Mietersicht: Auswahl von Mietflächen

In Phase 1 wird der tatsächliche Bedarf des Unternehmens an der neuen Fläche erhoben und dokumentiert. Dieser Schritt ist entscheidend für den weiteren Prozess, da hier die Kriterien und Anforderungen festgelegt werden, an denen alle Mietangebote gemessen werden. Die Bedarfsermittlung erfolgt idealerweise in enger Abstimmung mit den späteren Nutzern und Entscheidungsträgern, z. B. in Form von Interviews und Workshops.

• Ist-Analyse & Zukunftsplanung: Erfassen Sie den aktuellen Flächenbedarf und antizipieren Sie zukünftige Entwicklungen. Planen Sie Wachstumsoptionen ein (Personalprognose, neue Abteilungen, Flexibilisierung durch Home-Office etc.). Ziel ist es, weder zu knapp noch zu großzügig zu planen.

• Mitarbeiter- und Organisationsbedarf: Analysieren Sie, wie viele Arbeitsplätze und welche Raumarten benötigt werden. Themen wie Personalbedarf, mobiles bzw. flexibles Arbeiten, angestrebtes Bürokonzept (z. B. Zellenbüros vs. Open Space) und Sonderflächen für spezielle Nutzungen stehen im Vordergrund. Beispiel: Wird ein klassisches Einzelbüro-Layout bevorzugt, ein Großraumbüro oder eine hybride Lösung? Gibt es Bedarf an Teamflächen, Projekträumen, Rückzugsbereichen für konzentriertes Arbeiten oder Begegnungszonen?

• Flächentypen & Funktionen differenziert betrachten: Stellen Sie die Anforderungen an das Gebäude und die Flächen differenziert nach Flächentypen dar. In einem Flächenanforderungsprofil sollte klar hervorgehen, welche Flächentypen in welcher Größe und Qualität gebraucht werden. Typische Flächenkategorien sind:

• Büroarbeitsflächen: klassische Büros oder Desk-Sharing-Flächen für die Mitarbeiter. Anforderungen: ausreichende Raumgröße je Arbeitsplatz (gemäß ArbStättV mindestens 8–10 m² pro Arbeitsplatz in Einzelbüros, in Großraumbüros ca. 12–15 m² pro Person), genügend Tageslicht und außenliegende Fenster (Arbeitsstättenrichtlinie fordert Sichtverbindung nach außen), angemessene lichte Raumhöhe (z. B. ≥ 2,50 m), gute Belüftung und Beleuchtung. Akustik und Schallschutz sind ebenfalls wichtige Aspekte – insbesondere in Großraumbüros.

• Besprechungs- und Konferenzräume (Sondernutzungen): Räume für Meetings, Schulungen oder Kundenpräsentationen. Anforderungen: passende Größe je nach Personenzahl (z. B. 6-8 m² pro Person in Konferenzräumen), technische Ausstattung (Beamer/Displays, Konferenztechnik, WLAN, Verdunklungsmöglichkeiten). Größere Versammlungsräume (> 200 Personen) könnten sonderbauverordnungs-pflichtig sein (VersammlungsstättenVO – z. B. Notwendigkeit von zwei Ausgängen, Alarmierungseinrichtungen etc.).

• Sozial- und Serviceräume: Kantine/Pausenraum, Teeküchen, Sanitärbereiche, Umkleiden. Anforderungen: Pausenräume gemäß ArbStättV, ausreichende Anzahl an WCs (z. B. 1 WC je 10–15 Mitarbeiter, getrennt nach Geschlecht, und barrierefreie Toiletten je nach Mitarbeiterzahl). Küchenbereiche ggf. mit Fettabscheider (bei großer Kantine) und bestimmten Hygienevorgaben.

• Technikflächen: Serverräume, IT- und Elektrozentralen, Betriebsräume für Heizung/Klima (HKL) etc. Diese Technikräume müssen oft getrennt ausgewiesen werden. Anforderungen: Klimatisierung (z. B. für Serverraum), 19"-Rack-taugliche Räume, redundante Stromversorgung (USV) etc. Nach DIN 277 zählen Technikflächen nicht zur Nutzfläche (NUF), werden aber im Flächenprofil berücksichtigt. Sie sollten idealerweise zentral und zugänglich liegen, aber nicht mit wertvoller Büro-Nutzfläche vermengt werden.

• Lager- und Archivflächen: Abstellräume, Materiallager, gegebenenfalls Hochregallager oder Gefahrstofflager. Anforderungen: Traglast der Böden (bei Lagern evtl. ≥5 kN/m² je nach Lagergut), geeignete Zugänge (ebenerdige Laderampen, breite Türen für Paletten), ggf. Klima- oder Feuchtigkeitsschutz (für Archive). Beachten, ob das Lager im Keller (dunkel, evtl. niedrigere Anforderungen) oder oberirdisch geplant wird. In DIN 277 werden Lager je nach Nutzung entweder als Nutzfläche (wenn Hauptzweck) oder sonst als Verkehrs-/Nebenfläche klassifiziert.

• Produktionsflächen: Falls relevant, spezifizieren Sie Anforderungen der Fertigung oder Laborflächen. Hier spielen branchenspezifische Vorschriften eine große Rolle: z. B. Raumklima, Reinraumklassen, besondere Medien (Druckluft, Kühlwasser, Dreiphasen-Stromstärke), Arbeitsschutz (Maschinensicherheit, Gefahrstofflager nach TRGS). Öffentliches Baurecht ist hier wichtig: Produktionsnutzung muss im Bebauungsplan zugelassen sein (Industrie- vs. Gewerbegebiet) und evtl. genehmigungspflichtig nach BImSchG (Immissionsschutz) bei größeren Anlagen. Deckenhöhe, Kranbahnen, Bodentragfähigkeit und Arbeitsstättenrichtlinien (z. B. Lärmschutz, Vibrationsschutz) fließen mit ein. Bei bestimmten Branchen (Chemie, Medizin) sind weitere Sondervorschriften und technische Regeln zu beachten.

• Verkehrsflächen und Erschließung: Flure, Treppenhäuser, Aufzüge, Verkehrswege innerhalb der Fläche. Diese werden zwar nicht direkt „benutzt“, sind aber nötig und müssen in der Anforderung mitgedacht werden (sie beanspruchen Fläche und müssen z. B. für Fluchtwege ausreichend breit sein – mind. 0,90 m für Fluchtweg bis 5 Personen). In einem Mietobjekt sind die Haupt-Verkehrswege oft gegeben, aber bei Neubau/Planung müssen sie gemäß Musterbauordnung (MBO) und Arbeitsstättenregeln (z. B. ASR A2.3 „Fluchtwege“) bemessen werden.

• Qualitative Anforderungen an Gebäude & Standort: Neben reinen Flächenzahlen sind qualitative Kriterien zu klären:

• Standortfaktoren: Lage (Stadtzentrum vs. peripher, Entfernung zu Kunden oder zur Autobahn bei Logistik), Verkehrsanbindung (ÖPNV-Erreichbarkeit für Mitarbeiter, LKW-Zufahrt für Logistik), Umgebung (repräsentatives Umfeld für Kundenverkehr? Konkurrenz in der Nähe bei Einzelhandel?).

• Gebäudebeschaffenheit: Gewünschtes Image und Qualität (z. B. moderne Neubaufläche vs. kostengünstige Bestandsimmobilie), architektonische Anforderungen (Corporate Identity, Prestige bei Kundenbesuch, etc.). Klimaeffizienz (möglichst ein Gebäude, das GEG-konform ist und niedrige Betriebskosten verspricht), Barrierefreiheit (Zugänglichkeit für Rollstuhlfahrer, Aufzug vorhanden? – für öffentlich zugängliche Gebäude zwingend per DIN 18040-1, für Arbeitsstätten gemäß ASR V3a.2 sofern Behinderte beschäftigt werden müssen diese Bereiche barrierefrei zugänglich sein).

• Technische Gebäudeausstattung: z. B. IT-Infrastruktur (Glasfaseranschluss, Datenverkabelung Cat.6/7 in den Büroetagen), Klimaanlage/Belüftung (wichtig bei größeren Büros, Laboren, Serverräumen), Sicherheitsausstattung (Zutrittskontrolle, Alarmanlage, Sprinkleranlage – Letzteres kann bei Hochhäusern oder Versammlungsstätten vorgeschrieben sein).

