benachteiligung. Individualvertraglich denkbar, aber aus Mietersicht natürlich höchst unerwünscht. In der Praxis findet sich so etwas kaum, da es dem Grundgedanken widerspricht, dass der Vermieter das Vermietungsrisiko trägt.

Zusammengefasst sind Mieter in gemischt genutzten Objekten und bei Leerstand durch geltendes Recht und Rechtsprechung geschützt: Keine Mehrbelastung wegen fremder Flächennutzung oder Nichtnutzung. Allerdings muss man im Einzelfall genau hinsehen, wie der Vermieter abrechnet – vor allem in Mischhäusern werden Fehler gemacht, wenn etwa versehentlich Wohn- und Gewerbekosten vermengt werden. Hier sollte ein Gewerbemieter darauf achten, dass er nicht z.B. Kostenanteile für einen wohnraumspezifischen Dienst (Hausmeister, der nur für Wohnungen tätig ist) mitträgt. Idealerweise sind derartige Aufteilungen im Vertrag oder der Teilungserklärung der Immobilie festgelegt.

In Zeiten der Energiewende ist die CO₂-Kostenverteilung besonders hervorzuheben: Gewerbemieter können sich nun darauf berufen, dass ihnen per Gesetz höchstens die Hälfte dieser Zusatzkosten auferlegt werden darf. Dies ist eine Neuerung im Mietkostenrecht, die bewusst auch Gewerbe einbezieht, um eine faire Verteilung staatlicher Lenkungsabgaben zu gewährleisten. Mieter sollten daher ihre Heizkostenabrechnung 2023+ genau prüfen, ob dort ein CO₂-Kosten-Abzug für den Vermieter enthalten ist – dieser muss nämlich explizit ausgewiesen werden. Sollte der Vermieter dies unterlassen, kann der Mieter auf Korrektur bestehen.

Wenn trotz aller Prüfung und Kommunikation ein Streit über Nebenkostenabrechnungen im gewerblichen Mietverhältnis eskaliert, stellt sich die Frage nach den prozessualen Möglichkeiten und Strategien aus Mietersicht. Grundsätzlich gibt es folgende Ansatzpunkte: Einwendung und Verteidigung gegen Forderungen des Vermieters, proaktive Klage des Mieters auf Abrechnung oder Rückzahlung, sowie einstweiliger Rechtsschutz in Ausnahmefällen.

Einwendungen gegen die Abrechnung und Zahlungsklage des Vermieters: Häufigstes Szenario: Der Vermieter fordert eine Nachzahlung (oder behält die Kaution wegen offener Nebenkosten ein), der Mieter verweigert die Zahlung wegen behaupteter Fehler. Zieht der Vermieter vor Gericht (Zahlungsklage), muss der Mieter dort alle Einwände gegen die Abrechnung vorbringen. Hierbei ist entscheidend, dass die Einwendungen rechtzeitig erhoben wurden. Im Wohnraummietrecht gilt § 556 Abs.3 Satz 5 BGB, wonach Einwendungen binnen 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung geltend zu machen sind, sonst sind sie ausgeschlossen. Im Gewerbemietrecht gilt diese gesetzliche Ausschlussfrist nicht unmittelbar. Allerdings tendieren Gerichte dazu, eine verspätete Geltendmachung als verwirkungsgleichen Umstand oder zumindest hinsichtlich der Beweislast zu Ungunsten des Mieters zu werten. So hat z.B. das OLG Karlsruhe entschieden, dass die Jahresfrist des § 556 Abs.3 BGB entsprechend auch für Gewerbemieter gilt, insoweit dass nach Ablauf dieser Frist der Mieter die volle Beweislast für Fehler trägt. Daher ist es ratsam, gewerbliche Mieter orientieren sich ebenfalls an der 12-Monats-Frist ab Zugang der Abrechnung, um alle Beanstandungen zu erheben.

Im Prozess muss der Mieter seine Einwendungen substantiieren. Pauschale Behauptungen („zu teuer“, „nicht nachvollziehbar“) genügen nicht. Er sollte für jede relevante Position darlegen, worin der Fehler besteht – z. B. „Position Hausreinigung: laut Vertrag nicht umlagefähig, da es sich um Verwaltungstätigkeit handelt“ oder „Position Strom: enthält erkennbar den Allgemeinstrom für Tiefgarage, die unser gemieteter Bereich nicht mitnutzt“. Je konkreter, desto besser. Oft lassen Gerichte unsubstantiierte Globalwidersprüche nicht gelten und verurteilen den Mieter zur Zahlung, wenn er keine belastbaren Gegenargumente liefert.

