Effizienz und Komfort aus Mietersicht

Dem Mieter obliegt gemäß § 535 BGB die Hauptpflicht zur Zahlung der vereinbarten Miete und der vertraglich vereinbarten Betriebskostenvorauszahlungen. Diese Pflicht ist grundsätzlich zeitlich vorrangig: Der Mieter muss seine Mietzahlung unabhängig davon leisten, ob der Vermieter die angefallenen Nebenkosten bereits korrekt abgerechnet hat. Die Kosten können erst nach ordnungsgemäßer Abrechnung eingefordert werden. Darüber hinaus hat der Mieter für die pflegliche Behandlung der Mietsache zu sorgen. Mit Übernahme der Räume beginnt seine Obhutspflicht: Er muss die Mieträume schonend behandeln, übliche Reinigungs- und Lüftungsarbeiten durchführen und alle mit den Räumen übergebenen Einrichtungen sorgfältig behandeln. Missachtet er diese Sorgfaltspflicht, kann der Vermieter für entstandene Schäden gegebenenfalls Teile der Kaution einbehalten. Bei auftretenden Mängeln ist der Mieter verpflichtet, diese unverzüglich dem Vermieter anzuzeigen und alle zumutbaren Sicherungsmaßnahmen zu ergreifen, um Folgeschäden zu verhindern. Beispielsweise muss er bei einem Wasserschaden sofort reagieren und den Vermieter informieren, anstatt das Auslaufen hinzunehmen. Nur durch rechtzeitige Meldung behält der Mieter seine gesetzlichen Ansprüche (z.B. auf Mietminderung oder Schadensersatz). Dieser Prozess lässt sich durch den Einsatz eines FM-Systems vereinfachen: Digitale Meldesysteme oder festgelegte Kommunikationswege helfen dem Mieter, Schäden umgehend zu dokumentieren und Fachpersonal zu alarmieren. Ebenso trägt ein Betriebsführungskonzept dazu bei, dass der Mieter immer weiß, welche Pflichten er aktuell erfüllen muss, etwa bei wiederkehrenden Wartungen oder Prüfterminen.

Grundsätzlich liegt die laufende Instandhaltung und Instandsetzung des Mietobjekts beim Vermieter. Nur wenn im Vertrag ausdrücklich etwas anderes geregelt ist, kann diese Pflicht auf den Mieter übergehen. Ein typisches Beispiel sind Schönheitsreparaturen oder – im Rahmen des Mieter’s Risikobereichs – geringfügige Erneuerungen (etwa der Austausch von Teppichböden nach Abnutzung), die der Mieter bei vertragsgemäßem Gebrauch selbst durchführt. Solche Kosten können dem Mieter aufgebürdet werden, wenn sie durch seinen Gebrauch veranlasst sind und die Räume bei Mietbeginn intakt waren. Unzulässig sind aber starre Schönheitsreparaturfristen, wie sie im Wohnraummietrecht vielfach vorkommen. Dem Mieter können nur solche Instandhaltungsaufgaben auferlegt werden, die im üblichen Rahmen liegen und ihn nicht unverhältnismäßig belasten. In der Praxis können Facility-Management-Dienstleister den Mieter unterstützen, indem sie die vereinbarten Instandhaltungsaufgaben koordinieren. Etwa übernehmen sie die Beauftragung von Maler- oder Reinigungsfirmen zum richtigen Zeitpunkt und dokumentieren deren Arbeit gemäß vertraglicher Vereinbarung. Sie sorgen auch dafür, dass der Gesamtzustand der Räume überwacht wird und der Mieter seine Rückbaupflichten (siehe unten) schon während der Laufzeit im Blick behält. Auf diese Weise erfüllt der Mieter seine vertraglichen Instandhaltungs- und Schönheitsreparaturpflichten effizient und vermeidet Nachforderungen des Vermieters.

Die meisten gewerblichen Mietverträge sehen vor, dass der Mieter die Betriebskosten (Nebenkosten) trägt, wobei die Höhe und Abrechnung individuell vereinbart werden. In der Regel zahlt der Mieter monatliche Vorauszahlungen und erhält am Jahresende oder Halbjahr eine detaillierte Abrechnung. Diese Nebenkostenabrechnung muss transparent sein: Sie muss alle angefallenen Kostenpositionen auflisten, die jeweiligen Verursacher klar angeben, Verbrauchsmengen (z.B. für Heizung oder Wasser) aufführen und den angewandten Verteilerschlüssel erläutern. Erst wenn eine solche ordnungsgemäße Abrechnung vorliegt, werden die tatsächlichen Nebenkosten fällig. Als Mieter sollte man die Rechnung sorgfältig prüfen und im Zweifelsfall eine Betriebsbuchprüfung durch Spezialisten veranlassen, um Fehler zu vermeiden. Moderne Facility Management-Ansätze helfen dabei, Betriebskosten nachhaltig zu senken. Beispielsweise kann ein integriertes Energiemanagement-System den Verbrauch von Strom, Wasser oder Wärme kontinuierlich überwachen. Studien und Praxis zeigen, dass solche Systeme den Energieverbrauch deutlich reduzieren. Indem der Mieter oder sein FM-Team regelmäßig Verbrauchsdaten auswertet, können ineffiziente Geräte identifiziert, Heizungs- und Lüftungsanlagen optimiert oder Nutzerverhalten angepasst werden. Auf diese Weise trägt FM maßgeblich dazu bei, die Gesamtbetriebskosten zu senken und die Kostenentwicklung für den Mieter zu optimieren.

