Betriebsphase Gewerbemietvertrag: Betriebsabläufe im Fokus
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Betriebsphase: Rechte und Pflichten während der Mietdauer
Die Betriebsphase eines gewerblichen Mietverhältnisses beginnt mit dem Einzug des Mieters und der tatsächlichen Nutzung der Mietfläche gemäß Mietvertrag. In dieser Phase treten die vertraglichen Rechte und Pflichten beider Parteien – Vermieter und Mieter – in den operativen Alltag über. Das Facility Management spielt dabei eine Schlüsselrolle: Es gewährleistet die Instandhaltung der Immobilie, sorgt für störungsfreien Betrieb und sichert die Einhaltung rechtlicher und technischer Vorgaben. Die korrekte Umsetzung und kontinuierliche Kontrolle der mietvertraglichen Verpflichtungen trägt entscheidend dazu bei, den Wert der Immobilie zu erhalten, Betriebsunterbrechungen zu vermeiden und Konflikte zwischen den Vertragsparteien frühzeitig zu verhindern.
Rechte und Pflichten in der Betriebsphase
Perspektive des Mieters
Während der Laufzeit des Mietvertrags hat der Mieter zahlreiche Pflichten, aber auch gewisse Schutzrechte. Zunächst ist die pünktliche Zahlung der Miete sowie der vereinbarten Betriebs- und Nebenkosten essenziell. Nach deutschem Mietrecht (§ 535 BGB) stellt die fristgerechte Mietzahlung die Hauptpflicht des Mieters dar. Kommt der Mieter dieser Pflicht nicht nach, kann dies Mahnungen, Verzugszinsen oder gar eine Kündigung nach sich ziehen. Neben der Zahlungspflicht ist die vertraglich vereinbarte Nutzung der Mietfläche zentral. Der Mieter darf die Räume nur im Rahmen der genehmigten Zweckbestimmung nutzen – etwa als Lager, Büro oder Verkaufsfläche. Eine Änderung der Nutzung ohne Zustimmung des Vermieters stellt eine Pflichtverletzung dar und kann rechtliche Konsequenzen haben.
Des Weiteren ist der Mieter verpflichtet, das Objekt pfleglich zu behandeln und eigenständig für die Instandhaltung innerhalb der gemieteten Einheit zu sorgen. Dazu zählen insbesondere Reinigungsarbeiten, kleinere Reparaturen und die Instandhaltung von Einrichtungsgegenständen, die der Mieter selbst eingebracht hat. In den meisten gewerblichen Mietverträgen – vor allem bei sogenannten „vollumfänglich instandhaltungspflichtigen“ Verträgen – ist der Mieter für den ordnungsgemäßen Zustand seiner Fläche verantwortlich. Werden gravierende Mängel festgestellt, etwa ein Wasserschaden durch ein defektes Dach oder Risse in tragenden Wänden, so ist der Mieter verpflichtet, diese unverzüglich an den Vermieter zu melden. Die Pflicht zur Anzeige solcher Mängel ist entscheidend, um Folgeschäden zu verhindern und klarzustellen, welche Partei für die Behebung zuständig ist.
In Objekten mit mehreren Mietparteien übernimmt in der Regel der Vermieter die Wartung gemeinschaftlich genutzter Flächen wie Eingänge, Treppenhäuser, Aufzüge oder Außenanlagen. Die hierfür anfallenden Kosten werden über die Betriebskostenabrechnung auf die Mieter umgelegt. Mieter haben das Recht, transparente Abrechnungen einzusehen und deren Einzelposten bei Bedarf zu prüfen oder anzufechten. Dabei unterstützt das Facility Management die Mieter aktiv – durch regelmäßige Kommunikation, strukturierte Wartungsplanung und professionelle Betreuung im Rahmen der Service-Level-Vereinbarungen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Versicherungspflicht des Mieters. In gewerblichen Mietverträgen ist üblicherweise geregelt, dass der Mieter für die Absicherung seiner betrieblichen Risiken (z. B. Inventar, Betriebsunterbrechung, Haftpflicht) eigenverantwortlich zu sorgen hat. Dies betrifft sowohl die Absicherung gegen Schäden an eigenen Sachwerten als auch die Haftung gegenüber Dritten. Viele Verträge verlangen, dass entsprechende Versicherungsnachweise regelmäßig dem Vermieter oder der FM-Abteilung vorgelegt werden. Daneben obliegt dem Mieter die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – etwa zum Brandschutz, zur Arbeitssicherheit oder zum Umweltschutz – im Rahmen seiner betrieblichen Tätigkeit. Hier leisten Facility-Manager wertvolle Unterstützung: Sie koordinieren regelmäßige Prüfungen, dokumentieren gesetzliche Nachweise und tragen so zur Betriebs- und Vertragssicherheit bei. Denn: Ein funktionierendes Mietverhältnis basiert auf aktiver Kommunikation und rechtssicherer Zusammenarbeit.
