Die Kündigungs- und Übergangsphase eines Gewerberaummietvertrags aus Vermietersicht stellt hohe Anforderungen an rechtliche Sorgfalt und organisatorisches Handeln. Vor der Beendigung des Mietverhältnisses müssen sämtliche gesetzlichen Kündigungsvorschriften beachtet werden. Während der Kündigungsfrist ist zudem der laufende Betrieb der Immobilie sicherzustellen: Heizung, Lüftung und Brandschutz müssen weiterhin betriebsbereit bleiben, und Einbruchsschutzmaßnahmen sind aufrechtzuerhalten, um Risiken in der Leerstandsphase zu minimieren. Für unbefristete Geschäftsraummietverhältnisse schreibt § 580a BGB beispielsweise vor, dass die ordentliche Kündigung spätestens am dritten Werktag eines Kalendervierteljahres zum Ablauf des nächsten Vierteljahres erfolgen muss. Ein besonderer Kündigungsgrund ist dabei nicht erforderlich.
Facility Manager und Vermieter müssen darüber hinaus alle Prozesse rund um die Rückgabe der Fläche und die Nachnutzung koordinieren. Dazu zählt, technische Anlagen zu prüfen, nötige Sanierungen zu planen sowie Mängel und ausstehende Forderungen zu dokumentieren. Das Mietobjekt muss bei Rückgabe besenrein und in vertragsgemäßem Zustand übergeben werden. Es empfiehlt sich, dazu ein detailliertes Übergabeprotokoll anzufertigen. Nur mit dieser Vorbereitung – inklusive Abnahmeinspektion und korrekter Kautionsabrechnung – kann die Wiedervermietung effizient gestartet werden. Zusätzlich sollten Facility Manager bereits in dieser Phase potenzielle Nachmieter identifizieren und Marketingmaßnahmen planen, um die Leerstandszeiten zu minimieren.
Die ordentliche Kündigung eines Gewerbemietvertrags ist im Regelfall nur bei unbefristeten Mietverhältnissen zulässig. Befristete Verträge enden hingegen in der Regel schlicht mit Ablauf der vereinbarten Laufzeit. Hat der Vertrag keine abweichende Vereinbarung getroffen, muss die fristgerechte Kündigung eines unbefristeten Gewerbemietvertrags spätestens am dritten Werktag eines Kalendervierteljahres zum Ablauf des nächsten Vierteljahres erfolgen. Der Vermieter benötigt dafür keinen besonderen Grund, sondern kann das Mietverhältnis im vereinbarten Rahmen beenden.
Die Kündigungserklärung sollte schriftlich erklärt und dem Mieter formwirksam zugehen. Der Vermieter sollte nachweisen können, dass die Kündigung form- und fristgerecht dem Mieter zugegangen ist (z. B. durch Einschreiben mit Rückschein). Der Vertrag kann gegebenenfalls eine längere Kündigungsfrist vorsehen. Versäumt der Vermieter den rechtzeitigen Zugang seiner Kündigung, verschiebt sich der Beendigungstermin automatisch auf das nächste zulässige Datum. Ist der Vertrag vor einer Mindestlaufzeit geschlossen, kann der Vermieter meist erst nach deren Ablauf ordentlich kündigen. Ein ordnungsgemäßes Vorgehen mit genauer Terminbeachtung sichert den Vermieter gegen spätere Anfechtungen ab.
Außerordentliche Kündigung und Räumung
Neben der ordentlichen Kündigung kann der Vermieter das Mietverhältnis fristlos aus wichtigem Grund beenden. Es genügt, wenn dem Vermieter die Fortsetzung des Vertrags bis zum Ablauf der Kündigungsfrist nicht mehr zugemutet werden kann. Typisch ist der Zahlungsverzug des Mieters: Zwei aufeinanderfolgende ausbleibende Monatsmieten oder ein Mietrückstand in Höhe von mindestens zwei Monatsmieten begründen ein Kündigungsrecht. Weitere mögliche Gründe sind schwerwiegende Pflichtverletzungen durch den Mieter (etwa unbefugte Untervermietung, Vernachlässigung der Räume oder wiederholte Störungen). In der Regel sollte der Vermieter den Mieter vorher abmahnen, eine Abmahnung ist jedoch bei Mietrückständen oft nicht erforderlich. Dabei sollten Kündigungsdatum, Kündigungsgrund und aufgelaufene Beträge schriftlich dokumentiert werden.