• Rechtliche Auflagen am Standort: Prüfen Sie bereits grob, ob es standortspezifische Besonderheiten gibt: Liegt das Gebäude in einem Gebiet mit besonderen Vorschriften? (Beispiel: Denkmalgeschütztes Gebäude -> Auflagen beim Umbau; oder Gebiet mit Emissionsbeschränkungen; bei Gesundheitsbetrieben evtl. Nähe zu Kliniken vorteilhaft wegen Versorgung, etc.)

• Budgetrahmen (wirtschaftliche Vorgaben): Legen Sie interne Budgets oder Kostengrenzen fest, sowohl für die monatliche Miete (inkl. Nebenkosten) als auch für einmalige Investitionen (Umbau, Ausstattung, Umzugskosten). Dies gibt eine Richtschnur, in welchem Kostenrahmen Angebote liegen dürfen. Wichtig ist zudem die Betrachtung der Gesamtkosten über die Mietvertragslaufzeit (Total Cost of Occupancy): z. B. Mietkosten und Betriebskosten pro Jahr, potenzielle Indexmieterhöhung (Mietanpassung über Verbraucherpreisindex) und Rücklagen für Instandhaltung falls der Mieter diese tragen muss. Schon in Phase 1 sollte klar werden, ob eher CapEx (Einmalaufwand für Ausbau) investiert wird, um geringere laufende Miete zu haben, oder ob man eine höhere Miete für ein fertig ausgebautes Objekt akzeptiert.

• Dokumentation des Bedarfs: Alle obigen Punkte fließen in ein schriftliches Flächen- und Funktionsprogramm (Anforderungsprofil) ein. Darin werden sämtliche Raumtypen mit Größen und Anforderungen aufgelistet und erläutert. Dieses Dokument dient intern als Abstimmungsgrundlage und extern als Makler-Briefing bzw. als Grundlage für Architekten/Planer. Ein gut ausgearbeitetes Profil stellt sicher, dass man genau das bekommt, was benötigt wird. Bei Neubau oder Revitalisierung wird dieses Programm außerdem später den Grundstücksanbietern und Planern an die Hand gegeben, damit sie die Planung darauf ausrichten können.

Nach Abschluss von Phase 1 liegt das Flächenanforderungsprofil vor. Darin sind alle benötigten Flächenarten, Mengen und Qualitäten definiert. Untenstehend ist ein Ausschnitt einer solchen Bedarfsliste beispielhaft dargestellt:

lfm = Laufmeter Aktenregalfläche. Die Summe aller genannten Nutzflächen ergibt hier z. B. rund 455 m². Zusätzlich Verkehrsflächen (Flure, Erschließung) und gemeinsame Bereiche (Empfang, WCs) müssen noch hinzuaddiert werden, da sie in Mietangeboten typischerweise in der Gesamtmietfläche enthalten sind. Diese Aufstellung dient als Grundlage, um Angebote vergleichbar zu machen – jeder Anbieter soll angeben, ob und wie er die oben gelisteten Flächen in seinem Objekt realisieren kann.

Durch diese strukturierte Bedarfserhebung wird sichergestellt, dass alle wesentlichen Anforderungen – seien sie rechtlicher Natur (z. B. genügend Fläche pro Mitarbeiter nach ArbStättV), technischer Natur (z. B. Klimatisierung, Barrierefreiheit nach DIN 18040) oder wirtschaftlicher Natur (z. B. Budgetgrenzen) – von Beginn an transparent sind. Das Anforderungsprofil dient als roter Faden für alle weiteren Phasen.

Auf Basis des definierten Anforderungsprofils beginnt Phase 2 mit der systematischen Suche nach geeigneten Mietflächen auf dem Markt. Ziel ist es, eine Longlist von Objekten zu erstellen, die prinzipiell in Frage kommen.

• Makler-Briefing und Marktüberblick: Rüsten Sie sich mit dem Anforderungsprofil aus Phase 1 und briefen Sie gewerbliche Immobilienmakler oder Berater. Makler haben Marktkenntnis und können passende Angebote aus ihrem Portfolio oder Netzwerk präsentieren. Zusätzlich können eigene Recherchen sinnvoll sein: Online-Plattformen für Gewerbeimmobilien (Immobilienscout24, Gewerbeimmobilienportale), Ausschreibungen, Kontakte zu lokalen Wirtschaftsförderungen (insbesondere bei Spezialflächen wie Laboren in Technologieparks) etc. Kommunizieren Sie klar, welche Muss-Kriterien gelten (z. B. Region/Stadtteil, erforderliche Mindestfläche, erlaubte Nutzungsart) und was „nice-to-have“ wäre. So verhindern Sie ungeeignete Angebote.

• Nutzungsrechtliche Vorprüfung: Öffentliches Baurecht spielt bereits hier eine Rolle. Prüfen Sie für potentielle Objekte, ob die gewünschte Nutzung dort erlaubt ist. Ein Objekt kann noch so passend erscheinen – wenn die Bauleitplanung (Bebauungsplan gemäß BauGB) die geplante Nutzung ausschließt, ist es keine Option. Beispielsweise dürfen reine Wohngebiete keine störenden Gewerbebetriebe aufnehmen, oder ein Lager in einem Industriegebiet kann nicht ohne Weiteres als Büro genutzt werden. Falls eine Nutzungsänderung nötig wäre, müsste diese genehmigungsfähig sein. Grundsatz: Jede wesentliche Änderung der Nutzung ist genehmigungspflichtig nach Landesbauordnung und Bebauungsplan. Eine Genehmigung wird insbesondere dann erforderlich, wenn die neue Nutzung im Bebauungsplan nicht vorgesehen ist, sich die Anforderungen an Brandschutz, Fluchtwege oder Sanitäranlagen ändern, deutlich mehr Personen das Objekt nutzen würden oder zusätzliche Stellplätze nötig werden. Diese Punkte sollten bei der Standortwahl bedacht werden – im Zweifel eine Bauvoranfrage erwägen oder auf Objekte beschränken, die bereits für die gewünschte Nutzung genehmigt sind.

• Erste Filterung nach Kennzahlen: Nutzen Sie die quantitativen Vorgaben aus dem Anforderungsprofil, um Angebote einzugrenzen. Wichtigste Kennzahlen:

• Flächengröße: Stimmen angebotene Mietflächen mit dem Bedarf (Summe aller benötigten Flächen + Verkehrsflächen) überein? Hier ist oft plus/minus 10–15% Toleranz sinnvoll, um etwas Puffer für Wachstum zu haben oder notfalls leicht unter Bedarf zu bleiben, falls Expansionsoptionen bestehen. Ist die Fläche zu groß, drohen unnötige Kosten; ist sie zu klein, erfüllt sie den Zweck nicht.

• Flächenaufteilung: Passen die Grundrisse grob zum gewünschten Flächenmix? (Z. B. bietet die Fläche ausreichend große zusammenhängende Räume für Open Space und genug abgeschlossene Räume für Büros/Meetings? Gibt es im Gebäude die benötigten Nebenflächen wie Lager oder Serverräume?)

• Mietpreisniveau: Liegen die Kaltmiete und prognostizierten Nebenkosten im Budgetrahmen? Bereits in der Marktsondierung sollten überhöhte Mietangebote aussortiert werden, sofern kein Spielraum im Budget besteht. Achtung: Spitzenmieten in Top-Lagen können deutlich über dem Durchschnitt liegen; hier Kosten/Nutzen sorgfältig abwägen.

• Standortkriterien: Entspricht der Standort den Anforderungen? (z. B. Maximaldistanz zum Hauptbahnhof, Nähe zur Autobahnauffahrt XY, fußläufige Erreichbarkeit von Dienstleistungen für Mitarbeiter, repräsentative Umgebung bei Kundenverkehr etc.)

• Zusammenstellung einer Longlist: Alle Objekte, die die obigen Prüfungen grundsätzlich bestehen, kommen auf eine Longlist. Diese Liste enthält die wichtigsten Eckdaten jedes Objekts: Adresse/Lage, Größe (Gesamtmietfläche, ggf. aufgeschlüsselt nach Büro/Lager/etc.), Mietkonditionen (Mietpreis €/m², Nebenkosten €/m², evtl. Stellplatzmiete), Verfügbarkeit (ab wann, Mietvertragslaufzeiten), sowie Besonderheiten (z. B. “Denkmalschutz”, “wird vom Vermieter noch saniert”, “Büro im 3. OG ohne Aufzug” etc.).