Der Mieter kann sich im Prozess auf alle inhaltlichen und formellen Fehler der Abrechnung berufen. Formelle Unwirksamkeit der Abrechnung ist eine Art Trumpf: Führt der Mieter aus, dass die Abrechnung als Ganzes unwirksam ist (z.B. weil wesentliche Angaben fehlen), ist die Forderung des Vermieters derzeit unbegründet – es fehlt ja an einer fälligen Abrechnung. Viele Gerichte prüfen daher zuerst die formelle Ordnungsmäßigkeit. Materielle Fehler (Rechenfehler, falsche Ansätze) muss der Mieter darlegen; der Vermieter muss dann im Prozess die Korrektheit beweisen. Hat der Mieter z.B. Zweifel an bestimmten Kosten und der Vermieter legt die entsprechenden Belege nicht vor, wird der Vermieter in der Beweispflicht Probleme bekommen. Andererseits, bei Behauptungen einer Unwirtschaftlichkeit muss wiederum der Mieter im Prozess den Nachweis führen (siehe Kapitel 4).

Klage auf Abrechnung: Befindet sich der Vermieter mit der Nebenkostenabrechnung im Verzug, kann der Mieter auf Erteilung der Abrechnung klagen. Das ist selten in Gewerbemietverhältnissen, da hier keine starre Abrechnungsfrist existiert und oft andere Druckmittel (Vorauszahlungseinbehalt) wirksam sind. Aber in einem beendeten Mietverhältnis etwa, wenn der Vermieter gar nicht abrechnet, kann der Mieter seinen Abrechnungsanspruch gerichtlich durchsetzen. Die Rechtsgrundlage ist der Mietvertrag in Verbindung mit § 259 BGB (Rechnungslegung). Die Klage wäre eine Leistungsklage auf Erstellung einer Nebenkostenabrechnung für bestimmte Jahre. Im Wohnraummietrecht ist anerkannt, dass der Anspruch auf Abrechnung innerhalb der regelmäßigen Verjährung (3 Jahre) geltend gemacht werden muss, andernfalls kann der Vermieter die Abrechnung verweigern. Im Gewerbemietrecht wird dies ebenso gesehen; manche Gerichte wenden § 556 Abs.3 BGB analog an, was aber umstritten ist. Jedenfalls kann der Mieter, solange der Abrechnungsanspruch nicht verjährt ist, den Vermieter zur Abrechnung zwingen. Wenn das Mietverhältnis noch andauert, ist wie erwähnt der praktischere Weg, die Vorauszahlungen zurückzubehalten, um den Vermieter zur Abrechnung zu motivieren.

Rückforderung überzahlter Nebenkosten: Hat der Mieter im Vertrauen auf eine Abrechnung gezahlt und stellt sich später heraus, dass diese falsch war (oder bekommt der Mieter nachträglich eine korrigierte Abrechnung mit Guthaben), so hat er einen Erstattungsanspruch. Dieser ergibt sich entweder unmittelbar aus § 812 BGB (ungerechtfertigte Bereicherung, falls Zahlung ohne Rechtsgrund erfolgte) oder aus dem Mietvertrag, der ein Saldozugunsten zugunsten des Mieters ausweist. Klassischer ist aber der Bereicherungsanspruch: Zahlt ein Mieter aufgrund einer fehlerhaften Abrechnung zu viel, kann er das Zuvielgezahte zurückverlangen.

Im Gewerbemietrecht relevant ist die Konstellation, dass das Mietverhältnis beendet ist und der Vermieter immer noch keine Abrechnung gestellt hat. Der BGH hat – zunächst fürs Wohnraummietrecht – entschieden, dass in einem solchen Fall der Mieter einen Anspruch auf Rückzahlung sämtlicher geleisteter Vorauszahlungen haben kann, wenn der Vermieter seine Abrechnungspflicht nicht erfüllt (BGH, Urt. v. 09.03.2005 – VIII ZR 57/04, NJW 2005, 1499). Für Gewerberaum wurde dies von Instanzgerichten bestätigt (etwa OLG Düsseldorf, Urt. v. 08.05.2008 – I-10 U 8/08; KG Berlin, Urt. v. 22.03.2010 – 8 U 142/09). Allerdings hat der BGH später klargestellt, dass dieser Rückzahlungsanspruch gewisse Voraussetzungen hat: Nur insoweit, wie der Mieter während des laufenden Vertrags nicht die Möglichkeit hatte, durch Zurückbehaltung der Vorauszahlungen Druck zu machen, soll ihm nachträglich ein pauschaler Rückzahlungsanspruch zustehen. Konkret: Hat der Mieter es versäumt, im laufenden Mietverhältnis sein Zurückbehaltungsrecht auszuüben, und ist nun die Abrechnungsfrist (im Wohnraum) verstrichen, dann gewährt der BGH nicht ohne weiteres die Rückzahlung aller Vorauszahlungen. Nur für Zeiträume, in denen der Mieter mangels Fälligkeit dieses Druckmittel nicht hatte (z. B. Abrechnung wurde erst nach Vertragsende fällig), steht ihm der Rückforderungsanspruch zu. Übertragen auf Gewerberaum bedeutet das: Solange der Mietvertrag lief, hätte der Mieter theoretisch auf Abrechnung bestehen und Zahlungen stoppen können – hat er das nicht getan, wird man ihm nachträglich nicht alle Nebenkosten erstatten, außer es liegen besondere Umstände vor. Ist jedoch der Anspruch auf Abrechnung verjährt oder aus anderen Gründen untergegangen und hat der Vermieter trotzdem nicht abgerechnet, neigen Gerichte dazu, zumindest die nicht abgerechneten Vorschüsse anteilig zurückzugewähren, um den Vermieter nicht für Pflichtverletzungen zu belohnen.

