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Rückgabeprozesse aus Sicht der Mieter

Facility Management: Gewerbemietverträge » Phasen » Beendigungsphase » Mieterperspektive

Rechtssichere Vertragsbeendigung und Abwicklung aus Mietersicht

Rechtssichere Vertragsbeendigung und Abwicklung aus Mietersicht

Am Ende eines Gewerberaummietverhältnisses stehen Mieter oft vor einer Vielzahl komplexer Aufgaben und Risiken. Dies umfasst die Einhaltung gesetzlicher Kündigungsfristen, die ordnungsgemäße Rückgabe der Mieträume, ggf. durch Renovierung oder Rückbau vorgenommenen Einbauten sowie die abschließende Abrechnung von Nebenkosten und Kaution. Gemäß § 542 BGB endet ein Mietvertrag durch Kündigung oder Ablauf der Vertragsdauer. Im gewerblichen Bereich gelten weniger Mieter-Schutzvorschriften als im Wohnraummietrecht, sodass Mieter sorgfältig planvoll vorgehen müssen. Beispielsweise sieht § 580a Abs. 2 BGB vor, dass bei unbefristeten Gewerbemietverträgen eine ordentliche Kündigung spätestens am dritten Werktag eines Kalendervierteljahres zum Ablauf des übernächsten Kalendervierteljahres zugegangen sein muss – was in der Praxis einer Frist von ungefähr sechs Monaten entspricht. Die exakte Einhaltung dieser Fristen sowie der erforderlichen Form (in der Regel Schriftform) ist für die Wirksamkeit der Kündigung entscheidend.

Facility Manager spielen in dieser Phase eine Schlüsselrolle, da sie den technischen und organisatorischen Ablauf unterstützen. Sie koordinieren Reparaturen und Reinigungsleistungen, begleiten die Wohnungsabnahme mit Übergabeprotokoll und sorgen dafür, dass etwaige Mängel oder Schäden dokumentiert werden. Auf diese Weise helfen sie dem Mieter, Konflikte und Nachforderungen zu vermeiden und eine ordnungsgemäße Rückgabe der Gewerberäume sicherzustellen.

Rechtskonforme Vertragsbeendigung aus Mietersicht

Ordentliche Kündigung des Gewerbemietvertrags – Fristen, Form & Tipps für Mieter

Eine ordentliche Kündigung ist beim Gewerberaummietvertrag grundsätzlich nur bei unbefristeter Laufzeit zulässig. Fehlt eine abweichende vertragliche Regelung, beträgt die gesetzliche Kündigungsfrist gemäß § 580a Abs. 2 BGB sechs Monate. Die Kündigung muss dazu spätestens am dritten Werktag eines Kalendervierteljahres dem Vertragspartner zugehen, damit das Mietverhältnis zum Ende des nächsten Kalendervierteljahres beendet wird. Wird diese Frist versäumt, verschiebt sich die Wirksamkeit der Kündigung um ein weiteres Quartal. Es empfiehlt sich daher, die Fristberechnung sorgfältig zu prüfen (unter Berücksichtigung etwaiger Samstage als Werktage) und den Zugang der Kündigung rechtzeitig zu dokumentieren.

Rechtlich verlangt § 578 BGB keine besondere Form der Kündigung im Gewerbe, doch sollte die Kündigung aus Beweisgründen schriftlich erfolgen. Die Kündigungserklärung muss von allen Mietern bzw. Vermietern unterzeichnet werden und den Adressaten sowie das Beendigungsdatum eindeutig nennen. Ein Einschreiben mit Rückschein sichert den Nachweis des Zugangs. Erfolgt keine fristgerechte oder formwirksame Kündigung, so verlängert sich der Vertrag in der Regel automatisch – abweichende Sondervereinbarungen (z.B. Verlängerungsklauseln) bleiben dabei unberührt.

Außerordentliche (fristlose) Kündigung – Wann dürfen Mieter sie aussprechen?

Eine außerordentliche, fristlose Kündigung ist nur aus wichtigem Grund möglich (§ 543 BGB). Dazu muss ein Vertragsverstoß vorliegen, der dem kündigenden Teil die Fortsetzung des Mietverhältnisses bis zum regulären Fristende unzumutbar macht. Wichtige Gründe können beispielsweise schwere Pflichtverletzungen sein: ein erheblicher Zahlungsverzug (mindestens zwei volle Monatsmieten) begründet nach § 543 Abs. 2 Nr. 3 BGB i.d.R. ein Sonderkündigungsrecht des Vermieters. Auch fortgesetzte, schuldhafte Verletzungen von Vertragspflichten (z.B. feste Öffnungszeiten, Betriebspflichten) können fristlose Kündigungen rechtfertigen. In der Regel ist vor einer außerordentlichen Kündigung eine Abmahnung erforderlich, ausgenommen in Fällen besonders gravierender Verstöße (wie etwa wiederholter nicht gänzlich erbrachter Mietzahlung).