Perspektive des Vermieters
Auch der Vermieter trägt während der Mietzeit eine Vielzahl von Pflichten und verfügt gleichzeitig über bestimmte vertraglich zugesicherte Rechte. Zu Beginn des Mietverhältnisses ist er verpflichtet, dem Mieter den vertragsgemäßen Zugang zur Fläche zu gewähren und die Einheit in einem vereinbarten Zustand zu übergeben. Im weiteren Verlauf der Betriebsphase liegt die Verantwortung für den baulichen und technischen Zustand der Hauptstruktur des Gebäudes beim Vermieter. Dazu zählen unter anderem das Dach, tragende Wände, Fassaden, Fundamente sowie zentrale technische Anlagen wie Heizungs-, Lüftungs-, Sanitär- und Elektroinstallationen.
Der Vermieter ist außerdem für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Wartung der Gemeinschaftsflächen verantwortlich. Dies umfasst neben der Reinigung und Instandhaltung auch Sicherheitsprüfungen (etwa für Aufzüge oder Brandschutzanlagen). Die daraus resultierenden Betriebskosten werden dem Mieter über die Nebenkostenabrechnung anteilig weiterbelastet, wobei der Vermieter zur transparenten Aufschlüsselung verpflichtet ist. Rechtlich ist der Vermieter zudem verpflichtet, regelmäßig gesetzliche Nachweise vorzulegen – etwa Sicherheitsprüfungen nach der Betriebssicherheitsverordnung oder Energieausweise nach GEG. Die Durchführung dieser Prüfungen sowie die rechtssichere Dokumentation erfolgen in der Regel durch das Facility Management.
Ein weiterer wesentlicher Aufgabenbereich ist das Vertrags- und Forderungsmanagement. Der Vermieter hat das Recht, ausstehende Zahlungen einzufordern und Vertragsverstöße zu sanktionieren – etwa bei unerlaubter Nutzungsänderung, Mietrückstand oder fehlender Versicherung des Mieters. Die meisten gewerblichen Mietverträge sehen ein gestuftes Mahnverfahren sowie, bei schwerwiegenden oder wiederholten Pflichtverletzungen, eine außerordentliche Kündigung vor. Um eine solche Eskalation zu vermeiden, ist es Aufgabe der FM-Abteilung, Mietverträge aktiv zu überwachen: Fälligkeitstermine, Vertragsfristen, Nachweise und Sonderregelungen müssen systematisch erfasst und umgesetzt werden.
Professionelles Facility Management fungiert dabei als verlängerter Arm des Vermieters. Die FM-Teams sorgen für den laufenden technischen Betrieb, die Betreuung der Mieter, die Einhaltung von Dienstleistungsverträgen (z. B. Wartung, Reinigung, Winterdienst) sowie für die Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Pflichten. Gleichzeitig stellen sie sicher, dass Beanstandungen der Mieter erfasst, dokumentiert und in einem nachvollziehbaren Prozess bearbeitet werden. Durch diesen strukturierten Ansatz entsteht nicht nur Betriebssicherheit, sondern auch langfristige Mieterzufriedenheit. Ein gepflegtes Gebäude mit verlässlicher Betreuung fördert nicht nur die Stabilität des Mietverhältnisses, sondern wirkt sich auch positiv auf die Wertentwicklung der Immobilie aus.