Nach fristloser Kündigung muss der Mieter die Räume unverzüglich räumen. Bleibt er trotz Beendigungspflicht fern, kann der Vermieter beim zuständigen Gericht eine Räumungsklage erheben. Mit diesem Verfahren können – neben der Räumung – auch rückständige Mieten und Schadensersatzansprüche durchgesetzt werden. Verliert der Mieter die Räumungsklage, kann der Vermieter die Räumung durch einen Gerichtsvollzieher vollstrecken lassen. Der Gerichtsvollzieher bringt in der Regel ein Schlosserteam mit, um bei Weigerung des Mieters die Schlösser auszutauschen. Ein fristgerechter und dokumentierter Kündigungsprozess verhindert, dass dem Vermieter Zahlungsausfälle entstehen.
Abnahme der Mieträume und Übergabeprotokoll
Am Übergabetermin führen Vermieter und Mieter gemeinsam eine Abnahme der Räume durch. Dabei wird der Zustand der Immobilie systematisch erfasst und mit dem Zustand bei Mietbeginn verglichen. Es empfiehlt sich, ein detailliertes Übergabe- oder Rückgabeprotokoll anzufertigen, in dem alle Zählerstände, Schlüssel und sichtbare Mängel dokumentiert werden. Zeitgleich werden üblicherweise die Zählerstände für Strom, Gas und Wasser abgelesen. Sofern dem Mieter technische Unterlagen (Bedienungsanleitungen, Wartungsnachweise) übergeben wurden, sind diese ebenfalls zu kontrollieren.
Der Mieter muss die Räume bei Rückgabe vollständig geräumt, besenrein und frei von persönlichen Gegenständen übergeben. Alle vom Mieter eingebrachten Einbauten oder Installationen sind gemäß Vertrag zu entfernen oder zurückzulassen, und vereinbarte Schönheitsreparaturen müssen ausgeführt sein. Der Vermieter prüft außerdem, ob die vereinbarte Anzahl an Schlüsseln übergeben wurde und ob nicht genehmigte Veränderungen (z.B. bauliche Änderungen, Werbeanlagen) rückgängig gemacht wurden. Ort, Datum und die beteiligten Personen (auch Zeugen) werden protokolliert, um den Abnahmevorgang nachweisen zu können. Erst mit diesem verbindlichen Zustand gilt die Rückgabe als abgeschlossen, und alle Mängel fließen in die weitere Abrechnung ein.
Schadensfeststellung nach Auszug – Renovierungspflichten und Schadensersatz
Nach der Abnahme erfolgt die genaue Prüfung auf Beschädigungen und Renovierungsbedarf. Der Vermieter stellt fest, ob der Mieter seinen vertraglichen Verpflichtungen nachgekommen ist (z.B. vereinbarte Schönheitsreparaturen oder Entfernung von Einbauten). Nach Gesetz zählt die laufende Instandhaltung grundsätzlich zum Verantwortungsbereich des Vermieters; solche Aufgaben dürfen nur bis zu einem üblichen Maß auf den Mieter übertragen werden. Starre Fristen oder verpflichtende Endrenovierungsklauseln sind ungültig. Anhand des Protokolls entscheidet der Vermieter, welche Instandsetzungs- oder Renovierungsarbeiten vor einer Neuvermietung erforderlich sind. Er kann Angebote einholen (z.B. für Maler-, Bodenbelags- oder sonstige Reparaturarbeiten), um notwendige Maßnahmen zu planen und zu budgetieren.
Im Übergabeprotokoll werden alle festgestellten Mängel dokumentiert. Der Vermieter muss normale Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch hinnehmen, kann jedoch Kosten für darüber hinausgehende Beschädigungen geltend machen. Beispielsweise gelten kleine Bohrlöcher oder übliche Verschleißspuren als vertragsgemäß, während grobe Beschädigungen wie Brandlöcher im Boden oder starke Verschmutzungen Ersatzansprüche begründen können. Der Vermieter ermittelt die Kosten der nötigen Reparaturen oder Renovierungen; fallen diese dem Mieter zur Last (z.B. weil er sie schuldhaft verursacht hat), kann er den entsprechenden Betrag von der Kaution einbehalten oder gerichtlich geltend machen. Liegt der Schadenumfang im Unklaren, kann ein neutraler Gutachter hinzugezogen werden. Diese Schadensberechnung schützt den Vermieter vor finanziellen Nachteilen aus der Vertragsbeendigung.
