Grundsteuer
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Grundsteuer als umlagefähige Betriebskosten
Die Grundsteuer zählt zu den bedeutendsten öffentlichen Lasten im Gewerbemietvertrag. Als kommunale Abgabe wird sie jährlich für das Grundstück erhoben, in dem sich das Mietobjekt befindet. Entsprechende Regelungen des Betriebskostenbegriffs sehen vor, dass diese Steuer – wie die übrigen laufenden öffentlichen Lasten – grundsätzlich als Betriebskosten umgelegt werden kann. Voraussetzung ist allerdings eine ausdrückliche vertragliche Vereinbarung. In der Praxis wird meist vereinbart, dass der Mieter neben der Kaltmiete Betriebskosten gemäß BetrKV §2 trägt. Beispielsweise lautet eine typische Klausel in Gewerbemietverträgen: „laufende öffentliche Lasten (z. B. Grundsteuer) des Grundstücks trägt der Mieter“. Der BGH hat bestätigt, dass der weit gefasste Begriff „Betriebskosten“ im Vertrag alle nach §2 BetrKV umlagefähigen Kosten – einschließlich der Grundsteuer – erfasst. Der Mieter kann die verteilten Grundsteuerbeträge oft flächenbezogen begleichen (z.B. €/m²).
Beispielrechnung: Beträgt die jährliche Grundsteuer für ein vollvermietetes Bürogebäude 12.000 € und die Gesamtfläche 6.000 m², so entspricht dies 2 €/m². Ein Gewerbemieter mit 1.000 m² zahlt demnach 2.000 € jährlich (etwa 167 € monatlich) als Teil der Betriebskosten. In der Jahresabrechnung werden die tatsächlichen Kosten dann den geleisteten Abschlägen gegenübergestellt. FM-Teams sollten solche Berechnungen transparent dokumentieren und in der Betriebskostenabrechnung ausweisen, damit der Mieter die Beträge nachprüfen kann.
Rechtsgrundlage und vertragliche Voraussetzung
Rechtlich beruht die Umlage der Grundsteuer auf § 2 Nr. 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV), die „laufende öffentliche Lasten des Grundstücks, hierzu gehört namentlich die Grundsteuer“ als Betriebskostenkategorie aufführt. Wichtig ist jedoch: Im Gewerberaummietrecht ist das Gesetz über Betriebskosten (§§ 556 ff. BGB) grundsätzlich nicht zwingend anwendbar. Vielmehr gilt der Grundsatz „Vertrag ist Gesetz“ – Kosten dürfen nur umgelegt werden, wenn der Mietvertrag sie ausdrücklich zum Betriebskostenanteil erklärt. Fehlt eine solche Vereinbarung, kann der Vermieter die Grundsteuer nicht auf den Mieter abwälzen.
Üblicherweise genügt ein allgemeiner Verweis auf die BetrKV. So kann etwa vereinbart werden: „Nebenkosten sind die nach der BetrKV umlagefähigen Kosten“. Ein solcher Verweis stellt sicher, dass alle BetrKV-Positionen – einschließlich der Grundsteuer – abgedeckt werden. Will man zusätzliche Posten einbeziehen, etwa „sonstige Betriebskosten“, müssen diese namentlich aufgezählt werden. Fehlen einzelne genaue Bezeichnungen, sind sie später nicht durchsetzbar. Der BGH hat klargestellt, dass der Begriff „Betriebskosten“ an sich rechtlich hinreichend bestimmt ist (Definition in BetrKV/BGB) und bei eindeutiger Verweisung schon alle üblichen Posten umfasst. Im Einzelfall kann es dennoch ratsam sein, ausdrücklich „Grundsteuer“ zu benennen, um Auslegungsschwierigkeiten zu vermeiden.
Neben der Grundsteuer existieren weitere kommunale Abgaben, die – sofern vertraglich zugelassen – auf Gewerbemieter übergehen können. Zu den wichtigsten zählen:
Abwassergebühren: Gebühren für die Schmutz- und Niederschlagswasserentsorgung (Kanalgebühren, Regenwassergebühr). Beispiel: Gemeinden erheben oft getrennt eine Gebühr für Regenwasser. Diese Kosten können analog zu § 2 Nr.3 BetrKV auf den Mieter umgelegt werden. Einmalige Anschluss- oder Wiederherstellungsgebühren sind hingegen keine Betriebskosten.
Wasserversorgung: Die Kosten der Trinkwasserversorgung (§ 2 Nr.2 BetrKV) umfassen Verbrauchs- und Grundgebühren. Zwar gehört Wasser technisch zur Versorgungsleistung, nicht zu den „öffentlichen Abgaben“, doch werden Wasser- und Abwasserkosten üblicherweise ebenfalls über die Nebenkosten abgerechnet. FM-Teams sollten separate Zählerstände dokumentieren, um Trinkwasser- und Abwasserkosten korrekt aufzuteilen.