• Erstkontakt und Exposé-Beschaffung: Fordern Sie von Vermietern oder Maklern Exposés und Grundrisse der in Frage kommenden Objekte an. Aus den Grundrissen lässt sich schon viel erkennen: Raumzuschnitt, mögliche Nutzungsaufteilung, Fensterachsen (wichtig für Tageslichtplanung), Position von Technikräumen, sanitäre Anlagen etc. Auch wichtig: Fragen Sie nach der Flächenberechnungsmethode. In Deutschland kommen meist MF-G oder MF-N (Mietfläche Gewerbe nach GIF-Richtlinie) oder direkt DIN 277 zur Anwendung. Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, welche Flächenanteile im Mietangebot enthalten sind (Nutzfläche vs. Verkehrsfläche vs. Gemeinschaftsfläche). Einheitliche Maßstäbe sind wichtig, um Angebote vergleichen zu können – DIN 277 bietet hier eine klare Definition der Nutz- und Nebenflächen.

• Beachtung rechtlicher Rahmenbedingungen am Objekt: Sammeln Sie soweit möglich Informationen zu rechtlichen/technischen Aspekten:

• Hat das Gebäude eine gültige Baugenehmigung für die gewünschte Nutzung? (Gerade bei älteren Objekten oder Exoten – z. B. ein Loft in einem ehemaligen Fabrikgebäude als Büro – muss man klären, ob das baurechtlich zulässig ist).

• Gibt es behördliche Auflagen oder bekannte Mängel? (Z. B. ein Brandschutzgutachten, das Nachrüstbedarf festgestellt hat; ein Denkmalamt, das bestimmte Umbauten untersagt).

• Energieeffizienz: Liegt ein aktueller Energieausweis vor? (Nach GEG Pflicht bei Vermietung). Ein hohes Gebäudeenergiebedarf (z. B. >150 kWh/m²a bei einem unsanierten Altbau) bedeutet hohe Nebenkosten für Heizung/Kühlung – das fließt in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ein.

Ergebnis von Phase 2 ist eine Liste potenzieller Objekte, die allen grundlegenden Anforderungen standzuhalten scheinen. Diese Liste dient als Ausgangspunkt für die engere Auswahl. Bereits in dieser Phase sparen Sie Zeit, indem Sie unpassende Angebote nicht weiterverfolgen – beispielsweise Objekte, die wichtige Kriterien klar verfehlen, werden ausgeschieden. Im Idealfall haben Sie nun mehrere Optionen, die Sie in Phase 3 vergleichend betrachten können.

Phase 3 dient dazu, aus der Longlist eine Shortlist zu erstellen, indem Sie eine erste Bewertung der vorliegenden Angebote vornehmen und nicht geeignete Optionen konsequent herausfiltern. Dieser Schritt verhindert, dass in den aufwändigen späteren Prüfungsphasen unnötig Ressourcen auf chancenlose Objekte verwendet werden.

• Definition von K.-o.-Kriterien: Legen Sie feste Ausschlusskriterien fest, die aus dem Anforderungsprofil und der Unternehmensstrategie abgeleitet sind. Diese Muss-Kriterien müssen von jedem Angebot erfüllt sein, ansonsten wird es eliminiert. Typische K.-o.-Kriterien sind:

• Mindest-/Maximalfläche: z. B. „Angebot bietet weniger als 90 % der benötigten Fläche“ (deutlicher Mangel) oder „Fläche ist mehr als 30 % zu groß“ (wirtschaftlich ineffizient).

• Lagegrenze: z. B. „>30 km vom aktuellen Standort entfernt“ (wenn Mitarbeiterpendelzeit begrenzt werden soll) oder „nicht im definierten Ziel-Stadtbezirk“.

• Kostenlimit: z. B. „Gesamtmiete übersteigt Budget um >20 %“.

• Bauqualität/Risiko: z. B. „Objekt erfordert umfassende Sanierung (zeitlich nicht darstellbar)“ oder „Nutzung nur mit aufwendiger Genehmigung möglich“.

• Verfügbarkeitstermin passt nicht: (z. B. Fläche erst in 2 Jahren verfügbar, aber Bedarf ist in 6 Monaten).

• Bewertung der Soll-Ist-Abweichungen: Prüfen Sie für jedes Kriterium aus Phase 1, wie gut das Angebot dazu passt:

• Erstellen Sie hierfür eine einfache Gegenüberstellung: Soll-Vorgabe vs. Ist-Wert Angebot. Beispielsweise: Benötigte Bürofläche: 300 m²; Angebot A: 320 m² (OK), Anzahl Parkplätze benötigt: 15; Angebot A: 5 (kritisch), Höchstens 3. OG ohne Aufzug; Angebot A: 4. OG ohne Aufzug (Ausschlussgrund) etc.

• Markieren Sie Abweichungen nach Ampelprinzip (Grün = erfüllt, Gelb = leichte Abweichung, Rot = deutliches Defizit). Angebote mit Rot bei Muss-Kriterien scheiden aus. Dies lässt sich initial in Tabellenform machen, um den Überblick zu behalten.

• Sofortige Aussortierung unpassender Angebote: Angebote, die eindeutige Ausschlussgründe aufweisen, werden umgehend verworfen, um keine weitere Zeit zu binden. Beispiel: Ein Angebot hat zwar genug Fläche, liegt aber in einem Gebiet, wo die gewünschte Nutzung laut Bebauungsplan unzulässig ist – dieses Angebot wird gestrichen, da hier ein hohes Genehmigungsrisiko besteht. Ebenso ein Lagerangebot ohne ausreichende Deckenhöhe für Ihre Anforderungen – auch wenn alles andere stimmt, wäre es untauglich.

• Erstellung der Shortlist: Die verbleibenden Angebote, die alle Muss-Kriterien erfüllen und die geringsten Soll-Ist-Abweichungen aufweisen, kommen in die engere Wahl. Wenn noch sehr viele Angebote übrig sind, kann man die Kriterien verschärfen oder zusätzliche weiche Kriterien heranziehen (z. B. „Standortimage“ oder „architektonische Qualität“) um weiter einzugrenzen. Empfehlung: Idealerweise etwa 3–5 Objekte auf die Shortlist nehmen, damit in Phase 4 genügend Alternativen geprüft werden können, aber auch nicht zu viele Objekte parallel tief geprüft werden müssen.

• Abstimmung mit den Entscheidern: Präsentieren Sie die Shortlist intern den relevanten Entscheidern (Geschäftsführung, Fachabteilungen). Stellen Sie kurz die Eigenschaften jedes verbleibenden Angebots vor, inkl. der wichtigsten Vor- und Nachteile aus der bisherigen Sicht. Möglicherweise haben Entscheider Präferenzen oder zusätzliche Informationen. In diesem Schritt wird festgelegt, welche Angebote im Detail geprüft werden sollen. Es kann sein, dass man trotz kleiner Mängel ein Objekt im Rennen behalten möchte („Plan B“), oder dass man aufgrund strategischer Überlegungen ein Angebot bevorzugt. Wichtig ist jedoch, objektiv zu bleiben und keine Option mitzuschleppen, die offensichtliche KO-Kriterien aufweist.

• Kommunikation an Anbieter: Für die ausgewählten Objekte sollte man nun Besichtigungstermine vereinbaren (Phase 4). Für die aussortierten Angebote kann man den Maklern/Vermietern möglichst frühzeitig absagen oder sie zumindest informieren, dass momentan kein Interesse besteht – dies hält die Geschäftsbeziehung positiv, falls man später doch wieder miteinander zu tun hat.

Am Ende von Phase 3 steht somit eine Shortlist von bevorzugten Angeboten fest, bei denen nun eine intensive Prüfung lohnt. Dieser Zwischenschritt garantiert, dass Phase 4 sich auf die realistischen Kandidaten konzentriert. Es wurde ein erster Angebotsvergleich vorgenommen und bereits dokumentiert, warum bestimmte Angebote besser passen als andere. Diese Dokumentation fließt später auch in die Entscheidungsbegründung ein.

