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Vertragsgestaltungsphase

Facility Management: Gewerbemietverträge » Phasen » Vertragsgestaltungsphase

Die Vertragsgestaltungsphase bei gewerblichen Mietverträgen

Die Vertragsgestaltungsphase bei gewerblichen Mietverträgen

Die Verhandlungs- und Gestaltungsphase eines gewerblichen Mietvertrags ist entscheidend, da sie die Bedingungen festlegt, die künftig den Betrieb und die Kostenverteilung zwischen den Parteien regeln. In Deutschland – wo im gewerblichen Mietrecht weitgehende Vertragsfreiheit herrscht – wird in dieser Phase über Miethöhe, Laufzeit, Nutzungsrechte und Verantwortlichkeiten für die technische Gebäudeausstattung verhandelt. Diese Aspekte sind für Vermieter wie Mieter von hoher Relevanz . Aus Sicht des Facility Managements (FM) ist die Vertragsgestaltung der zentrale Moment, um betriebliche Anforderungen vertraglich abzusichern: Dazu zählen technische Übergabekriterien, definierte Instandhaltungsleistungen sowie verbindliche Service Levels für den Gebäudebetrieb . In der Praxis arbeiten Facility Manager eng mit den Rechts- und Immobilienabteilungen zusammen, um Geschäftsanforderungen und Betreiberpflichten in Einklang zu bringen und eine effiziente sowie regelkonforme Nutzung der Immobilie ab dem ersten Betriebstag sicherzustellen .

Mietersicht auf Gewerbemietverträge

Mietersicht auf Gewerbemietverträge

Mieter nutzen die Gestaltungsphase, um mietvertragliche Rahmenbedingungen abzusichern, die ihren betrieblichen und technischen Anforderungen entsprechen. Bereits vor Vertragsabschluss bewerten sie die Immobilie hinsichtlich Layout, technischer Ausstattung und infrastruktureller Eignung. In den Vertragsverhandlungen werden zentrale Eckpunkte wie Miethöhe, Vertragslaufzeit sowie Verlängerungs- und Ausstiegsmöglichkeiten festgelegt. Ein wesentliches Anliegen ist die Kostenplanbarkeit: Mieter streben an, etwaige Mietanpassungsklauseln (Indexierung oder Staffelmiete) zu definieren oder Betriebskostenumlagen zu begrenzen, um künftige Belastungen kalkulierbar zu halten . Da die Instandhaltungspflichten im gewerblichen Mietrecht ausdrücklich geregelt werden müssen , wird verhandelt, ob der Mieter lediglich für einfache, innenliegende Maßnahmen (z. B. Reinigung, Leuchtmitteltausch) verantwortlich ist, während der Vermieter strukturelle Instandsetzungen und sicherheitsrelevante Maßnahmen übernimmt. Darüber hinaus werden Nutzungsklauseln genau abgegrenzt, um spätere Nutzungskonflikte auszuschließen, sowie Rückbauverpflichtungen zum Vertragsende klar geregelt. Ein präziser Betriebskostenkatalog und transparente Nebenkostenabrechnungen sind für Mieter in Deutschland rechtlich wie wirtschaftlich essenziell.

Facility-Management-Teams sind in der Regel frühzeitig in die Vertragsgestaltung eingebunden, um betriebliche Anforderungen in den Vertragstext einfließen zu lassen. Facility Manager definieren unter anderem Anforderungen an Klimatisierung, Energieeffizienz, Brandschutz, Sicherheitssysteme oder Reinigungsstandards, die idealerweise in Form technischer Anlagen oder Service Level Agreements dem Vertrag beigefügt werden. Ein zentrales Element ist das Übergabeprotokoll, das den Zustand der Mietsache zum Mietbeginn dokumentiert . Hier werden technische Funktionsfähigkeit, installierte Systeme (z. B. IT-Infrastruktur, Lüftung, Beleuchtung), Parkplatzregelungen und Übergabeverpflichtungen vertraglich fixiert . Insgesamt stellt die Vertragsgestaltungsphase für den Mieter eine zentrale Chance dar, FM-relevante Standards und betriebliche Anforderungen verbindlich zu regeln – und spätere Konflikte über Pflichten und Zuständigkeiten zu vermeiden.

Vermietersicht auf Gewerbemietverträge

Vermieter verfolgen mit der Vertragsgestaltung primär Ziele wie Rechtssicherheit, Risikobegrenzung und strategische Steuerung des Objekts. Bereits im Vorfeld der Vertragsverhandlungen prüfen sie die Bonität des Mietinteressenten und sichern sich durch Kautionen oder Bürgschaften ab. Im Vertrag werden dann finanzielle und rechtliche Kernelemente verbindlich fixiert – darunter Miethöhe, Vertragslaufzeit sowie Mechanismen zur Mietanpassung . Häufig finden sich Indexklauseln (z. B. gekoppelt an den Verbraucherpreisindex) oder Staffelmietvereinbarungen mit vordefinierten Steigerungsstufen . Auch die zulässige Nutzung wird präzise festgelegt; bauliche Änderungen des Mieters unterliegen in der Regel der schriftlichen Zustimmung durch den Vermieter. Der Mietvertrag verpflichtet den Mieter häufig zur Wiederherstellung des Ursprungszustands bei Vertragsende, um langfristig die Werthaltigkeit des Objekts zu sichern . Einschränkungen bei Untervermietung oder Nutzungsänderung dienen dem Vermieter zur Wahrung des Objektkonzepts und der Mieterstruktur.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Regelung technischer und betrieblicher Verantwortlichkeiten. Anders als im Wohnraummietrecht können im gewerblichen Mietrecht umfassende Instandhaltungspflichten auf den Mieter übertragen werden . Der Vertrag legt fest, welche Wartungs- und Reparaturleistungen dem Mieter obliegen (z. B. laufende Instandhaltung) und welche beim Vermieter verbleiben (z. B. Dach, Fassade, haustechnische Anlagen). Zugleich behalten sich Vermieter in der Regel Zutrittsrechte zur Durchführung von Inspektionen oder Maßnahmen vor. Strategisch dient der Vertrag auch der langfristigen Immobilienpositionierung: Über Betriebskostenklauseln und Mietanpassungsregelungen wird sichergestellt, dass das Objekt wirtschaftlich betrieben werden kann und Marktentwicklungen berücksichtigt werden . Nutzungseinschränkungen, Zustimmungsvorbehalte und Klauseln zur Betriebspflicht des Mieters stellen sicher, dass der Mietvertrag auf die Gebäudestrategie, FM-Ziele und Investoreninteressen abgestimmt bleibt.

In Summe erfüllt die Vertragsgestaltung für den Vermieter eine Doppelfunktion: Sie dient sowohl dem rechtlichen Schutz als auch der steuernden Einbindung von Facility-Management-Standards, betriebswirtschaftlichen Zielwerten und langfristiger Objektqualität.