Auch Mieter können ausnahmsweise fristlos kündigen, wenn der Vermieter seine vertraglichen Verpflichtungen in schwerwiegender Weise verletzt. Typische Fälle sind etwa die unzureichende Überlassung des Mietobjekts (z.B. fehlende Schlüssel, Stilllegung von Anlagen), erhebliche Baumängel oder Gesundheitsgefahren (zum Beispiel starker Schimmelbefall) sowie vorsätzliche Abrechnungsbetrügereien. In einem aktuellen Urteil des BGH wurde einem Mieter fristlose Kündigung zugestanden, weil der Vermieter wiederholt falsche Betriebskostenabrechnungen erstellt und den Mieter betrogen hatte. Solche Verstöße können das Vertrauensverhältnis so stark zerstören, dass eine Fortsetzung des Mietverhältnisses unzumutbar ist. Auch hier sollte der Mieter, sofern möglich, zuvor abmahnen, um seine Rechtssituation zu stabilisieren. Kündigt der Mieter fristlos ohne ausreichenden Grund, gerät er selbst in Zahlungsverzug und haftet für die Folgezeitmieten.

Aufhebungsvertrag & Nachmietersuche – Vorzeitige Beendigung des Mietvertrags

Eine Alternative zur Kündigung ist der Mietaufhebungsvertrag. Hierbei einigen sich Mieter und Vermieter einvernehmlich auf ein vorzeitiges Ende des Vertrags. Da es hierfür keine gesetzlichen Voraussetzungen gibt, besteht kein Anspruch auf einen Aufhebungsvertrag; er setzt stets beidseitiges Einverständnis voraus. Ein Aufhebungsvertrag sollte das genaue Beendigungsdatum, die Regelung der Kaution (Auszahlungszeitpunkt und eventuelle Einbehalte) sowie Einzelheiten zur Übergabe enthalten. Er kann auch Abfindungs- oder Ausgleichszahlungen regeln, die ein Wagnis beim vorzeitigen Auszug kompensieren. Empfehlenswert ist, die Mieträume in einem solchen Vertrag „besenrein“ an den Vermieter zu übergeben und vorhandene Einbauten (wie in § 548 BGB rückzubauende Installationen) zu dokumentieren.

Häufig suchen Mieter vor Ablauf Vertragspartner, um mit Unterstützung eines Nachmieters frühzeitig auszusteigen. Beim gewerblichen Mietrecht gilt jedoch: Ohne vertragliche Nachmieterklausel hat der Mieter grundsätzlich keinen Anspruch darauf, dass der Vermieter einen von ihm vorgeschlagenen Nachmieter akzeptiert. Der Vermieter kann einen Nachmieter ohne Angabe von Gründen ablehnen. Nur in Vertragsklauseln ausdrücklich vereinbarte Nachmieterregelungen binden ihn (etwa ein „echtes Ersetzungsrechr“, das dem Mieter ein einseitiges Nachmieter-Stellungsrecht einräumt). Praxisnahe Tipps empfehlen dennoch, dem Vermieter frühzeitig solvente Nachmieterkandidaten vorzuschlagen und ein Entgegenkommen zu verhandeln. Kann ein geeigneter Nachmieter gefunden werden und zieht dieser rechtzeitig ein, sollte der Aufhebungsvertrag erst nach Abschluss des Nachmietvertrags unterzeichnet werden. So ist der alte Mieter im Zweifelsfall von der Mietzahlungspflicht befreit, und der Vermieter hat nahtlosen Ersatz.

Rückgabe der Gewerberäume – Übergabeprotokoll & besenreine Räumung

Zum Ende des Mietvertrags ist der Mieter verpflichtet, die Mieträume in vertragsgemäßem Zustand zurückzugeben. Oft wird vertraglich festgelegt, dass die Räume „besenrein“ mit sämtlichen übergebenen Schlüsseln zurückgegeben werden. Das bedeutet in der Regel, dass der Boden gefegt, lose Verschmutzungen entfernt und grober Schmutz beseitigt sein müssen. Darüber hinaus sollten alle persönlichen Gegenstände, Baumaterialien oder Betriebsinventar ausgeräumt werden. Eine technische Übergabe umfasst die Ablesung von Zählern (Strom, Wasser, Heizung) und die Dokumentation des Übergabestatus.

Zur Absicherung beider Parteien empfiehlt es sich, ein Übergabeprotokoll anzufertigen. In diesem Protokoll werden Datum, Uhrzeit und Teilnehmer der Übergabe ebenso festgehalten wie der Zustand der Räume, erkannte Mängel und der Zählerstand. Sofern Schäden auftreten oder vertragswidrige Einbauten verbleiben, kann der Vermieter daraus Schadensersatzansprüche herleiten. Ist zum Beispiel eine vertraglich geforderte Instandsetzung (Renovierung, Entfernung von Einbauten) nicht erfolgt, kann der Vermieter die Kosten der Nachbesserung in Rechnung stellen. Das Übergabeprotokoll dient als wichtiger Nachweis bei späteren Abrechnungen und hilft, Streitigkeiten zu vermeiden.