In Phase 4 werden die verbliebenen Mietangebote umfassend geprüft – „auf Herz und Nieren“ getestet – und vor Ort besichtigt. Ziel ist es, alle wichtigen Informationen zu sammeln, die für eine fundierte Entscheidungsfindung und für Vertragsverhandlungen benötigt werden. Diese Phase ist typischerweise sehr arbeitsintensiv, da sie interdisziplinäre Due-Diligence-Prüfungen** beinhaltet: technische, rechtliche und wirtschaftliche Prüfungen greifen hier ineinander.

Jede in Frage kommende Fläche sollte persönlich begangen werden – idealerweise mit einem kleinen Team aus unterschiedlichen Fachleuten: - Fachbereiche: Ein Vertreter der künftigen Nutzer (z. B. Büroleiter, Produktionsleiter) kann beurteilen, ob die Fläche den praktischen Anforderungen genügt (Raumaufteilung, Atmosphäre, Umfeld). - Technischer Experte: Eine Facility-Managerin, Architektin oder Bauingenieurin kann den baulichen und technischen Zustand begutachten. Dies ist wichtig, um eventuelle Mängel oder Nachrüstbedarfe zu erkennen (z. B. veraltete Elektroinstallation, Feuchtigkeitsschäden, schlechte Dämmung). - Checkliste bei Begehung: Nutzen Sie eine standardisierte Checkliste, um nichts zu übersehen: - Gebäudezustand: Fassade, Dach, Fenster (Zustand, Abdichtung, Wärmebrücken?), Baujahr und letzter Modernisierungsstand (ist z. B. die Haustechnik up-to-date oder 30 Jahre alt?), potentielle Schadstoffe (z. B. Asbest in alten Brandschutzplatten? PCB in Bodenbelägen? – falls Verdacht, sind Gutachten nötig). - Innenausbau: Qualität von Böden, Decken, Beleuchtung; Anzahl und Verteilung der Sanitäranlagen (reichen sie für die Mitarbeiterzahl? Sanitärräume unterliegen ebenfalls ArbStättV-Vorgaben); Zustand von Heizung/Klima (Raumtemperaturen im Sommer/Winter, Frischluftzufuhr); Brandschutz-Einrichtungen (Rauchmelder, Feuerlöscher, Sprinkler, Alarmanlage – was ist vorhanden, was muss der Mieter ggf. ergänzen?). - Layout und Erweiterbarkeit: Bestätigen Sie vor Ort, ob die gewünschte Aufteilung machbar ist. Oft sieht man erst bei der Begehung kritische Details: z. B. fest eingezogene Wände oder Stützen, die eine flexible Möblierung einschränken; Raumtiefen, die für Arbeitsplätze ungeeignet sind (sehr schmale oder verwinkelte Flächen); Möglichkeiten, zusätzliche Trennwände einzuziehen oder herauszunehmen. Prüfen Sie auch Flächeneffizienz: Wie viel der Bruttofläche geht für Verkehrswege drauf? Gibt es ungenutzte Nischen? - Lage und Umfeld: Nehmen Sie die Mikrolage in Augenschein: Lautstärke (Verkehrslärm, Industriegeräusche?), Gerüche (nahegelegene Restaurants, Landwirtschaft?), Sicherheit (Beleuchtung nachts, Kriminalitätsrate der Gegend?), Erreichbarkeit (sind ÖPNV-Haltestellen wirklich so nah wie behauptet? Parkmöglichkeiten in der Umgebung?). Für Retail: Frequenz und Sichtbarkeit; für Logistik: Anfahrtswege für 40-Tonner, Wendekreise. - Flucht- und Rettungswege: Orientieren Sie sich im Gebäude – gibt es ausreichend Notausgänge, sind Treppenhäuser breit genug, sind die Rettungswege ausgeschildert? Große Mietflächen müssen die Arbeitsstättenrichtlinien bzgl. Fluchtwegen erfüllen (maximale Fluchtweglänge, zwei unabhängige Ausgänge ab einer bestimmten Personenzahl/Flächengröße etc.). Diese Aspekte sind später auch Teil der technischen Prüfung, aber ein Eindruck vor Ort ist hilfreich. - Barrierefreiheit: Ist der Zugang stufenlos? Gibt es einen Aufzug (wenn Flächen oberhalb Erdgeschoss)? Sind Türen ausreichend breit (nach DIN 18040 min. 90 cm in öffentlichen Bereichen, Arbeitsstätten ASR V3a.2 fordert Barrierefreiheit dort, wo behinderte Beschäftigte Zugang benötigen)? Wenn behindertengerechte WCs oder Parkplätze erforderlich sind, sind diese vorhanden oder nachrüstbar? - Gespräch mit dem Vermieter/Verwalter: Nutzen Sie die Gelegenheit, offene Fragen zu klären: z. B. „Wer sind die Nachbarn/Mitmieter?“ (wichtig für Nutzungsverträglichkeit – eine geräuschintensive Produktion neben einem ruhigen Büro ist problematisch), „Wie sind die Regelungen zur Reinigung/Sicherheit im Gebäude?“, „Kann der Vermieter beim Umbau unterstützen?“, etc. Notieren Sie sich alle Zusagen oder offenen Punkte.

Eine gründliche Begehung macht die Eigenschaften der unterschiedlichen Flächen deutlich und erleichtert Ihre Entscheidung, da Sie nun konkrete Eindrücke neben den abstrakten Daten haben.

Parallel zur Besichtigung oder im Nachgang erfolgt eine detaillierte technische Due Diligence jedes Objekts. Falls nötig, ziehen Sie Sachverständige hinzu (z. B. einen TGA-Fachplaner für die Gebäudetechnik oder einen Brandschutzexperten). Prüfen Sie insbesondere:

Stellen Sie sicher, dass die Flächen die Vorschriften der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) und zugehöriger Technischer Regeln (ASR) einhalten oder einhalten können.

• Raumgrößen und -höhen: (Wie oben erwähnt: mindestens 8 m² + 6 m² je weiterer Arbeitsplatz; ausreichende Bewegungsflächen von 1,5 m² pro Arbeitsplatz etc.). Falls ein Objekt sehr viele kleine Räume hätte, die diese Anforderungen nicht erfüllen, müsste umgebaut werden.

• Tageslicht und Sichtverbindung nach außen: ArbStättV fordert, dass Arbeitsräume möglichst Tageslicht und direkten Fensterblick haben, außer bei zwingenden Gründen. Ein Kellerbüro ohne Fenster wäre unzulässig für dauerhafte Arbeitsplätze.

• Raumklima: Gibt es ausreichende Lüftungsmöglichkeiten? (ASR A3.6 verlangt z. B. 12 m³ Frischluft pro Person und Stunde im Büro, sofern nicht mechanisch belüftet). In modern dichten Gebäuden ohne öffenbare Fenster muss eine Lüftungsanlage vorhanden sein.

• Lärm: Liegt die Umgebung oder Maschine in der Nähe, die Lärm verursacht? Für Büros empfehlen die ASR < 55 dB(A) Hintergrundgeräuschpegel. In Produktionsstätten sind Gehörschutzbereiche zu planen, falls >85 dB(A).

• Sicherheits- und Gesundheitsschutz: Dazu zählen u. a. ausreichende Anzahl und Ausstattung von Sanitär- und Pausenräumen (ASR A4.1, A4.2), Erste-Hilfe-Räume bei >1000 m² Betriebsfläche oder >100 Beschäftigten (ArbStättV §6), Einrichtungen für Personen mit Behinderung (ASR V3a.2), etc. Prüfen Sie, ob das Objekt solche Räume bereits hat oder ob sie nachgerüstet werden müssten.

• Gefährdungsbeurteilung vorwegnehmen: Denken Sie schon hier an besondere Gefahren: Hat die Fläche genug Notausgänge für die geplante Belegung? (≥2 ab 100 Personen je Geschoss, laut Muster-VersammlungsstättenVO und auch pragmatisch nach ArbStättV). Gibt es Brandabschnitte, Rauchmelder, Feuerlöscher in genügender Zahl? Sind z. B. Serverräume mit Feuerlöschanlage ausgestattet? Für all dies gelten technische Regeln und BG-Vorschriften (DGUV Informationen).

Neben Arbeitsstättenrecht müssen auch das Bauordnungsrecht und ggf. branchenspezifische Sondervorschriften erfüllt sein.