Kautionsabrechnung und Verwertung der Mietkaution
Die vom Mieter zu Beginn des Vertrags geleistete Mietkaution dient dem Vermieter als Sicherheit für etwaige offene Forderungen. Im Gewerbemietrecht kann die Kautionshöhe frei vereinbart werden und liegt oft bei mehreren Monatsmieten. In der Praxis werden auch oft Mietkautionsbürgschaften oder -versicherungen statt einer reinen Barkaution eingesetzt. Die Kaution wird üblicherweise getrennt vom übrigen Vermögen angelegt und verzinst; nach höchstrichterlicher Rechtsprechung muss sie getrennt verwahrt werden, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes vereinbart wurde.
Nach Mietende erstellt der Vermieter eine Kautionsabrechnung. Vom einbehaltenen Betrag können offene Posten (Restmiete, Betriebskosten, Ersatz für Nutzung bei verspäteter Rückgabe) sowie nachweisbare Schadensersatzansprüche abgezogen werden. Beispielsweise kann der Vermieter ausstehende Mieten direkt mit der Kaution verrechnen, wenn der Mieter im laufenden Jahr in Verzug geraten ist. Ein Rückbehalt der Kaution ist rechtlich nur in diesen Grenzen zulässig – normale Abnutzung darf nicht aus der Kaution beglichen werden. Wird nur ein Teil der Kaution benötigt, zahlt der Vermieter den Restbetrag nebst Zinsen an den Mieter aus. Häufig wird die endgültige Kautionsabrechnung erst nach Erstellung der Betriebskostenabrechnung vorgenommen, sodass sich die Auszahlungsfrist auf etwa drei bis sechs Monate erstrecken kann. Alle Abzüge werden detailliert dokumentiert, und Belege zu Reparaturkosten werden aufbewahrt, damit der Mieter die Verwendung seiner Kaution nachvollziehen kann.
Planung der Neuvermietung – neuer Vertrag oder Vertragsverlängerung
Nach Beendigung des Mietverhältnisses bemüht sich der Vermieter um eine zügige Neuvermietung oder Vertragsverlängerung. Gibt es im Vertrag eine Nachmieterklausel oder ein Sonderkündigungsrecht, kann der Mieter unter Umständen einen Nachfolger benennen und sich vorzeitig vom Vertrag entlasten. Schon vor dem Auszugstermin sollte der Vermieter Gespräche mit potenziellen Nachmietern führen oder mit dem bisherigen Mieter über eine Weiterführung des Vertrags verhandeln. Dabei prüft er auch, ob die bisherige Miethöhe noch marktgerecht ist. In guten Lagen lassen sich oft deutlich höhere Mieten erzielen, in schwächeren Märkten kann hingegen ein Entgegenkommen (z.B. durch vorübergehende Rabatte) sinnvoll sein.
Unabhängig davon obliegt es dem Vermieter, die Räumlichkeiten für die Folgemietung vorzubereiten. Gegebenenfalls sind Renovierungs- oder Umbauarbeiten notwendig, um den Anforderungen neuer Mieter gerecht zu werden. Zugleich werden Besichtigungstermine für Interessenten durchgeführt und das Objekt aktiv vermarktet. Die Konditionen des neuen Vertrags können an die aktuelle Marktsituation angepasst werden (beispielsweise durch Staffelmiete oder Indexklauseln). Sind die Vertragsverhandlungen abgeschlossen, wird der Vertrag rechtswirksam aufgesetzt. Da es für diese Phase keine speziellen gesetzlichen Vorgaben gibt, richten sich die konkreten Schritte nach wirtschaftlichen Erwägungen und der Marktentwicklung. Eine sorgfältige Planung minimiert Leerstand und sichert langfristige Erträge.
