Die Beendigungsphase eines gewerblichen Mietverhältnisses ist ein entscheidender Abschnitt im Lebenszyklus einer Immobilie und erfordert eine sorgfältige Koordination zwischen Mieter und Vermieter. Das Facility Management nimmt hierbei eine zentrale Rolle ein, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und kostspielige Auseinandersetzungen zu vermeiden. Mieterseitige Rückgabeverpflichtungen – wie die fristgerechte Kündigung und ordnungsgemäße Rückgabe – sind essenziell, um das Mietverhältnis ordnungsgemäß abzuschließen . Gleichzeitig führen die technischen Objektverantwortlichen umfassende Auszugsprotokolle durch, dokumentieren etwaige Schäden und stellen sicher, dass die Fläche kurzfristig wieder vermarktbar ist . Eine gut vorbereitete, rechtskonforme Beendigung schützt die Interessen beider Parteien und unterstützt einen zügigen Mieterwechsel bei Industrie-, Gewerbe- oder Büroflächen .
Mietvertragsende professionell gestalten und dokumentieren
Aus Sicht des gewerblichen Mieters beginnt die Vorbereitung auf das Mietende mit einer frühzeitigen Prüfung des Mietvertrags. Viele Verträge sehen eine schriftliche Kündigungsfrist von 30 bis 90 Tagen vor . Diese Fristen müssen exakt eingehalten werden, während parallel auch mögliche Optionen wie eine Untervermietung oder Vertragsübertragung geprüft werden. Viele Gewerbemietverträge erlauben mit Zustimmung des Vermieters die Abtretung des Mietverhältnisses oder die Untervermietung, um laufende Kosten zu minimieren . Falls solche Optionen nicht vorgesehen sind, kann auch eine einvernehmliche vorzeitige Vertragsauflösung gegen Abfindungszahlung verhandelt werden . Während dieser Phase ist das Facility Management häufig involviert, um rechtliche und operative Risiken für den Mieter zu minimieren und die Einhaltung aller vertraglichen Pflichten sicherzustellen.
Bei der Rückgabe der Mietfläche ist der vertraglich vereinbarte Zustand entscheidend. In der Regel ist die Fläche „besenrein“ zu übergeben, sämtliche routinemäßigen Instandhaltungen müssen abgeschlossen sein, und übermäßige Abnutzung ist zu beheben . Oft enthalten Verträge sogenannte Rückbau- oder Rückversetzungspflichten: Mieter müssen also bauliche Veränderungen oder Installationen entfernen, sofern der Vermieter keine Übernahme wünscht . Persönliches Inventar und Betriebsmittel müssen vollständig entfernt und sämtliche Zugangsmedien (Schlüssel, Transponder etc.) zurückgegeben werden . In der Praxis begleitet das Facility Management den Auszug häufig mit einer gemeinsamen Abnahmebegehung, die den ordnungsgemäßen Zustand dokumentiert . Durch Fotos, Protokolle und Checklisten wird so sichergestellt, dass der Mieter seinen Rückgabeverpflichtungen nachgekommen ist und es zu keinen Konflikten bei der Kautionsabrechnung kommt .
Vermietersicht
Für Vermieter und technische Objektverantwortliche stellt die Beendigung eines Mietverhältnisses eine standardisierte betriebliche Aufgabe dar. Das Facility Management übernimmt während der gesamten Mietdauer die Kontrolle über den baulichen Zustand und koordiniert die finale Rückgabeprüfung . Vor dem tatsächlichen Auszug wird in der Regel eine Schlussbegehung durchgeführt, um etwaige Schäden, Reinigungsmängel oder Rückbauten zu identifizieren . Die detaillierte Dokumentation der Feststellungen – beispielsweise durch Mängellisten oder Fotobelege – ermöglicht eine rechtssichere Bewertung etwaiger Schadensersatzansprüche gegenüber dem Mieter und schützt die Interessen des Eigentümers.
Nach der Rückgabe beginnt die Phase der Abrechnung und der Wiederherstellung der Vermietbarkeit. Das Facility Management koordiniert umgehend alle notwendigen Reparatur- und Reinigungsarbeiten auf Grundlage des Abnahmeprotokolls, oftmals durch direkte Beauftragung interner oder externer Handwerker. Schäden an Oberflächen, Installationen oder technischen Anlagen werden dokumentiert und behoben. Parallel erfolgt die Abrechnung der Mietkaution: Der Mieter erhält eine detaillierte Aufstellung etwaiger Einbehalte, etwa wegen übermäßiger Abnutzung oder offener Betriebskosten . Der verbleibende Betrag wird entsprechend den gesetzlichen Vorgaben fristgerecht ausgezahlt. Während dieses Prozesses müssen Vermieter rechtliche Anforderungen – wie Rückzahlungsfristen und Dokumentationspflichten – ebenso einhalten wie unternehmerische Interessen. Die effiziente Abwicklung des Mietendes und die technische Wiederinbetriebnahme der Fläche gewährleisten die Anschlussvermietung und tragen wesentlich zur Werterhaltung und Performance der Immobilie bei .