• Gebäudeklasse und Brandschutz: In welcher Gebäudeklasse (nach Landesbauordnung) befindet sich das Objekt und was bedeutet das für z. B. Rettungswege und Feuerwiderstand? Hochhäuser (>22 m Höhe) haben extrem strenge Anforderungen (Sprinkler, Sicherheitsstromversorgung, Brandmeldeanlage etc.). Versammlungsstätten (>200 Personen) unterliegen Sonderbauverordnungen (z. B. Notbeleuchtung, Alarmierung, Sicherheitskonzept). Ein Logistiklager über 7.500 m² braucht evtl. automatische Brandmeldung und eigene Löschwasserversorgung. Lassen Sie sich vorhandene Brandschutzeinrichtungen zeigen und dokumentieren.

• Tragfähigkeit und technische Kennwerte: Passen die baulichen Kennzahlen zur Nutzung? (z. B. Bodentraglast: Eine Bürodecke trägt i.d.R. 2–3 kN/m², ausreichend für Büromöbel. Ein Hochregallager braucht u. U. 5–10 kN/m². Ein Labor mit schweren Geräten ähnlich. Wenn die Statik hier nicht genügt, muss verstärkt werden oder das Angebot scheidet aus). Raumhöhen: Prüfen Sie reale Höhen vs. Anforderungen (Produktionshallen benötigen oft >5 m lichte Höhe für Maschinen/Kräne; Büros mind. 2,50–3,00 m je nach Größe). Türöffnungen/Tore: Kommt man mit dem größten benötigten Gerät/Möbel hindurch? (z. B. Serverrack 2,10 m hoch passt nicht durch 2,00 m Tür ohne zu kippen; LKW-Rampen: breite Rolltore >=3 m).

• Versorgungseinrichtungen: Stellen Sie fest, ob die vorhandenen technischen Anschlüsse genügen: Strom (ausreichend Leistung in kW verfügbar? Separate Zähler?), Wasser/Abwasser (insb. bei Labor/Gastro-Betrieb wichtig), Telekommunikation (Glasfaser vorhanden? Anzahl Telefonleitungen?), Heizung/Kühlung Kapazitäten (können zusätzliche Serverräume gekühlt werden? Gibt es Redundanz?), Druckluft oder andere Medien falls benötigt.

• Energieeinsparrecht: Das Gebäude muss dem GebäudeEnergieGesetz (GEG) entsprechen oder es muss ggf. nachgerüstet werden. Bei größeren Umbauten greifen ggf. Verschärfungen (z. B. Dämmpflicht bei Anbau etc.). Der vorhandene Wärmeschutz beeinflusst außerdem die Betriebskosten. Ein modernes Gebäude hat eventuell Wärmerückgewinnung, LED-Beleuchtung etc., was langfristig Kosten spart.

• Branchenspezifische Sondervorschriften: Je nach Nutzung prüfen Sie weitere Regeln: Beispiel Gesundheitseinrichtung – ggf. Anforderungen aus der Muster-Krankenhausbauverordnung oder Medizingeräteverordnung; Beispiel Gastronomie in gemieteter Fläche – Trinkwasserverordnung (Stichwort Fettabscheider, Hygiene), Lüftungsauflagen; Beispiel Produktionshalle – falls mit Gefahrstoffen: Lagerung nach TRGS 510, Sicherheitsschrank nach TRGS 800 etc., BImSchG-Genehmigung ab bestimmter Produktionsgröße.

• Umbau- und Ausbauaufwand ermitteln: Notieren Sie für jedes Objekt, welche Umbaumaßnahmen nötig wären, um die Anforderungen vollständig zu erfüllen. Dies umfasst bauliche Änderungen (Wände einziehen/entfernen, Türen versetzen, Bodenbelag erneuern), technische Nachrüstung (Klimaanlage installieren, zusätzliche Elektroverteilungen, Sprinkler falls nötig) und Austattungsinvestitionen (Möbel, Akustik-Elemente, IT-Infrastruktur). Klären Sie auch, wer diese Maßnahmen durchführt und bezahlt: Manche Vermieter übernehmen einen Teil (z. B. stellen Trockenbauwände nach Mieterwunsch oder gewähren mietfreie Zeit als Baukostenzuschuss), anderes muss der Mieter selbst tragen. Halten Sie fest, ob das Angebot inklusive Ausbau ist oder ob Eigeninvestitionen erforderlich sind.

Parallel zur technischen Prüfung wird jedes Objekt wirtschaftlich durchgerechnet.

• Mietkosten und Nebenkosten: Verifizieren Sie den Mietzins (Kaltmiete) pro m² und die umlagefähigen Nebenkosten (Betriebskosten) pro m². Hinterfragen Sie, was in den Nebenkosten enthalten ist (Heizung, Strom, Wasser? Oder kommen Strom/Wasser separat hinzu? Gibt es Pauschalen oder Abrechnung nach Verbrauch?). Fordern Sie im Idealfall eine Nebenkostenaufstellung oder letzte Abrechnung vom Vermieter an, um Überraschungen zu vermeiden. Stellplatzmiete pro Parkplatz nicht vergessen. Berechnen Sie daraus die Gesamtmiete pro Jahr für das Objekt. Die Gesamtmiete sollte alle Mietnebenkosten sowie Stellplatzkosten einschließen. Diese Betrachtung reduziert Ihr finanzielles Risiko, weil Sie wissen, welche laufenden Kosten tatsächlich auf Sie zukommen.

• Einmalige Kosten (CapEx): Schätzen Sie die Umbaukosten für erforderliche Baumaßnahmen (Angebote von Innenausbauunternehmen einholen oder nach Erfahrungswert kalkulieren, z. B. Kosten pro m² für Bodenbelag XY). Berücksichtigen Sie Planungskosten (Architekt/Hausplaner für Umbau, Genehmigungsplanung falls bauaufsichtlich nötig) und Gutachterkosten (z. B. Brandschutzkonzept). Kalkulieren Sie Ausstattungskosten: neue Möbel, Trennwände, IT-Hardware, Verkabelung, Beleuchtung, Beschilderung etc. Falls Sie aus einer bestehenden Fläche umziehen: planen Sie die Umzugskosten ein (Umzugsunternehmen, Mietausfälle bei Doppelanmietung während Übergangszeit, ggf. IT-Ausfallzeiten).

• Förderungen und Anreize: Prüfen Sie, ob es finanzielle Anreize gibt, die die Kosten beeinflussen – z. B. übernimmt der Vermieter einen Teil der Umbaukosten (üblich sind Mietanreize wie ein mietfreier Zeitraum oder Ausbauzuschüsse, besonders in Mieter-Märkten), oder gibt es öffentliche Förderprogramme (z. B. für energetische Sanierung, wenn man die Fläche verbessert).

• Gesamtkostenbetrachtung: Stellen Sie alle Kosten auf eine Zeitschiene über die geplante Vertragslaufzeit dar. Z. B. 5 Jahre Mietvertrag: Summe aus 5× Jahresmiete + einmalige Investitionen (abschreiben oder auf die Laufzeit umlegen) = totaler Aufwand. So lassen sich Objekte unterschiedlicher Miete vs. Invest gut vergleichen. Ein Objekt mit hoher Miete aber fertigem Ausbau könnte über 5 Jahre günstiger sein als ein billiges Objekt mit hohen Umbaukosten. Auch Nebenkostenrisiken (Stichwort Energiepreise, veraltete Haustechnik = höhere Verbrauchskosten) fließen hier mit ein.

• Flächen- und Effizienzkosten: Beachten Sie, dass nicht nur absolute Kosten, sondern auch Effizienzkennzahlen relevant sind: Kosten pro Mitarbeitendem oder pro Arbeitsplatz, Kosten pro genutztem m². Ein Angebot mit etwas höherer Miete könnte effektiver sein, wenn die Fläche moderner und effizienter nutzbar ist (z. B. weniger Verkehrsfläche verschwendet).

Bereits in Phase 4 – vor Vertragsverhandlungen – ist es ratsam, die vorliegenden Mietvertragsentwürfe bzw. Konditionen juristisch zu durchleuchten. Oftmals stellt der Vermieter in dieser Phase einen Muster-Mietvertrag oder Letter of Intent bereit, um die Grundkonditionen festzuhalten.

• Zulässige Nutzung im Vertrag: Ist die geplante Nutzung (Büro, Lager, Praxis etc.) im Vertragsentwurf ausdrücklich erlaubt? Viele Gewerbemietverträge definieren den Mietzweck sehr eng („die Räume dürfen nur als XYZ genutzt werden“). Hier sollte ausreichend Spielraum sein, damit Ihr Geschäftsmodell abgedeckt ist, inklusive aller Nebennutzungen (z. B. Schulungsraum, kleine Lagerhaltung etc.). Falls eine Nutzungsänderungsgenehmigung nötig war, sollte der Vertrag regeln, wer diese einholt und was bei Nicht-Genehmigung passiert.