Straßenreinigung und Winterdienst: Gebühren der Kommune für die Reinigung öffentlicher Straßen und Wege sowie Schneeräumung sind gemäß § 2 Nr.8 BetrKV umlagefähig. Der BGH bestätigt, dass unabhängig von der ausführenden Person (Gemeinde oder beauftragter Dienstleister) alle Aufwendungen für Straßenreinigung inklusive Winterdienst als Betriebskosten umlegbar sind. FM-Teams sollten hier insbesondere die Gebührenbescheide der Stadt aufzeichnen und gegebenenfalls umrechnen (z.B. auf die anteilige Mietfläche).
Müllbeseitigung: Kosten der Abfuhr und Entsorgung von Müll fallen ebenfalls unter Nr. 8 BetrKV. Auch Wertstoff- und Papiergebühren können als laufende Kosten abgerechnet werden.
Schornsteinfegergebühren: Kehr-, Mess- und Überprüfungsgebühren (Kehrgebühren nach GebO) zählen nach § 2 Nr.12 BetrKV zu den umlagefähigen Kosten, sofern sie anfallen. FM-Teams sollten dafür sorgen, dass diese Posten in der Abrechnung separat ausgewiesen und die Bescheinigungen der Kaminkehrer belegt sind.
Weitere regionale Abgaben: Manche Gemeinden erheben besondere Umlagen, z. B. Deichgebühren oder Beiträge zu Boden- und Wasserverbänden. Diese „öffentlichen Lasten“ können unter den Mietvertrag fallen – sofern sie ausdrücklich genannt sind. Hingegen gelten einmalige Straßenausbaubeiträge (Anliegergebühren) zumeist nicht als Betriebskosten, sondern sind nach Landesrecht zu regeln.
Alle genannten Kosten müssen im Vertrag klar benannt oder durch Bezugnahme auf die BetrKV-Vorschriften erfasst sein. Pauschale Formulierungen sind unzureichend. FM-Verantwortliche sollten prüfen, dass im Mietvertrag explizit abgerechnet wird, was später gefordert werden soll – z.B. durch eine detaillierte Betriebskostenposition oder einen Verweis auf die BetrKV-Nr. inklusive Grundsteuer.
Grundsteuerreform 2025 und Kostenfolgen
Die Grundsteuer unterliegt seit 01.01.2025 einem neuen Bewertungs- und Berechnungsmodell. Ausgelöst durch ein Urteil des BVerfG (2018) wurden die überholten Einheitswerte aus den Jahren 1964/1935 neu geordnet. Nach Übergangsphase bis 2024 tritt nun das neue Grundsteuerrecht in Kraft.
Wesentliche Punkte der Reform:
Neubewertung ab 2022: Zum Stichtag 01.01.2022 wurde der Grundbesitz in Deutschland komplett neu bewertet. Jeder Eigentümer musste eine elektronische Grundsteuer-Erklärung abgeben; die Finanzämter erstellen daraufhin einen Grundsteuerwertbescheid. FM-Teams sollten diesen Bescheid sorgfältig prüfen, da er die Basis für die späteren Steuerbescheide bildet.
Berechnungsverfahren für Gewerbe: Anders als Wohnimmobilien erfordern Gewerbegrundstücke kein statistisches Bundesmodell. Es kommt ein vereinfachtes Sachwertverfahren zur Anwendung. Hierbei werden Gebäude-Herstellungskosten und Bodenrichtwerte zugrunde gelegt. Der bürokratische Aufwand ist dadurch geringer (weniger Erhebungsmerkmale). Für FM bedeutet dies: Die neue Steuermesszahl und der Hebesatz der Kommune führen zu einem neuen Steuermessbetrag, aus dem die tatsächliche Steuer ermittelt wird. Diese neu berechnete Grundsteuer kann regional stark variieren, weil die Hebesätze künftig völlig frei von veralteten Werten festgesetzt werden können.
Länderöffnungsklausel: Einige Bundesländer haben eigene Modelle gewählt (z.B. Bayern, Baden-Württemberg, Hessen u.a.), andere behalten das Bundesmodell bei. Daher können Gewerbeobjekte in verschiedenen Regionen unterschiedlich betroffen sein. FM-Abteilungen in bundesweit aktiven Unternehmen sollten dies einkalkulieren.
Finanzielle Auswirkungen: Die Reform soll insgesamt steuerneutral sein, trotzdem werden einige Immobilieneigentümer höhere Zahlungen leisten müssen. Nach ersten Berechnungen können manche Gewerbeobjekte, je nach Bodenrichtwert und Hebesatz, deutliche Mehrkosten erwarten. FM-Manager sollten frühzeitig Abschlagszahlungen und Budgetplanungen anpassen. Wird deutlich mehr Grundsteuer fällig, muss auch der monatliche Nebenkostenvorauszahlungsbetrag im Mietmodell eventuell erhöht werden (sofern vertraglich vorgesehen). Eine enge Abstimmung mit Steuerberatern ist empfehlenswert.