Als Mieter sollte man im Prozess daher gut abwägen: Bei laufendem Mietverhältnis erzwingt man Abrechnung eher durch Druck statt durch Klage; nach Mietende kann eine Sammelklage auf Rückzahlung aller Vorauszahlungen eines nicht abgerechneten Zeitraums möglich sein – hier ist aber die BGH-Rechtsprechung zu beachten, die diesen Anspruch einschränkt.

In der Regel geht es um Geld, da kommt einstweiliger Rechtsschutz selten in Betracht (weil Geldansprüche vorläufig nicht vollstreckt werden in der Regel). Denkbar wäre ein einstweiliger Verfügungsanspruch auf Belegeinsicht, falls der Vermieter diese völlig verweigert und Gefahr in Verzug ist (z. B. um Verjährung zu hemmen oder eine Frist zu wahren). Die Hürde für eine einstweilige Verfügung wäre aber hoch; meist kann der Mieter im Hauptsacheverfahren ausreichend geschützt werden. Ein anderes Beispiel: Droht der Vermieter mit Versorgungssperre oder Vertragsstrafe, falls Nebenkosten nicht gezahlt, könnte einstweiliger Rechtsschutz angeraten sein, das aber sind exotische Fälle.

Es sei erwähnt, dass Nebenkostenprozesse häufig durch Vergleich enden, da beiden Seiten an einer praktischen Lösung gelegen ist. Der Mieter kann strategisch ein Mietminderungsrecht analog bei grob falscher Abrechnung nicht direkt geltend machen – Nebenkostenfehler berechtigen nicht zur Minderung der Grundmiete, sondern nur zur Zurückhaltung des Nebenkostenanteils. Im Prozess sollte der Mieter alle stützenden Argumente vorbringen: Neben inhaltlichen Fehlern ggf. auch Verstöße gegen AGB-Recht (Unwirksamkeit von Klauseln) oder Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften (etwa Verstoß gegen CO2KostAufG, s.o., macht Abrechnung insoweit rechtswidrig). Solche rechtlichen Argumente muss das Gericht von Amts wegen berücksichtigen, sobald sie im Raum stehen.

Der Mieter hat prozessual eine komfortable Situation, wenn die Abrechnung nicht ordnungsgemäß ist, denn dann ist die Nachforderung nicht fällig. Sein Ziel sollte sein, diese Unordentlichkeit deutlich herauszuarbeiten. Hat der Vermieter hingegen formal korrekt abgerechnet, dreht sich der Streit um materielle Punkte – hier sollte der Mieter beweisbare oder zumindest plausibel belegbare Einwendungen in den Vordergrund stellen (z. B. Rechnung existiert gar nicht, Position doppelt angesetzt, Vertrag deckt Kostenart nicht). Alles, was der Vermieter nicht stringent erklären oder belegen kann, gereicht dem Mieter zum Vorteil. Und zuletzt: Kommunikation vor Prozess – der Mieter tut gut daran, schriftlich seine Beanstandungen mitzuteilen. Im Prozess kann er diese Schreiben vorlegen, um zu zeigen: „Ich habe fristgerecht und konkret widersprochen.“ Das schafft bei Gericht Vertrauen in die Position des Mieters und erschwert dem Vermieter, Überraschungseinwände zu rügen.

Die Rechtsprechung zu gewerblichen Nebenkostenabrechnungen wird kontinuierlich fortentwickelt, häufig in Analogie zum Wohnraummietrecht, teils aber auch mit eigenständigen Akzenten.

• BGH zur Bestimmtheit von Umlageklauseln (2020): Mit Urteil vom 8. April 2020 (XII ZR 120/18) stellte der BGH klar, dass die Formulierung „sämtliche Betriebskosten“ in einem Gewerbemietvertrag hinreichend bestimmt ist, weil ohne Weiteres alle in der Betriebskostenverordnung genannten Kostenarten darunter fallen. Dies beseitigte letzte Zweifel, ob im Gewerbemietrecht eine pauschale Bezugnahme auf „Betriebskosten“ ausreichen kann – sie kann.