Renovierung & Rückbau bei Auszug – Welche Pflichten hat der Mieter?

Beim Auszug stellt sich oft die Frage, welche Renovierungsarbeiten und Rückbaupflichten der Mieter erfüllen muss. Im Gewerbemietrecht kann vertraglich vereinbart werden, dass der Mieter Schönheitsreparaturen (Streichen, Tapezieren) ausführt. Der BGH fordert jedoch, dass entsprechende Klauseln den Mieter nicht unangemessen benachteiligen. Starre Renovierungsfristen und pauschale Endrenovierungsverpflichtungen (z.B. „renoviert zurückgeben“ bei beliebigem Zustand) sind unwirksam. Liegt keine wirksame Renovierungsklausel vor, muss der Mieter lediglich den bei vertragsgemäßem Gebrauch entstandenen normalen Abnutzungsgrad beseitigen. Nur wenn Schönheitsreparaturen ausdrücklich und fair geregelt sind und die letzte Durchführung lange zurückliegt, kann der Vermieter Nachbesserung verlangen.

Entscheidend ist zudem der Rückbau von Einbauten und Umbauten. Nach § 546 Abs. 1 BGB ist der Mieter verpflichtet, die Mietsache in den ursprünglichen Zustand zurückzuversetzen. Das bedeutet, dass alle vom Mieter vorgenommenen Einrichtungen, Einbauten oder Ausbauten zu entfernen sind. Typische Beispiele sind Einbaukästen, Deckenabhängungen, IT-Leitungen, Jalousien oder Regalsysteme. Hat der Vermieter vertraglich bestimmt, dass bestimmte Einbauten zu verbleiben haben, kann er den Mieter zur Entschädigung verpflichten; in allen anderen Fällen muss der Mieter den ursprünglichen Bauzustand wiederherstellen. Unterlässt er dies, kann der Vermieter ihm die Kosten für den Rückbau in Rechnung stellen. Es empfiehlt sich daher, schon bei Einzug schriftlich zu klären, welche Umbauten erlaubt sind und ob diese beim Auszug rückgängig gemacht werden müssen.

Kautionsrückzahlung & Schlussabrechnung nach der Gewerbemiete

Zum Schutz des Vermieters wird in Gewerberaummietverträgen häufig eine Kaution vereinbart. Anders als im Wohnraum gibt es hier kein gesetzliches Höchstlimit; Beträge von fünf bis sechs Monatsmieten sind branchenüblich. Die Kaution muss grundsätzlich getrennt vom sonstigen Vermögen angelegt und normalerweise verzinst werden. Im Gewerbemietrecht besteht jedoch keine zwingende Verzinsungspflicht, wenn dies nicht ausdrücklich vereinbart ist. Gerät der Vermieter nicht in Annahmeverzug, darf er die Kaution auch als Barkaution aufbewahren. Nach aktueller Rechtsprechung gilt: Liegt keine anderweitige Regelung vor, führt eine Sparkontoanlage der Kaution dazu, dass der Mieter Zinsen erhält.

Nach Vertragsende kann der Vermieter die Kaution nur im Rahmen einer angemessenen Frist abrechnen. Anders als bei Wohnraum gibt es keine starre Sechs-Monats-Frist. Vielmehr beurteilen Gerichte die Angemessenheit je nach Einzelfall: Bei klaren Verhältnissen wird oft ein Zeitraum von zwei bis drei Monaten als ausreichend angesehen. In vielen Gewerbemietverträgen findet sich dennoch eine sechsmonatige Abrechnungsfrist, die rechtlich zulässig ist und vom Mieter eingehalten werden muss. Die Kaution wird zurückgezahlt, wenn keine berechtigten Forderungen mehr vorliegen. Hat der Vermieter dem Mieter beispielsweise alle Nebenkostenabrechnungen erteilt und sind keine Mieten offen, steht dem Mieter die volle Kaution unverzüglich zu.

Hat der Vermieter noch offene Forderungen, darf er einen angemessenen Teil der Kaution bis zum endgültigen Ausgleich zurückbehalten. Dies ist insbesondere bei ausstehenden Nebenkostennachforderungen zulässig. Bei komplexen Fällen (z.B. umfangreichen Reparatur- oder Nebenkostenforderungen) kann die Berechnungsfrist nach BGH-Ansicht auch über sechs Monate hinaus verlängert werden, wenn dies dem Mieter zumutbar ist. Sämtliche Ansprüche aus dem Mietverhältnis – auch die auf Mietkaution – verjähren in drei Jahren nach Ende des Mietverhältnisses. In jedem Fall ist es ratsam, die Schlussabrechnung sorgfältig zu dokumentieren und die Kaution unaufgefordert herauszugeben, um zusätzliche Verzugszinsen oder Streitigkeiten zu vermeiden.