Abrechnungs- und Vertragshandhabung: Bereits jetzt sollten Vermieter und Facility Management Teams ihre Prozesse anpassen. Zunächst ist sicherzustellen, dass alle neuen Grundsteuerbescheide (Wertbescheid und Steuerbescheid) umgehend eingehen. Laut KPMG haben Vermieter eine vertragliche Nebenpflicht, diese Bescheide gewissenhaft zu prüfen. Nur korrekt festgesetzte Steuern dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Ergibt die Prüfung Fehler (z. B. falscher Flächenwert oder Hebesatz), muss rechtzeitig Einspruch beim Finanzamt oder Neubewertung erfolgen – andernfalls drohen zu hohe Nachforderungen durch den Mieter. Zudem empfiehlt KPMG, Mietverträge mit expliziten Nachforderungsklauseln zu versehen: Da Grundsteuerbescheide erfahrungsgemäß oft erst im laufenden Jahr vorliegen, könnte der Vermieter sonst nach Fristablauf (meist 12 Monate) keine erhöhte Nachzahlung mehr durchsetzen. Eine Klausel wie „Der Vermieter kann zu spät ergangene Grundsteuernachforderungen nach Ablauf der Abrechnungsfrist geltend machen“ schafft hier Rechtssicherheit.
Für die Betriebskostenabrechnung selbst bedeutet die Reform: Vorauszahlungen anpassen! Steigt infolge der neuen Bewertung die Jahressteuer, so sollten die geleisteten monatlichen Vorauszahlungen entsprechend erhöht werden. Genauso kann es in Kommunen mit reduziertem Hebesatz zu niedrigeren Kosten kommen. FM-Abteilungen müssen daher die Grundsteuerentwicklung beobachten und ggfs. im Rahmen der nächsten Nebenkostenabrechnung Nachzahlungen verlangen oder Guthaben mit den Mietern abrechnen.
Transparenz und Belegprüfungsmöglichkeit des Mieters
Der Gewerbemieter hat ein nachweisliches Recht auf Einsicht in die den Betriebskostenabrechnungen zugrunde liegenden Belege. Dieses Recht leitet sich aus der Generalklausel des § 556 Abs. 4 BGB (jeweils analog) und obergerichtlicher Rechtsprechung her. Nach jüngster höchstrichterlicher Auslegung ist dem Mieter „nach Erteilung der Abrechnung ein Recht auf Einsicht in die originalen Abrechnungsunterlagen“ zu gewähren. Dies gilt ausdrücklich auch im Gewerbemietbereich. In der Praxis bedeutet das: Der Mieter kann beim Vermieter oder in der Hausverwaltung sämtliche Rechnungen, Belege und Verträge einsehen, die im Abrechnungszeitraum eingegangen sind. Ein Verweis auf digitale Kopien ist nur dann zulässig, wenn diese technisch so gesichert sind, dass eine nachträgliche Manipulation ausgeschlossen ist (LG Hamburg, 2020).
Wichtig für den Vermieter bzw. das FM-Team: Wird dem Mieter die Einsicht verweigert, kann er für die strittigen Positionen grundsätzlich die geforderte Nachzahlung verweigern. Die obergerichte Rechtsprechung hält fest, dass ein Verweigerungsfall im Ergebnis den Anspruch des Vermieters auf Ausgleich der Kosten entfällt. Umgekehrt sind Mietereinwände gegen Einzelposten ohne vorgängige Belegeinsicht in der Regel unsubstantiiert und unbeachtlich. Der FM-Prozess muss daher sicherstellen, dass alle Belege vollständig und geordnet aufbewahrt werden – idealerweise digital gescannt und möglichst mit elektronischer Signatur.
Empfehlungen für FM-Teams: Nach Versenden der Nebenkostenabrechnung sollte umgehend ein Termin zur Belegprüfung angeboten werden. Die Originalrechnungen (oder qualitätsgesicherte Scans) müssen bereithalten werden. Da Gewerbemieter in der Regel auf eine zeitnahe Abrechnung pochen, empfiehlt es sich, innerhalb von etwa drei Monaten nach Abrechnungstermin Klarheit zu schaffen. Formelle Klauseln im Mietvertrag, die unrealistisch enge Fristen für die Einsicht festlegen (z. B. „Einsicht binnen drei Wochen nach Terminankündigung“), sind unwirksam – Transparenz und gute Kommunikation sind hier der Schlüssel. Lässt sich der Mieter aus praktischen Gründen nicht vor Ort einfinden (z.B. Auslandsunternehmen), kann nach einvernehmlicher Regelung auch eine Übermittlung von Belegkopien oder eine Video-Einsicht stattfinden.
Zusätzlich sollte die Abrechnung selbst alle nötigen Detailangaben enthalten: Verteilerschlüssel, Flächenangaben, Abrechnungssummen und geleistete Vorauszahlungen. Eine ordnungsgemäße Dokumentation erleichtert nicht nur die Nachvollziehbarkeit, sondern reduziert auch Prüfungsaufwand. FM-Verantwortliche müssen daher für einen transparenten Prozess sorgen: Vollständige Belegvorlage, nachvollziehbare Kostenverteilung und eine klare Kommunikation gegenüber dem Mieter sind hier unerlässlich.