• BGH zum Wirtschaftlichkeitsgebot (2023): Im Urteil vom 25. Januar 2023 (VIII ZR 230/21) bestätigte der BGH die bereits länger geltende Linie zur Beweislast: Der Mieter trägt die volle Darlegungs- und Beweislast, wenn er einen Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot behauptet. Gleichzeitig umschrieb der BGH, dass ein Verstoß voraussetzt, der Vermieter hätte eine überteuerte Maßnahme während der Vertragslaufzeit korrigieren können und es war ihm wirtschaftlich zumutbar, dies zu tun, er unterließ es aber. Dies konkretisiert das eher abstrakte Gebot und erschwert vorschnelle Behauptungen des Mieters – ein reines Übersteigen von Durchschnittswerten reicht nicht aus.

• BGH zur Belegeinsicht und Beweislast (2018): Im Urteil vom 7. Februar 2018 (VIII ZR 189/17) entschied der BGH zugunsten der Mieter, dass der Vermieter nicht nur beweispflichtig für die Richtigkeit einer Betriebskostenabrechnung ist, wenn der Mieter die Richtigkeit bestreitet, sondern auch ohne besonderes Interesse des Mieters Einsicht in Abrechnungsunterlagen anderer Mieter (wie Heizkostenverteiler-Ablesebelege) gewähren muss. Dieses Urteil stärkt die Transparenz und unterstreicht, dass Mieter sich nicht mit pauschalen Abrechnungsauskünften abspeisen lassen müssen, sondern detaillierte Nachprüfung verlangen können.

• OLG Hamm zur Überraschungsklausel (2017): Das OLG Hamm urteilte am 8. Juni 2017 (18 U 9/17), dass eine Klausel in einem Gewerbemietvertrag, die innerhalb einer an sich nach BetrKV ausgerichteten Betriebskostenliste einzelne Positionen als feste Beträge (Pauschalen) ausweist, überraschend und daher unwirksam sein kann. Dies zeigt, dass auch bei Gewerbemietverträgen die AGB-Kontrolle greift und ungewöhnliche Kostenvereinbarungen deutlich kenntlich sein müssen.

• BGH zur Umlage der Grundsteuer in Mischobjekten (2017): Mit Urteil vom 10. Mai 2017 (VIII ZR 79/16) entschied der BGH, dass bei gemischt genutzten Gebäuden kein Vorwegabzug der Grundsteuer für Gewerbeflächen erforderlich ist, wenn vertraglich eine Umlage nach Fläche vereinbart wurde. Wohnungsmieter hatten hier vergeblich eine Entlastung begehrt – der Vertrag zählte.

• BGH zur formellen Wirksamkeit (2017): Im Urteil vom 19. Juli 2017 (VIII ZR 3/17) stellte der BGH klar, dass eine Betriebskostenabrechnung nicht allein deshalb formell unwirksam ist, weil sie auf mehrere Seiten verteilt ist und der Mieter blättern muss, um der Berechnung zu folgen. Solange die inhaltliche Nachvollziehbarkeit gewahrt bleibt, sind praktische Unbequemlichkeiten hinnehmbar.

• BGH zu Vermietereigenleistungen (2019): Noch erwähnenswert ist BGH, Urteil vom 18. Dezember 2019 (VIII ZR 62/19), betreffend den Hausmeister-Notdienst: Hier wurde eine vom Vermieter selbst (bzw. seiner Tochterfirma) erbrachte Leistung als Verwaltungstätigkeit klassifiziert, die nicht umlagefähig ist. Dieses Urteil erinnert daran, dass Vermieterleistungen nicht ohne weiteres als Betriebskosten deklariert werden können, außer § 1 Abs. 1 S. 2 BetrKV greift (Umlage fiktiver Drittanbieter-Kosten). Der Vermieter darf zwar Kosten ansetzen, die bei Beauftragung Dritter anfallen würden, aber er darf keine Gewinntätigkeit verstecken.

• Instanzrechtsprechung zur Einwendungsausschlussfrist: Einige Gerichte, z.B. LG Berlin, verlangen vom Mieter innerhalb der (analogen) Jahresfrist nicht nur Widerspruch, sondern detaillierte Einwendungen. Ein pauschaler Widerspruch könnte demnach ins Leere gehen. Die Tendenz geht dahin, vom Mieter aktive Mitwirkung bei der Aufklärung zu erwarten (Belegeinsicht nutzen, konkret monieren). Versäumt er das, kann er später schwieriger gehört werden.