Bauliche Veränderungen an den gemieteten Räumen bedürfen in der Regel der vorherigen Zustimmung des Vermieters. Schon das Entfernen einer Wand oder das Einsetzen neuer Einbauten ohne Erlaubnis verletzt die mietvertraglichen Pflichten des Mieters, da er damit die Obhutspflicht missachtet. Hat der Mieter eigenmächtig umgebaut, kann der Vermieter sofort die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands verlangen. Selbst wenn der Vermieter Änderungen genehmigt, bleibt der Mieter nach herrschender Meinung verpflichtet, die Räume beim Auszug auf eigenen Kosten in den Ursprungszustand zurückzuversetzen. Das heißt: Jeder genehmigte Umbau kommt faktisch einem zeitlich begrenzten Nutzungsrecht gleich. Im Hinblick auf den Vertragszweck ist zudem wichtig, dass im Mietvertrag oft genau festgelegt ist, wofür die Räume genutzt werden dürfen. Möchte der Mieter den Zweck ändern (zum Beispiel von Büro- zu Ladenbetrieb), benötigt er nicht nur eine Zustimmung des Vermieters, sondern oft auch neue Genehmigungen nach Bau- und Nutzungsrecht. Fehlt eine Baugenehmigung oder wird eine Nutzungsänderung nicht genehmigt, muss der Mieter den Mietvertrag trotzdem erfüllen und die Miete weiterzahlen, auch wenn er das Objekt dann gar nicht nutzen kann. Hier kann Facility Management beratend helfen, indem geprüft wird, ob planungsrechtliche Voraussetzungen vorliegen und welche Auflagen zu erfüllen sind, bevor Umbauten konkret angegangen werden. Ein proaktiver FM-Plan stellt sicher, dass geplante Umbauten rechtzeitig koordinierte Genehmigungsverfahren und behördliche Prüfungen durchlaufen, damit der Mieter sich nicht in eine ungewollte Vertragsfalle begibt.

Die Überlassung der gemieteten Räume an Dritte (Untervermietung) erfordert grundsätzlich ebenfalls die Zustimmung des Vermieters. Nach § 540 Abs. 1 BGB darf der Mieter das Gewerbeobjekt ohne Erlaubnis des Vermieters nicht weitervermieten. In Gewerbemietverträgen wird dieser Grundsatz meist durch ausdrückliche Klauseln unterstrichen. Erteilt der Vermieter die Erlaubnis zur Untervermietung, so geschieht dies oft nur unter bestimmten Bedingungen – etwa, dass der Untermieter für den vereinbarten Zweck geeignet ist und die wirtschaftliche Situation des Mieters dadurch verbessert wird. Einen gesetzlichen Anspruch auf das Stellen eines Nachmieters oder auf Zustimmung zur Übernahme des Mietvertrags hat der Mieter nicht. Ergibt sich etwa eine wirtschaftliche Notlage, kann der Mieter meist nur durch Untervermietung Erleichterung erlangen. Geschieht eine Untervermietung dennoch ohne die erforderliche Zustimmung, verstößt der Mieter gegen den Vertrag. Der Vermieter kann dann verlangen, dass die Untervermietung sofort beendet wird und hat das Recht, den Hauptmietvertrag fristlos zu kündigen. Auch Ersatzansprüche für den Vermieter kommen in Betracht, zum Beispiel für entgangene Mieteinnahmen oder einen erhöhten Verschleiß durch den unbefugten Untermieter. Um diesen Risiken zu begegnen, kann der Mieter in Absprache mit dem Vermieter eine Nachmieterklausel vereinbaren, die eine mögliche Übertragung des Mietverhältnisses unter bestimmten Voraussetzungen ermöglicht. Facility Management kann hier beraten: etwa indem es mögliche Ersatzmieter begutachtet oder bei Neuvermietungsstrategien unterstützt. So sorgt es dafür, dass bei einem Mieterwechsel oder Bedarf an Untervermietung die Interessen aller Parteien berücksichtigt werden und ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist.