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Strukturelle Grundlagen in der Planungsphase

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Planungsphase: Der Beginn des Mietverhältnisses

Planungsphase: Der Beginn des Mietverhältnisses

Die Initiierungs- bzw. Planungsphase eines gewerblichen Mietvertrags ist der entscheidende Zeitraum, in dem sowohl potenzielle Mieter als auch Vermieter die Grundlage für ein erfolgreiches Mietverhältnis legen. In dieser Phase klären Unternehmen ihre Flächenbedarfe und Eigentümer bereiten ihre Immobilien für die Vermietung vor – mit einem klaren Fokus auf die Anforderungen des Facility Managements. Gründliche Planung ist hier essenziell, denn nur etwa 10–20 % der Lebenszykluskosten einer Immobilie entfallen auf die Bauphase, während 80–90 % im laufenden Betrieb, der Instandhaltung und in Modernisierungen entstehen. Fehler in der Anfangsphase eines Mietverhältnisses können somit langfristige wirtschaftliche Folgen haben. In der Praxis wird das Facility Management frühzeitig eingebunden, um sicherzustellen, dass die technischen und betrieblichen Anforderungen mit den Nutzungszielen und gesetzlichen Vorgaben übereinstimmen. In Deutschland etwa muss gemäß Gebäudeenergiegesetz (GEG) bereits vor Abschluss eines Mietvertrags ein gültiger Energieausweis vorgelegt werden. Solche regulatorischen und FM-relevanten Aspekte machen eine sorgfältige Vorbereitung in der Einleitungsphase sowohl für Mieter als auch Vermieter unerlässlich.

Planungsphase – Flächenbedarf, technische Anforderungen und rechtliche Grundlagen

Mieterperspektive

Aus Sicht des Mieters steht in der Planungsphase die Prüfung im Vordergrund, ob eine Immobilie die betrieblichen Anforderungen erfüllt. Mieter analysieren benötigte Flächen, Layouts, Infrastruktur und technische Gegebenheiten – etwa Deckenhöhen, Stromversorgung oder IT-Anbindung. Auch Standortkriterien wie Erreichbarkeit, Image und Nähe zu Kunden oder Logistikzentren spielen eine zentrale Rolle. Parallel dazu werden Budgetrahmen erarbeitet und vorbereitende Unterlagen erstellt, wie Geschäftspläne, Bonitätsnachweise oder Bankbürgschaften. Externe Berater wie Immobilienmakler, Juristen oder FM-Fachleute werden häufig in dieser Phase eingebunden, um eine fundierte Entscheidungsbasis zu schaffen.

Facility-Management-Aspekte haben dabei erheblichen Einfluss auf die Auswahlentscheidung. Mieter prüfen, welche Leistungen (z. B. Reinigung, Wartung, Energieversorgung, Sicherheitsdienste) durch den Vermieter organisiert werden und welche sie selbst verantworten. Sie bewerten auch, ob sich die Immobilie bei zukünftigem Bedarf flexibel anpassen lässt. Üblich ist die genaue Verhandlung von Instandhaltungsregelungen, Zuständigkeiten bei Reparaturen, sowie die Definition klarer Rückbaupflichten am Vertragsende. Bereits vor Vertragsschluss erfolgt oft eine technische Bestandsaufnahme, um den Zustand der gebäudetechnischen Anlagen zu erfassen und etwaige Mängel vorab zu regeln. Die Initiierungsphase aus Mietersicht dient also dazu, sicherzustellen, dass das Objekt den operativen Anforderungen entspricht und die Facility-Services transparent, vertraglich klar geregelt und langfristig tragfähig sind.

Vermieterperspektive

Vermieter bereiten ihre Immobilien in der Planungsphase umfassend auf die Vermietung vor – technisch, rechtlich und strategisch. Zunächst wird die Immobilie instand gesetzt, gereinigt und auf rechtliche Nutzungstauglichkeit überprüft. Technische Systeme wie Heizung, Lüftung, Aufzüge oder Brandschutz werden auf Funktionsfähigkeit kontrolliert und erforderliche Nachweise eingeholt, beispielsweise Genehmigungen oder Energieausweise gemäß deutschem GEG. Oftmals investieren Eigentümer in kleinere Modernisierungen, um die Immobilie marktfähig zu gestalten – sei es durch eine neue Beleuchtung, Sanierung von Bodenbelägen oder energetische Maßnahmen. Parallel analysieren Vermieter den Markt, definieren Zielmietergruppen und entwickeln Vermarktungsstrategien für das Objekt. Die Mietpreisbildung erfolgt dabei auf Grundlage von Marktanalysen, Lagequalitäten und Nachfrageprofilen, differenziert nach Branchen wie Logistik, Produktion oder Dienstleistung.

Juristisch wird bereits in der Initiierungsphase der Mietvertrag vorbereitet. Dabei arbeiten Vermieter mit Anwälten und Facility Management zusammen, um Regelungen zu Miete, Nebenkosten, Instandhaltungspflichten, Mietdauer und Anpassungsklauseln (z. B. Indexierung) zu formulieren. Auch technische Vertragsbestandteile – etwa Anforderungen an bauliche Veränderungen durch den Mieter oder Rückbaupflichten bei Mietende – werden früh definiert. Facility-Manager sorgen zudem dafür, dass Wartungszyklen, technische Prüfpflichten (z. B. für Brandschutzanlagen) und gesetzliche Vorgaben erfüllt und dokumentiert sind. Ein funktionierendes FM-System erleichtert es, dem Mieter einen betriebsbereiten und gesetzeskonformen Zustand zu übergeben und eine langfristige Nutzungssicherheit zu gewährleisten.

Es ist die Einleitungsphase eines gewerblichen Mietverhältnisses ein strategischer Vorbereitungsprozess für beide Seiten. Mieter definieren und sichern ihre Anforderungen, während Vermieter die Immobilie physisch und vertraglich darauf ausrichten. Der frühzeitige Einbezug des Facility Managements ist dabei entscheidend – nur so lassen sich betriebliche, rechtliche und technische Anforderungen effizient und nachhaltig in Einklang bringen.