Vertragskonformität und Nutzung im Blick

Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, dem Mieter den vertragsgemäßen Gebrauch der Mietsache während der Mietzeit zu gewähren und den Zustand der Immobilie zu erhalten. Das schließt insbesondere ein, dass das Gebäude bei Übergabe in einem nutzbaren Zustand sein muss und dieser Zustand im Laufe der Nutzung erhalten bleibt. Aus dieser Instandhaltungspflicht folgt auch die Verkehrssicherungspflicht: Der Vermieter muss dafür sorgen, dass von der Immobilie keine Gefahren für Mitarbeiter, Kunden oder Besucher ausgehen. Konkret bedeutet das, dass für alle dem allgemeinen Nutzerkreis zugänglichen Bereiche (z.B. Eingänge, Flure, Treppenhäuser, Gehwege) ausreichende Sicherheitsvorkehrungen zu treffen sind. Wenn vertraglich keine anderslautende Regelung getroffen wurde, verbleibt diese Pflicht grundsätzlich beim Vermieter. Teilvereinbarungen, etwa über Winterdienst, sind nur mit ausdrücklicher Vereinbarung möglich. Damit stellt der Vermieter sicher, dass alle betrieblichen und baulichen Vorschriften eingehalten werden, behördliche Genehmigungen vorliegen und Mieter ungehindert arbeiten können (z.B. Brandschutz, bauliche Tragfähigkeit). Im Rahmen des Facility Managements wird oft ein Objektmanagement etabliert, das Wartungspläne erstellt, regelmäßige Kontrollen durchführt und Reparaturarbeiten termingerecht beauftragt, um die Verkehrssicherheit dauerhaft zu gewährleisten.

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Für den Werterhalt der Gewerbeimmobilie ist es entscheidend, dass der Vermieter regelmäßige Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen durchführt. Dies dient nicht nur der Vertragserfüllung, sondern auch der langfristigen Substanzerhaltung der Immobilie. Instandsetzungs- und Erhaltungsmaßnahmen umfassen beispielsweise die Dachreparatur zur Vermeidung von Wasserschäden, die Wartung und Instandsetzung von Heizungs- und Klimaanlagen zur Betriebssicherheit und die Beseitigung großer Mängel (z.B. Risse in Wänden, Schadstellen an Fassaden). Nach gängiger Praxis überlässt der Vermieter den Zustand des Mietobjekts dem Mieter zwar zur Nutzung, bleibt jedoch verantwortlich für alle wesentlichen Reparaturen und die Gebäudesubstanz. Dies schließt auch Technik, Aufzüge und zentrale Versorgungseinrichtungen ein. Etwaige Schönheitsreparaturen oder Kleinreparaturen können vertraglich auf den Mieter übertragen werden, müssen dann aber genau im Mietvertrag vereinbart sein. Um die koordinierte Pflege sicherzustellen, beauftragt das Facility Management üblicherweise Fachfirmen für turnusmäßige Wartungen (z.B. Heizung, Lüftung, Sicherheitstechnik) und dokumentiert diese Arbeiten im Gebäudezustandsprotokoll. So wird der bauliche Werterhalt gewährleistet und spätere teure Instandsetzungen vermieden. Viele dieser Instandhaltungskosten können – vertraglich festgelegt – über die Betriebskostenabrechnung auf den Mieter umgelegt werden, was die finanzielle Belastung des Vermieters minimiert und zugleich eine transparente Kostenverteilung ermöglicht.

Die Betriebskostenabrechnung ist ein wesentlicher Teil der Vermieteraufgaben in der Betriebsphase. Gemäß BetrKV und § 556 BGB muss die Umlage der umlagefähigen Betriebskosten ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart werden. Für den Vermieter bedeutet dies, im Vertrag genau festzulegen, welche Kostenpositionen auf die Mieter umgelegt werden. Übliche Posten bei Gewerbemiete sind neben Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr und Versicherungen auch Kosten für Hausmeister, Reinigung, Sicherheitspersonal, Werbeanlagen oder technische Anlagenwartungen. Entscheidend ist dabei die Transparenz: Dem Mieter muss zum einen vorab klar sein, welche Kosten übernommen werden, zum anderen ist eine detaillierte Abrechnung mit Nachweis erforderlich. Nach Abschluss eines Abrechnungszeitraums (in der Regel jährlich) hat der Vermieter dem Mieter eine Abrechnung über die geleisteten Vorauszahlungen vorzulegen. Auch im Gewerbemietrecht gilt dabei die einjährige Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 BGB als Orientierungsmaßstab: Fehlt eine abweichende Vereinbarung, wird allgemein davon ausgegangen, dass der Vermieter die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zu erstellen hat. Versäumt er diese Frist, kann der Mieter die Erteilung der Abrechnung gerichtlich durchsetzen. Das Facility Management unterstützt hier mit klaren Prozessen: Es achtet auf termingerechte Kostenerfassung, vermeidet Doppelzahlungen und prüft, ob alle anfallenden umlagefähigen Kosten erfasst werden. Damit ist sichergestellt, dass die Betriebskostenabrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und im Streitfall Bestand hat.