• Mietdauer und Kündigungsrechte: Gewerbemietverträge sind oft fest befristet (z. B. 5 Jahre mit Verlängerungsoption). Laut BGB gilt für Geschäftsräume eine ordentliche Kündigungsfrist von 6 Monaten, aber bei Zeitmietverträgen ist eine vorzeitige Kündigung meist ausgeschlossen. Prüfen Sie, ob Break-Klauseln sinnvoll sind (Option nach z. B. 3 Jahren zu kündigen) oder Verlängerungsoptionen zu sichern.

• Instandhaltung und Schönheitsreparaturen: Das Mietrecht nach BGB (§535 BGB) sieht vor, dass der Vermieter die Mietsache in vertragsgemäßem Zustand erhält. In Gewerbemietverträgen wird dies jedoch oft durch Vertragsklauseln modifiziert – z. B. sogenannte „Dach-und-Fach“-Klauseln, die die Instandhaltungspflicht ganz oder teilweise auf den Mieter übertragen. Solche Klauseln müssen fair sein; eine vollständige Überwälzung aller Erhaltungspflichten (inkl. grundlegender Bauteile) kann den Mieter unangemessen benachteiligen und unwirksam sein. Lassen Sie derartige Passagen prüfen. Ebenso die Schönheitsreparaturklausel (Renovierung bei Auszug): Sie sollte klar regeln, was tatsächlich gefordert ist, um späteren Streit zu vermeiden.

• Nebenkostenregelung: Der Vertrag sollte eine präzise Umlagevereinbarung enthalten (idealerweise mit Verweis auf die Betriebskostenverordnung). Prüfen Sie, ob alle Positionen zulässig und vereinbart sind (z. B. Verwaltungskosten oder Instandhaltung der Technik dürfen oft nicht auf Mieter umgelegt werden, außer vertraglich eindeutig geregelt). Achten Sie auf Abrechnungstermine und ob Vorauszahlungen realistisch sind. Hohe Nebenkostenvorauszahlungen können Liquidität binden.

• Mietanpassungen: Enthält der Vertrag eine Indexmiete (Koppelung an Verbraucherpreisindex) oder Staffelmiete? Das beeinflusst die Kostenplanung. Indexmiete ist üblich bei längeren Verträgen – hier sollte jedoch keine zusätzliche Staffelmiete on top kommen (doppelte Erhöhung). Prüfen Sie Formulierungen auf Rechtssicherheit.

• Wettbewerbsklauseln / Exclusivity: In Shopping-Centern oder Fachmarktzentren relevant: Gibt es Zusagen des Vermieters, keine Konkurrenz in unmittelbarer Nähe im selben Objekt zuzulassen? Oder umgekehrt, Beschränkungen, was der Mieter verkaufen darf?

• Untervermietung und Vertragsübernahme: Möglicherweise möchten Sie Räume untervermieten (bei Überschuss) oder bei Unternehmensverkauf den Mietvertrag übertragen. Viele Verträge verbieten Untervermietung ohne Zustimmung. Versuchen Sie hier praxisgerechte Regelungen zu verhandeln (Zustimmung darf nicht unbillig verweigert werden etc.).

• Haftung und Versicherung: Klären Sie, wer für welchen Schaden haftet. Meist muss der Mieter eine Haftpflichtversicherung abschließen. Gibt es Klauseln, die Haftung des Vermieters ausschließen (z. B. für Vermögensschäden bei technischen Ausfällen)? Solche sollten fair austariert sein.

• Betriebliche und behördliche Auflagen: Falls Umbauten nötig sind, regelt der Vertrag idealerweise, wer für behördliche Auflagen verantwortlich ist. Z. B. wenn der Einbau einer Lüftung genehmigt werden muss – muss der Vermieter das beantragen oder der Mieter? Hier empfiehlt sich: bauliche Änderungen = Pflicht des Vermieters, betrieblich bedingte Genehmigungen (z. B. Gaststättenerlaubnis) = Pflicht des Mieters.

• Rückbau und Zustand bei Rückgabe: Achten Sie auf Klauseln, ob der ursprüngliche Zustand bei Auszug wiederhergestellt werden muss. Wenn Sie auf eigene Kosten umbauen, wäre es wirtschaftlich nachteilig, alles wieder entfernen zu müssen. Hier kann man aushandeln, dass Einbauten übernommen werden oder ein besenreiner Zustand genügt.

In Phase 4 geht es also darum, alle wesentlichen Aspekte pro Objekt zu erfassen. Am Ende dieser Phase sollten Sie für jedes Angebot ein detailliertes Dossier haben, das folgendes beinhaltet: - Protokoll der Besichtigung (mit Fotos, wenn möglich). - Technischer Bericht: Abgleich mit Anforderungen, Mängelliste, Umbauerfordernisse. - Kostentabelle: Mietkosten, Nebenkosten, Umbaukosten, Gesamtkosten über x Jahre. - Vertragsauszüge: wichtige Klauseln, offengebliebene Verhandlungspunkte. - Liste offener Fragen an den Vermieter (falls Details noch fehlen, etwa genaue Maße, behördliche Genehmigungen, etc.).

Diese Informationen bilden die Grundlage für Phase 5, in der ein systematischer Vergleich durchgeführt wird.

In Phase 5 werden die Erkenntnisse der Detailprüfung zusammengeführt und die verbliebenen Mietflächenangebote systematisch ausgewertet. Ziel ist es, eine transparente Entscheidungsgrundlage zu schaffen, anhand derer das Management oder die Verantwortlichen die beste Wahl treffen können. Eine fundierte Auswertung umfasst sowohl qualitative Bewertungen (Wie gut erfüllt das Objekt die Anforderungen?) als auch quantitative Analysen (Kosten, Flächeneffizienz, Kennzahlen).

• Kriterienkatalog und Bewertungsmatrix erstellen: Basierend auf den Anforderungen aus Phase 1 und den Erkenntnissen aus Phase 4 wird ein Kriterienkatalog entwickelt, der alle relevanten Entscheidungsfaktoren abbildet. Typische Kategorien sind:

• Lage & Erreichbarkeit: z. B. Entfernung zu wichtigen Punkten, ÖPNV-Anbindung, Parkmöglichkeiten, Umfeld (Image, Sicherheit).

• Flächenangebot & Funktionalität: Passt die Größe und Aufteilung exakt zum Bedarf? (Deckung des Flächenbedarfs in %). Flexibilität der Fläche (Reservemöglichkeiten, Erweiterungspotential). Raumqualität (Tageslichtanteil, Raumhöhe, Akustik).

• Gebäudequalität & Technik: Gebäudezustand (Baujahr/Zustand, Renovierungsbedarf), technische Infrastruktur (IT, Klima, Aufzüge, Sicherheitsstandards), Compliance mit Normen (erfüllte/zu erfüllende Auflagen aus ArbStättV, Brandschutz, Barrierefreiheit etc.).

• Kosten: Gesamtkosten pro Jahr, Kosten pro Arbeitsplatz, Investitionsbedarf (hoch/mittel/kein), mögliche Einsparungen (energieeffizientes Gebäude spart Nebenkosten?), Mietpreis im Marktvergleich (angemessen oder teuer?).

• Vertragliche Rahmenbedingungen: z. B. Vertragsflexibilität (Laufzeit, Optionen), Grad der Mieter-Verpflichtungen (Instandhaltungspflichten – hoch/mittel/gering), Risiko durch Klauseln, Vermieter-Services (Facility Management inkl.? Reinigungsdienst?).

• Weiche Faktoren: Imagefaktor (repräsentativ für Kunden? Attraktiv für Mitarbeiter?), “Bauchgefühl” der Nutzer (subjektive Zufriedenheit mit dem Objekt), Risiken (z. B. Unsicherheit wegen möglicher Bauarbeiten in Umgebung, oder Objekt steht zum Verkauf -> Unsicherheit).