Während der Mietdauer behält sich der Vermieter verschiedenste Kontrollrechte vor, um die Einhaltung des Vertragszwecks sicherzustellen. So darf er das Mietobjekt im Rahmen der vereinbarten Nutzung und mit vorheriger Ankündigung betreten, um den Zustand zu überprüfen oder notwendige Reparaturen zu veranlassen. Darüber hinaus hat der Vermieter das Recht, die Einhaltung der Hausordnung zu überwachen und Verstöße zu beanstanden. Im gewerblichen Bereich kann hierzu auch das Monitoring betrieblicher Abläufe gehören, etwa ob bauliche Veränderungen ohne Genehmigung vorgenommen wurden oder ob Besucherströme und Brandschutzvorgaben eingehalten werden. Andererseits hat der Vermieter die Pflicht, den Mieter über relevante Belange zu informieren. Dazu zählt zum Beispiel die Ankündigung von Wartungsarbeiten, Änderungen an Versorgungsanlagen oder neuen Verordnungen (etwa Energiesparmaßnahmen). Das Facility Management organisiert diesen Informationsfluss: Es legt Kommunikationswege fest, erstellt Rundschreiben für länger andauernde Maßnahmen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten (z.B. Brandschutzbeauftragte, Gebäudepersonal) eingebunden werden. Auf diese Weise herrscht während der ganzen Mietzeit ein strukturiertes Verhältnis, in dem der Vermieter sein Kontrollrecht wahrnimmt, ohne die berechtigten Interessen des Mieters zu übergehen.

Stellen sich während des Mietverhältnisses Vertragsverstöße oder Störungen ein, geht der Vermieter in der Regel gestaffelt vor. Bei Zahlungsverzug fordert er den Mieter zunächst mit einer Mahnung zur Begleichung auf. Bleibt die Mietzahlung auch nach dieser Erinnerung aus, kann der Vermieter eine Abmahnung wegen Vertragsverletzung aussprechen und danach – bei fortgesetzter Säumnis – außerordentlich (fristlos) kündigen. Diese Praxis entspricht dem allgemeinen Muster: Der Vermieter muss beim fristlosen Kündigungsgrund „Zahlungsverzug“ nämlich das Vorliegen eines wichtigen Grundes nach § 543 BGB nachweisen. Danach liegt insbesondere vor, wenn der Mieter mit zwei aufeinanderfolgenden Mieten oder einem nicht unerheblichen Teil in Verzug ist. Bei anderen Pflichtverletzungen – etwa unerlaubter Untervermietung oder unzulässiger Nutzungsänderung – ist ebenfalls vorab eine Abmahnung üblich. Kommt der Mieter diesen Abmahnungen nicht nach, ist die fristlose Kündigung möglich. Wichtig dabei ist immer die Form: Die Kündigung muss schriftlich erfolgen und den Kündigungsgrund eindeutig benennen. Oft enthält der Mietvertrag auch Regelungen zur ordentlichen Kündigung oder sogenannte „Wertsicherungsklauseln“ zur Anpassung der Miete. Bei beabsichtigter Vertragsbeendigung stimmen Facility Manager und Vermieter zudem auf eine reibungslose Übergabe des Objekts hin, dokumentieren den Zustand und fordern gegebenenfalls eine Räumung. Insgesamt trägt ein konsequentes Mahn- und Abmahnverfahren dazu bei, das Vertragsverhältnis geordnet abzuwickeln und Risiken für Vermieter zu minimieren.