Für jeden dieser Bereiche werden Bewertungsmaßstäbe festgelegt. Ein bewährtes Mittel ist die Verwendung eines Ampelsystems oder einer Scoring-Skala. Beispielsweise: Grün = erfüllt / gut, Gelb = teils erfüllt / mittel, Rot = nicht erfüllt / schlecht. Alternativ kann man numerische Werte vergeben (z. B. 1 bis 5 Punkte) und diese später gewichten.

Tragen Sie für jedes Kriterium die Bewertung der einzelnen Angebote in eine Tabelle ein. So wird auf einen Blick erkennbar, welches Angebot wo Stärken und Schwächen hat. Unten stehende Tabelle zeigt beispielhaft einen Ausschnitt einer solchen Bewertungsmatrix mit Ampelmarkierung für drei Angebote (A, B, C):

Die Matrix kann je nach Präferenz auch mit numerischen Scores hinterlegt werden. Beispielsweise könnte man jedem Kriterium eine Gewichtung geben (z. B. Lage 15%, Kosten 20%, etc.) und die Angebote auf einer Skala von 1–10 bewerten, um einen Gesamtpunktwert je Option zu errechnen. Hier ist jedoch Vorsicht geboten: Gewichtungen und Punktzahlen können subjektiv sein. Wichtig ist, dass die Transparenz gewahrt bleibt und die Prioritäten des Unternehmens abgebildet werden.

• Einbeziehung der Entscheider & Diskussion: Präsentieren Sie die Bewertungsmatrix und Ihre Analysen in einem Entscheidungsmeeting. Erklären Sie die Bewertungslogik und laden Sie zur Diskussion ein. Oft hilft die visuelle Ampeldarstellung: Anhand der Bewertungsmatrix erkennen Sie sofort die Stärken und Schwächen der Flächenangebote. In der Diskussion können die objektiven Kriterien um subjektive Eindrücke ergänzt werden. Beispiel: Angebot B ist zwar teuer (viel Rot/Gelb bei Kosten), aber vielleicht strategisch dennoch wertvoll (Top-Image, zukünftiges Wachstum am Standort möglich). Solche Aspekte müssen offen besprochen werden.

• Abwägung und Entscheidung: Letztlich läuft es darauf hinaus, dass Sie gemeinsam mit den Entscheidungsträgern eine fundierte Entscheidung treffen. Die Bewertungsmatrix dient als Entscheidungsvorbereitung im Sinne einer Entscheidungshilfe – sie soll das Bauchgefühl untermauern oder Fragen aufwerfen, aber nicht blind eine mathematische Entscheidung erzwingen. Mögliche Outcomes sind:

• Klare Entscheidung für ein Angebot: Ein Objekt sticht als ausgewogener Sieger hervor (z. B. die meisten Grün-Bewertungen und keine kritischen Rot-Bereiche) – dann kann die Empfehlung ausgesprochen werden, dieses zu priorisieren.

• Zwei Favoriten, weitere Verhandlung notwendig: Falls zwei Objekte dicht beieinander liegen, könnte beschlossen werden, mit beiden in finale Verhandlungen zu gehen, um vielleicht durch bessere Konditionen einen eindeutigen Sieger zu bestimmen.

• Entscheidungsvorlage für Geschäftsleitung: In manchen Unternehmen wird an dieser Stelle ein schriftliches Entscheidungspapier erstellt, das die Shortlist-Objekte vergleicht, die Bewertungen zusammenfasst und eine Empfehlung (inkl. Begründung) ausspricht. Mit dieser Unterlage kann die Geschäftsführung dann formal den Beschluss fassen.

• Dokumentation: Halten Sie das Ergebnis und die Gründe der Entscheidung schriftlich fest. Diese Dokumentation ist wertvoll, um z. B. dem Vermieter des zweitplatzierten Objekts absagen zu können (ggf. unter Nennung sachlicher Gründe), und intern als Nachweis, dass eine objektive und nachvollziehbare Auswahl getroffen wurde. Alle objektiven Kriterien wurden betrachtet und Sie können nun eine fundierte Entscheidung treffen.

Am Ende von Phase 5 steht die Entscheidung für ein konkretes Mietobjekt (oder in seltenen Fällen zwei Objekte als Plan A und Plan B, falls Plan A doch scheitert). Die Auswertung hat transparent gemacht, welches Objekt das beste Preis-Leistungs-Verhältnis bzw. Erfüllungsprofil hat. Nun geht es abschließend darum, die Vertragsdetails zu finalisieren und die Anmietung rechtsverbindlich zu machen.

Nachdem das bevorzugte Mietobjekt ausgewählt wurde, tritt das Verfahren in die finale Phase: die Vertragsverhandlungen und -prüfung. Hier wird sichergestellt, dass die ausgehandelten Konditionen für den Mieter optimal sind und der Mietvertrag keine unerwünschten Überraschungen enthält. Auch letzte technische oder terminliche Details werden fixiert.

• Absichtserklärung / Letter of Intent (LoI): Oft wird vor dem finalen Vertrag ein LoI oder Memorandum of Understanding mit dem Vermieter geschlossen, der die Hauptpunkte festhält (Mietfläche, Mietzins, Mietbeginn, etwaige mietfreie Zeiten, Umbauvereinbarungen, wichtigen Klauseln). Dies ist meist rechtlich nicht bindend, signalisiert aber beiden Seiten Ernsthaftigkeit und dient als Verhandlungsgrundlage.

• Endverhandlung der Konditionen: Nutzen Sie die Tatsache, dass Sie sich für dieses Objekt entschieden haben, um evtl. noch Verbesserungen auszuhandeln:

• Letzter Check, ob alle Anforderungen erfüllt werden: Wenn in Phase 4/5 bestimmte Mängel identifiziert wurden, jetzt klären, ob der Vermieter diese vor Mietbeginn beseitigt oder Zugeständnisse macht (z. B. Einbau einer Klimaanlage, Schaffung eines zweiten Fluchtwegs, Genehmigung einer Beschilderung außen etc.). Legen Sie Verantwortlichkeiten eindeutig fest.

• Mietpreis und Incentives: Falls der Markt es hergibt, versuchen Sie, einen besseren Mietzins oder Nebenkostenpauschalen auszuhandeln. Gängig ist auch, z. B. 1–3 Monate mietfrei zu vereinbaren (besonders wenn Sie Umbauten selbst tragen müssen) oder einen gestaffelten Einstieg (erste Jahr geringere Miete).

• Umbauvereinbarung: Falls der Vermieter zugesagt hat, bestimmte Ausbauten vorzunehmen (z. B. Wände einziehen, Teppich erneuern), stellen Sie sicher, dass dies im Vertrag oder als Anlage klar beschrieben ist – mit Umfang, Qualität, Zeitplan. Alternativ, wenn Sie selbst ausbauen: eventuell einen Baukostenzuschuss vereinbaren, den der Vermieter übernimmt (einmaliger Betrag oder auf die Miete umgelegt).

• Zeitplan und Einzug: Vereinbaren Sie verbindlich den Übergabetermin der Fläche. Wenn möglich, bauen Sie Puffer ein für Ihre Einrichtung. Bei Neubau kann man z. B. Zwischenübergaben vereinbaren (Baustellenbegehungen, Vorabnahmen). Legen Sie fest, was passiert, wenn der Vermieter den Termin nicht hält (z. B. Mietminderung pro Verzugsmonat oder Rücktrittsrecht bei sehr großen Verzögerungen).

• Sonstige Dienstleistungen: Fragen Sie nach zusätzlichen Services, die evtl. inkludiert werden können – z. B. übernimmt der Vermieter die Endreinigung bei Auszug, oder stellt er Security-Dienste nachts. In Bürohäusern gibt es manchmal Service-Pakete. Alles, was hier geklärt ist, verhindert spätere Konflikte.

• Juristische Vertragsprüfung: Lassen Sie den finalen Vertragsentwurf durch einen Fachanwalt prüfen, sofern nicht schon in Phase 4 geschehen. Gerade bei umfangreichen Gewerbemietverträgen (oft 30+ Seiten) ist es wichtig, dass kein Passus übersehen wird, der Ihr Unternehmen einseitig benachteiligt. Achten Sie insbesondere auf:

• Wirksamkeit der Klauseln: Enthält der Vertrag Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)? Bei vom Vermieter gestellten Formularverträgen ist vieles AGB-Recht unterworfen: Klauseln dürfen keine der Parteien unangemessen benachteiligen. Ihr Anwalt achtet darauf, dass z. B. Haftungsausschlüsse, Instandhaltungsklauseln, Renovierungspflichten etc. einer Inhaltskontrolle standhalten.

• Schriftformklausel: Gewerbemietverträge müssen schriftlich geschlossen werden (bei Laufzeit >1 Jahr, §550 BGB). Oft steht im Vertrag, dass mündliche Nebenabreden nicht existieren oder Änderungen schriftlich zu erfolgen haben. Diese Klausel ist wichtig – halten Sie sich dran, da sonst der Vertrag evtl. als unbefristet gilt.

• Genehmigungen als Bedingung: Falls behördliche Genehmigungen (Umbau, Nutzungsänderung) noch ausstehen, kann man den Vertragsbeginn unter eine aufschiebende Bedingung stellen (Vertrag tritt nur in Kraft, wenn Genehmigung erteilt wird). Das schützt Sie vor einem gültigen Vertrag, aber Sie dürften nicht nutzen.

• Mieterkündigungsrecht bei Leistungsverzug: Ist der Vermieter verpflichtet, Umbauten bis zum Start fertigzustellen, sollte geregelt sein, was bei Nichterfüllung passiert (z. B. Mietminderung, Schadensersatz).

• Zustand bei Übergabe und Rückgabe: Protokollieren Sie den Übergabezustand bei Mietbeginn genau (Fotos, Protokoll als Vertragsanlage). So können später keine Streitigkeiten über Vorschäden entstehen. Ebenso kann man im Vertrag vereinbaren, dass dieses Protokoll Maßstab für den Rückgabezustand ist (normale Abnutzung ausgenommen).

• Vertragsunterschrift: Wenn alle Punkte konsensfähig geklärt und geprüft sind, erfolgt die Unterzeichnung des Mietvertrags durch beide Parteien. Damit ist der rechtliche Teil der Anmietung abgeschlossen. Wichtig: Oft muss die Kaution (i. d. R. 3 Nettokaltmieten) gestellt werden bei oder kurz nach Unterschrift – planen Sie dies finanziell und organisatorisch (z. B. Kautionsbürgschaft einer Bank oder Mietkautionsdepot).

• Nachbereitung und Projektübergang: Unmittelbar nach Vertragsschluss beginnt praktisch schon das nächste Projekt: die Umzugs- und Einrichtungsphase. In unserem Vorgehensmodell gehört diese nicht mehr zur Auswahlphase, aber es empfiehlt sich, bereits in Phase 6 einen Übergabe- und Kommunikationsplan bereit zu haben. Informieren Sie interne Stakeholder über die Entscheidung und nächsten Schritte. Koordinieren Sie Architekten, Innenausbauer und ggf. die zusätzlichen Leistungen wie IT-Installation, Möbellieferung etc., die im neuen Objekt anstehen.

Am Ende von Phase 6 haben Sie einen unterschriebenen Vertrag und alle Rahmenbedingungen für die Anmietung festgezurrt. Fallstricke und spätere zusätzliche Kosten wurden vermieden, indem Sie den Vertrag sorgfältig geprüft haben. Jetzt kann die gewählte Fläche bezogen bzw. ausgebaut werden.

Das oben beschriebene Vorgehensmodell fokussiert auf die Auswahl zwischen bestehenden Mietangeboten.

• Bedarfsermittlung (Phase 1): Identisch – vielleicht sogar noch wichtiger, da beim Neubau die Planung komplett nach den Anforderungen ausgerichtet wird. Zusätzlich sind hier "planerische Rahmenbedingungen" zu beachten (z. B. Baugrundstück vorhanden? Maximale BGF laut Bebauungsplan? Eventuell städtebauliche Vorgaben) – diese fließen ins Anforderungsprofil mit ein.

• Marktanalyse (Phase 2) bei Neubau bedeutet: statt Mietobjekten sucht man ggf. Grundstücke oder Bestandsgebäude zur Entwicklung. Alternativ: man vergleicht die Option Neubau vs. Bestand. Die Longlist könnten hier mögliche Grundstücke oder Projektentwicklungsangebote sein. Kriterien wie Baurecht (BPlan), Erschließungskosten, Bauzeit kommen ins Spiel.

• Vorauswahl (Phase 3): Man sondiert, welcher Weg (Neubau vs. Miete Bestand) oder welches Grundstück favorisiert wird. Eventuell parallelisiert man zwei Szenarien bis zur Entwurfsplanung.

• Detailprüfung (Phase 4): Bei Neubau umfasst das die Standortanalyse (Bodengutachten, Infrastruktur) und erste Planungskonzepte. Man erstellt ein Funktions- und Flächenprogramm und lässt Architekten Vorentwürfe erarbeiten. Diese Entwürfe müssen dann wieder technisch, rechtlich (Baugenehmigungsfähigkeit) und wirtschaftlich geprüft werden. Im Prinzip werden hier also nicht bestehende Gebäude geprüft, sondern Entwurfsvarianten und Kostenkalkulationen. Die Anforderungen aus Phase 1 bilden den Maßstab, an dem die Entwürfe gemessen werden (z. B. Erfüllt Entwurf A alle Raumwünsche? Ist er zukunftsfähig? Liegt die Kostenschätzung im Budget?).

• Auswertung & Entscheidung (Phase 5): Ähnlich, aber man vergleicht evtl. Neubau vs. Anmietung. Es kann eine Entscheidungsmatrix geben, die z. B. den Eigenbau (höhere Anfangskosten, dafür perfekt zugeschnitten) gegen eine Anmietung (schneller verfügbar, weniger Kapitalbindung, aber Kompromisse nötig) abwägt. Kriterien wären hier z. B. Investitionsvolumen, zeitliche Realisierbarkeit, Passgenauigkeit, Flexibilität, Risiken in Bauphase etc.

• Vertragsabschluss (Phase 6): Bei Neubau mündet das nicht in einen Mietvertrag, sondern z. B. in einen Bauvertrag mit einem Generalunternehmer oder in Mietvertrag in einem Projektentwicklungsvorhaben (Build-to-Suit). In letzterem Fall verhandelt man ähnlich wie oben einen Vertrag, der aber Bauleistungen mit einschließt und oft lange Laufzeiten hat. Bei Revitalisierung im Bestand könnte es ein Kaufvertrag sein, gefolgt von Bauphase. Die juristischen Prüfungen betreffen dann Werkverträge, Gewährleistungsfragen etc., was hier nicht im Detail ausgeführt ist.

Insgesamt bleiben die Phasen der Entscheidungsfindung vergleichbar: Bedarf -> Optionen -> Bewertung -> Entscheidung -> vertragliche Fixierung.

In der Praxis endet die Beratungsleistung oft nicht mit dem Vertragsabschluss. Häufig werden ergänzende Leistungen benötigt, um den Bezug der neuen Fläche optimal zu gestalten.

• Planungsleistungen: Detailplanung der Innenräume, Möblierungsplanung in Varianten, Erstellung von Belegungsplänen unter Einhaltung aller Regeln (ASR, DGUV). Auch Innenarchitektur für gewünschte Gestaltung.

• Technikausstattung: Planung der Bürotechnik und Medientechnik (z. B. Verkabelungskonzepte, Konferenzraum-Technik, WLAN-Ausleuchtung, Serverraumplanung).

• Umzugsmanagement: Feinplanung des Umzugs, Logistik, Kommunikation an Mitarbeiter, Minimierung von Betriebsunterbrechungen.

• Kosten- und Projektcontrolling: Fortlaufende Kostenplanung und Kontrolle während Umbau/Bau (z. B. Monitoring von Baukosten, Möblierungskosten, technischen Ausbaukosten, Umzugskosten). Dabei auch Koordination der Ausführungsplanung und Bauüberwachung bei Umbauten – entweder durch den Vermieter oder eigeninitiativ, je nach Vertrag.

• Abnahme und Inbetriebnahme: Unterstützung bei der Abnahme von Vermieter-Leistungen (Umbauten), Überprüfung der technischen Anlagen vor Einzug, Mängelmanagement. Planung der Inbetriebnahme der IT, Möblierung etc.

Diese weiterführenden Leistungen stellen sicher, dass der Übergang in die neue Fläche reibungslos verläuft und die geplante Nutzung tatsächlich effizient umgesetzt wird. Auch wenn sie nicht unmittelbar Teil der Flächenauswahl sind, sollte man frühzeitig (spätestens Phase 5) überlegen, wer diese Aufgaben übernimmt – intern oder mit externen Beratern.